Chậm nhất sau 15 ngày kể từ khi kết thúc công việc, Bộ phận/Phòng ban chủ trì phải hoàn chỉnh hồ sơ thanh toán theo quy định;
- Giấy đề nghị thanh toán, thanh toán tạm ứng theo mẫu quy định kèm theo bảng kê chi tiết các khoản chi đón tiếp theo từng nội dung.
- Hoá đơn, chứng từ chi hợp pháp; Hợp đồng và Thanh lý hợp đồng tương ứng với nội dung chi, kèm theo các tài liệu liên quan.
- Chương trình, kế hoạch làm việc thực tế của đoàn tại Quảng Trị.
- Danh sách đoàn khách vào (ghi rõ họ tên, chức danh); Danh sách khách được phê duyệt tặng quà; Danh sách cán bộ của đơn vị tham gia đón tiếp đoàn, tham gia các buổi làm việc; Danh sách đại biểu, khách mời phía Việt Nam được duyệt tham dự tiệc chiêu đãi, tiếp khách (nếu có);...
- Đối với hoá đơn thanh toán tiền thuê phòng nghỉ phải phản ánh đầy đủ các nội dung: tên người sử dụng phòng nghỉ, số hiệu phòng nghỉ, thời gian nghỉ, đơn giá phòng nghỉ và tổng số tiền thanh toán (trường hợp số tiền thanh toán trên hoá đơn bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra Việt Nam đồng tại thời điểm xuất hoá đơn). Trường hợp trên hoá đơn không thể hiện được hết các nội dung nêu trên thì phải kèm theo bảng kê chi tiết các nội dung nêu trên có xác nhận của khách sạn, nhà khách nơi đoàn lưu trú.
- Giấy đi đường của cán bộ được cử tham gia tháp tùng đoàn khách đi tham quan, đi thăm và làm việc tại địa phương, có ký xác nhận, đóng dấu ngày đến, ngày đi của cơ quan nơi đoàn đến làm việc hoặc khách sạn, nhà khách nơi đoàn lưu trú trong thời gian tham quan, làm việc tại địa phương.
- Trường hợp nội dung, mức chi đón tiếp đảm bảo phù hợp dự toán đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt, Bộ phận Tài chính kế toán thực hiện quyết toán kinh phí đã tạm ứng và thanh toán số tiền bổ sung (nếu có) chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán theo quy định.
Trường hợp phát sinh các nội dung chi ngoài dự toán, hoặc mức chi vượt định mức quy định, phòng ban chủ trì thực hiện đón tiếp có trách nhiệm báo cáo, giải trình cụ thể bằng văn bản kèm theo các hồ sơ, tài liệu liên quan để Bộ phận Tài chính kế toán có căn cứ báo cáo Lãnh đạo Sở xem xét, quyết định. Việc thanh toán chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày được Lãnh đạo Sở phê duyệt.