Hình 2.2 : Sơ đồ tổ chức của công ty
Bộ máy nhân sự công ty cổ phần T&H bao gồm 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 05 phòng ban bên dưới với chức năng và nhiệm vụ như sau:
Chủ tịch HĐTV kiêm Giám đốc
- Người lãnh đạo cao nhất, là người đứng đầu Công ty, đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên. Quyết định đến tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch và phương án kinh doanh của công ty - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh của các thành viên trong công ty.
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ của công ty và quyết định của hội đồng quản trị
Phó Giám đốc
- Trợ giúp Giám đốc trong việc ra quyết định có liên quan đến lĩnh vực phụ trách của mình.
Nguyễn Hữu Lộc – CCTM04F 20
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng các phương án kinh doanh, công tác marketing, trực tiếp triển khai, xúc tiến, thực thi các chương trình mục tiêu cụ thể; khai thác các nguồn hàng, triển khai xây dựng các kênh phân phối tiêu thụ.
- Lập kế hoạch và điều hành việc thu mua hàng hóa cho kinh doanh, tìm nguồn hàng, ký kết các hợp đồng kinh tế. Thống kê các mặt hàng, sản phẩm công ty bán cho khách hàng định kỳ theo tháng, quý và năm. Dự đoán nhu cầu, số lượng sản phẩm tiêu thụ trong năm kế hoạch. Bảo quản vật tư hàng hóa, cân đối dự trữ hàng chống bệnh dịch thiên tai… Đồng thời giám sát và điều hành mọi hoạt động của hệ thống phân phối sỉ, quầy chuyên sâu, quầy bán lẻ, thông qua đó nắm bắt kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Ngoài ra phó giám đốc còn quản lý, điều hành trực tiếp và liên kết với phòng kế toán tài chính để quản lý công nợ của đội ngũ nhân viên. Đội ngũ nhân viên này có nhiệm vụ chuyển tải tới khách hàng những thông tin chính xác, kịp thời của các sản phẩm mà công ty đã chuẩn bị đưa vào thị trường, có nhiệm vụ mở rộng thị phần các sản phẩm công ty đang sản xuất và phân phối độc quyền.
Phó Giám đốc còn có trách nhiệm đàm phán, tham mưu cho lãnh đạo công ty các phương án kinh doanh, các chiến lược mở rộng và thâm nhập thị trường…Nói chung, phó Giám đốc là một tác nhân vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển và kinh doanh.
Phòng kinh doanh
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính, thực hiện công tác quản lý tài chính tại Công ty, bảo đảm các nghiệp vụ chuyên môn của ban ngành, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính định kỳ, chịu trách nhiệm với các cơ quan chủ quản về phạm vi tài chính kế toán.
- Tổng hợp yêu cầu cân đối vật tư, lao động...để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cả năm cho toàn công ty. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác thống kê kế toán, tài chính, ngân sách của công ty. Tổ chức hoạch toán kinh tế nội bộ và sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức quản lý tài sản, thực hiện chế độ kiểm tra, đánh giá định kỳ hằng năm thanh lý kịp thời những tài sản hư hỏng. Được quyền duyệt hay không duyệt những khoản chi không đúng nguyên tắc.
Nguyễn Hữu Lộc – CCTM04F 21
Phòng Kỹ thuật
- Tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực: công tác quản lý kỹ thuật, công nghệ và thiết bị; đầu tư phát triển; quản lý hệ thống chất lượng; xây dựng cơ bản; nghiên cứu khoa học; sáng kiến tiết kiệm; công tác sửa chữa lớn; đào tạo nâng bậc; an toàn lao động; phòng chống cháy nổ.
- Quản lý công tác kỹ thuật, thi công xây dựng trang web, tiến độ, chất lượng đối với những việc xây dựng các trang web cho công ty ký hợp đồng.
- Phối hợp với các phòng, ban chức năng để tham gia quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quản lý kỹ thuật và chất lượng phương tiện đảm bảo an toàn kỹ thuật phương tiện linh doanh.
Ban ISO
Bao gồm Giám đốc và đại diện các phòng ban khác trong công ty
- Quản lý việc áp dụng tiêu chuẩn ISO của toàn công ty, là người chịu trách nhiệm chỉ đạo, có các chính sách thưởng phạt kịp thời để đốc thúc nhân viên công ty thực hiện tiêu chuẩn chất lượng ISO.
- Tham mưu cho HĐQT, Tổng Giám đốc về các lĩnh vực: Quản lý công tác chất lượng sản phẩm, vật tư, nguyên vật liệu sản xuất, chất lượng dịch vụ của Công ty, công tác sở hữu trí tuệ (sở hữu công nghiệp).
- Đại diện các phòng ban nằm trong phạm vị áp dụng ISO, thay mặt lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Phòng tổng hợp
- Tổng hợp thông tin của các phòng ban để từ đó đưa lên cho giám đốc và đưa ra ý kiến về ra các chính sách phát triển công ty.
- Tổng hợp tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian qua để đưa ra phương hướng kinh doanh cho công ty.
- Giúp Lãnh đạo công ty trong công việc điều hành các hoạt động chung của Viện, đảm bảo mọi phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ tốt cho mọi hoạt động nghiên cứu của công ty.
- Chủ động phối hợp với các phòng ban tham mưu đề xuất với cấp trên về những biện pháp nhằm tăng doanh thu cho công ty, nâng cao sự hài lòng cho khách hàng.
Nguyễn Hữu Lộc – CCTM04F 22
Các chi nhánh
- Chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và mở rộng thị phần trong phạm vi quản lý.Thông báo tình hình thị trường cho phó giám đốc để có cách giải quyết cho phù hợp.
- Sự hoạt động hiệu quả của bộ máy tổ chức là một trong những nhân tố chính giúp công ty đứng vững và phát triển trên thị trường. Bên cạnh đó, trong bộ máy hoạt động của công ty đã hình thành nên một hệ thống thông tin tương đối rõ ràng và ổn định. Trong các năm qua, công tác thông tin của công ty đã kịp thời thông báo linh hoạt và có những chiến thuật khai thác riêng của mình để phù hợp với nhu cầu thị trường. Giải pháp thu thập thông tin kịp thời còn giúp công ty trong công tác quản lý hàng hóa…Theo dõi tình trạng kỹ thuật, tiến độ kinh doanh ngày một sát hơn, kịp thời giải quyết chấn chỉnh trong cung ứng và tiêu thụ sản phẩm, làm tiền đề cho việc hình thành bộ phận chức năng Marketing trong tương lai cuả công ty.
- Cùng với 25 nhân viên chuyên trách, có trình độ chuyên môn và được đào tạo phù hợp với công việc.