II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN
2. Trong công tác lập đơn hàng.
Hàng năm theo kế hoạch Ban QLDATCĐ MB phải cung ứng một lượng vật tư rất lớn cho các công trình điện thi công xây lắp được: Do đó phải lập rất nhiều đơn hàng để mua thiết bị vật tư ở trong nước và ngoài nước.
- Đơn hàng là một văn kiện mang tính hợp đồng, nó buộc Ban phải có những khoản chi rất lớn. Cho nên điều tối quan trọng là văn kiện này phải rõ ràng và không có chỗ nào có thể hiểu sai được.
- “Giá cả sẽ được thoả thuận” - “Giao hàng càng sớm càng tốt”
- “Có chất lượng thương mại thông thường” - “Giống như đã cung cấp trước đây”
Và' những từ khác có tính chất tương tự, vì quá lỏng lẻo, có thể gây khó khăn rất lớn sau đây:
Đơn đặt hàng ít nhất phải có các thông tin dưới đây : - Tên và địa chỉ xí nghiệp đặt hàng
-Tên và địa chỉ công ty nhận đơn hàng - Số ký hiệu, mã hàng
- Số lượng sản phẩm và khối lượng dịch vụ yêu cầu
- Tả đầy đủ loại, kiểu, phân cấp hoặc những quy cách cần thiết để xác định sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Một bản công bố được áp dụng về quy cách của sản phẩm và mọi dữ liệu kỹ thuật có liên quan.
- Ghi rõ mọi chứng chỉ hợp cách của sản phẩm (phù hợp với yêu cầu) cần gửi theo hàng được giao.
- Giá được thoả thuận giữa người mua và người bán. - Cách thức giao hàng.
- Các hướng dẫn giao hàng
Chữ ký của người mua và chức vụ của họ trong tổ chức mua hàng.
- Những điều kiện kinh doanh của bên mua.
Ủy quyền rõ ràng cho người ký đơn hàng và có thể đề ra giới hạn mỗi lần ký. Nếu vượt qua một giá trị nào đó phải được ban giám đốc kiểm duyệt.