Để tiếp cận về tạo động lực làm việc cho CCCX, tác giả dựa trên khung lý thuyết của Frederick Herzgber (1959) về các yếu tố duy trì và thúc đẩy động lực làm việc của người lao động. Việc căn cứ vào các nhóm yếu tố này là cơ sở để tác giả tiến hành nghiên cứu các nhóm chính sách tương ứng mà nhà quản lý áp dụng nhằm tạo động lực làm việc cho CCCX trong đề tài nghiên cứu của mình.
Chính sách tạo động lực làm việc cho công chức là tổng hợp tất cả những quan điểm, những biện pháp, những quy định của nhà nước, của các cơ quan quản lý nhằm tạo ra sự khao khát, tự nguyện cống hiến, niềm đam mê làm việc của công chức để từ đó đạt được những kết quả cho tổ chức cũng như đạt được những mục tiêu của cá nhân công chức. Trên cơ sở đó, chính sách tạo động lực làm việc của công chức có thể chia thành hai nhóm chính sách cơ bản sau đây:
1.3.1. Nhóm chính sách tác động lên yếu tố duy trì động lực làm việc
Nhóm chính sách này tác động lên các yếu tố thuộc nhu cầu cơ bản của công chức, nó không trực tiếp tạo ra động lực làm việc nhưng hướng đến việc loại bỏ sự bất mãn, chán nản của công chức trong quá trình thực thi công vụ. Nhóm này thường hướng đến việc cải cách chế độ tiền lương, cải thiện môi trường làm việc, xây dựng và duy trì bầu không trí làm việc dân chủ, hiệu quả thông qua việc xây dựng văn hóa công sở, phong cách lãnh đạo…
Nhóm chính sách này bao gồm:
18
1.3.1.1. Chính sách tiền lương và các đãi ngộ
Chính sách tiền lương là tổng thể các quan điểm, biện pháp và quy định về tiền lương và các nội dung liên quan đến tiền lương của công chức, đảm bảo mức lương mà công chức nhận được tương xứng với vị trí việc làm, tính chất công việc và năng lực công chức, thúc đẩy công chức nỗ lực làm việc vì mục tiêu phát triển chung của nền công vụ. Đây là một bộ phận đặc biệt quan trọng của hệ thống chính sách KT-XH, liên quan trực tiếp đến các cân đối lớn của nền kinh tế, thị trường lao động và đời sống xã hội, góp phần xây dựng hệ thống chính trị tinh gọn, trong sạch, hiệu quả, phòng, chống tham nhũng, lãng phí.
Tiền lương (và phụ cấp) là khoản thu nhập chính thức công chức nhận được hàng tháng theo quy định của Nhà nước. Đây là khoản thù lao quan trọng nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến mức sống của công chức và gia đình của họ, góp phần động viên, khuyến khích công chức hăng say, nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Vì vậy, mong muốn được nâng cao tiền lương vừa là mục tiêu vừa là động lực làm việc của CCCX hiện nay.
Ngoài ra, các chế độ đãi ngộ, phúc lợi cũng là những công cụ tạo động lực hiệu quả đối với công chức. Các chế độ đãi ngộ càng thỏa đáng, hấp dẫn, càng giúp cho công chức thấy được công sức mình bỏ ra là xứng đáng thì càng thôi thúc họ làm việc hăng say và hiệu quả hơn. Hơn nữa, việc nhận thấy càng ở những vị trí, chức vụ càng quan trọng thì chế độ đãi ngộ, phúc lợi càng cao sẽ thúc đẩy tinh thần cầu tiến của họ. Chế độ đãi ngộ, phúc lợi chính là những phần thưởng trả cho những nỗ lực, cố gắng và kết quả làm việc của công chức, có thể tạo nên sự thỏa mãn hoặc bất mãn đối với họ. Muốn công chức làm việc hiệu quả, bên cạnh tiền lương, nhà quản lý cần áp dụng các chế độ đãi ngộ một cách thích hợp để tạo nên sự thỏa mãn trong công việc cho công chức.
1.3.1.2. Chính sách đảm bảo điều kiện làm việc công sở
Điều kiện làm việc là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả công việc. Công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn, chính xác hơn, chất lượng
hơn nếu nơi làm việc được trang bị đầy đủ phương tiện làm việc, trang thiết bị cần thiết. Hơn nữa, điều kiện làm việc tốt còn tạo tâm lý thoải mái, tâm thế làm việc tích cực, tăng hứng thú làm việc trong công chức.
Trong bối cảnh khoa học - kỹ thuật phát triển mạnh mẽ như hiện nay, việc quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, hiện đại hóa công sở, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc là vô cùng cần thiết. Điều này không những tạo thuận lợi cho công chức phát huy tối đa năng lực của mình trong công việc, đồng thời góp phần tạo nên thành công trong sự nghiệp cải cách hành chính của Nhà nước ta.
1.3.1.3. Chính sách xây dựng văn hóa công sở và phong cách lãnh đạo Văn hóa công sở tác động không nhỏ đến bầu không khí tổ chức và môi
trường làm việc nơi công chức thực thi công vụ. Việc xây dựng nền văn hóa công sở với những giá trị tích cực, phù hợp với mục tiêu và sứ mệnh của nền công vụ góp phần quan trọng vào hình thành nên thái độ làm việc của công chức ngay từ khi mới gia nhập vào tổ chức. Mối quan hệ giữa người dân với CBCC và giữa các thành viên trong công sở với nhau phải được cân bằng bằng cán cân của hệ thống giá trị văn hóa. Văn hóa công sở còn là điều kiện phát triển tinh thần và nhân cách của người công chức, đem lại giá trị toàn diện cho công chức.
Bên cạnh đó, phong cách lãnh đạo, quản lý cũng tác động không nhỏ đến động lực làm việc. Nhà lãnh đạo nếu biết linh hoạt vận dụng phong cách lãnh đạo phù hợp với từng giai đoạn, từng điều kiện, từng môi trường, nắm bắt được việc công chức đang muốn, điều công chức đang cần, cái công chức đang thiếu, từ đó có biện pháp và chính sách thích hợp, điều đó sẽ gia tăng được uy tín và vị trí của nhà lãnh đạo trong tổ chức, tạo được sự đồng thuận trong nhân viên, góp phần khuyến khích họ nỗ lực làm việc vì mục tiêu phát triển chung của tổ chức.
1.3.2. Nhóm chính sách tác động lên yếu tố thúc đẩy động lực làm việc
Nhóm chính sách này tác động lên các yếu tố thúc đẩy động lực làm việc thật sự của công chức. Các chính sách này thúc đẩy, khuyến khích, động viên công chức hăng say, nỗ lực làm việc để thực hiện tốt chức năng, thẩm quyền được giao.
20
Các chính sách này rất đa dạng, phong phú nhưng nhìn chung bao gồm một số chính sách cơ bản sau:
1.3.2.1. Chính sách tuyển chọn và bố trí, sử dụng công chức
Tuyển dụng đầu vào là một nội dung quan trọng trong công tác nhân sự. Việc tuyển chọn và thu hút được nhân lực chất lượng cao tham gia vào khu vực công là nhân tố quan trọng nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC và hiệu quả thực thi công vụ. Tuy nhiên, tuyển được người đã khó, giữ chân người còn khó hơn, điều đó đặt ra yêu cầu phải bố trí và sử dụng hợp lý, đồng thời có chính sách tạo động lực thường xuyên để gia tăng hứng thú và thúc đẩy họ nỗ lực làm việc.
Việc bố trí, phân công công tác cho công chức phải đảm bảo “đúng người đúng việc”, phù hợp giữa quyền hạn và nhiệm vụ được giao với chức danh, chức vụ và vị trí công tác. Công chức được bố trí công tác cũng cần phải thực hiện định kỳ chuyển đổi vị trí theo quy định của pháp luật do nhu cầu nhiệm vụ, công vụ, do cần rèn luyện thử thách công chức hoặc do công việc cần thiết phải cử người đến làm việc hoặc do nguyện vọng cá nhân của công chức. Đây là nội dung quan trọng, được tiến hành thường xuyên trong công tác nhân sự, quan hệ trực tiếp đến công việc, cuộc sống của công chức.
Ngoài ra, sự sắp xếp, bố trí công chức vào các vị trí công việc, vào các mối quan hệ đồng nghiệp cũng rất quan trọng. Bởi nếu đó là sự sắp xếp hợp lý thì hiệu quả sử dụng công chức sẽ cao, ngược lại, sắp xếp, bố trí không phù hợp sẽ dẫn đến nhiều mâu thuẫn, gây khó khăn cho quá trình quản lý và sử dụng, dẫn đến bất mãn và gia tăng tỷ lệ rời bỏ công việc.
1.3.2.2. Chính sách đánh giá công chức
Đúng người, đúng việc là một trong những nguyên tắc cơ bản của sử dụng công chức cho hiệu quả. Để xác định được việc sử dụng công chức là đã đúng người, đúng việc hay chưa thì cần phải thông qua hoạt động đánh giá và phải đánh giá một cách khách quan, công bằng, trung thực. Việc đánh giá công chức không chỉ giúp cho nhà quản lý hiểu rõ nhân sự thuộc phạm vi quản lý của mình đang có
thực trạng như thế nào mà còn giúp cho công chức thấy được kết quả làm việc của mình đến đâu để cố gắng.
Công tác đánh giá là điều kiện để công chức nhận thấy được những mặt mạnh, mặt hạn chế của bản thân, từ đó cố gắng hoàn thiện hơn nữa, cởi mở trau dồi phẩm đức và trí tuệ, làm trong sạch và hiện đại hóa nền hành chính. Đây còn là cơ sở để nhà quản lý đưa ra kết luận xác đáng về đức và tài, về năng lực và khả năng phát triển của công chức; là cơ sở để bố trí, phân công công việc, định hướng đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với công chức trong cơ quan, đơn vị. Vì vậy, nếu khen đúng người, kỷ luật đúng tội sẽ là động lực thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc. Ngược lại, nếu đánh giá chưa đầy đủ, chưa chính xác sẽ nảy sinh những bất mãn, ý nghĩ tiêu cực trong công chức, ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung.
1.3.2.3. Chính sách đào tạo, bồi dưỡng
Đào tạo, bồi dưỡng là quá trình truyền thụ kiến thức, kỹ năng về chuyên môn, nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau, phù hợp với yêu cầu công việc và thực tiễn phát triển tổ chức. Năng lực của CBCC và sự đáp ứng yêu cầu mới của vị trí việc làm phụ thuộc nhiều vào lượng kiến thức, kỹ năng đã được trang bị.
Trong tạo động lực làm việc, đào tạo, bồi dưỡng là một chính sách quan trọng. Trước nhu cầu phát triển không ngừng của nền công vụ, đòi hỏi công chức phải được trang bị những kiến thức, kỹ năng mới, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi mà nền công vụ cải cách đặt ra. Nếu không được đào tạo, bồi dưỡng kịp thời, việc không thích nghi được, không đáp ứng được với nhiệm vụ mới sẽ gây ra tâm lý chán nản vì không biết làm hoặc không đủ kiến thức để làm, đó là lý do làm suy giảm động lực làm việc. Vì vậy, đào tạo, bồi bưỡng là chính sách thúc đẩy động lực, giúp công chức sẵn sàng hơn, tự tin hơn và chuyên nghiệp hơn với công việc mình được giao mới hoặc đang phụ trách. Điều đó cũng góp phần gia tăng hứng thú của họ trong công việc, sẵn sàng đón nhận những thử thách mới và nỗ lực hơn, cố gắng hơn để thực thi công việc đạt hiệu quả cao.
22
1.3.2.4. Chính sách khen thưởng, kỷ luật
Chúng ta đã từng nghe qua về “Cây gậy và củ cà rốt” trong lý thuyết quản trị nhân sự. Điều này đến nay vẫn còn giá trị áp dụng dù là ở khu vực công hay tư và đây là hai công cụ không thể thiếu trong chính sách phát triển tổ chức.
Khen thưởng là việc dùng những phần thưởng bằng vật chất hoặc tinh thần tặng cho những người ưu tú, có thành tích xuất sắc, góp phần khuyến khích họ tiếp tục phát huy và nỗ lực hơn nữa trong hoàn thành nhiệm vụ được giao. Kỷ luật là việc áp dụng những hình phạt bằng vật chất hoặc tinh thần đối với những cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm gây ảnh hưởng đến kết quả chung nhằm mục tiêu hạn chế sai sót, vi phạm trong thực thi công việc cũng như việc đùn đẩy trách nhiệm, thiếu cố gắng trong hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Khen thưởng và kỷ luật là hai công cụ quan trọng trong thúc đẩy động lực làm việc của công chức. Do đó, khi áp dụng, nhà quản lý cần tinh tế trong việc lựa chọn công cụ phù hợp. Việc áp dụng phải đảm bảo chính xác, kịp thời, khách quan, công bằng, khen đúng người đúng việc, xử đúng người đúng tội, mức thưởng phạt phải tương xứng với mức độ thành tích hay lỗi phạm, có như vậy thì chúng mới thực sự phát huy tối đa hiệu quả đối với động lực làm việc nhân viên.