Với sứ mệnh là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực ICT, Tập đoàn VNPT luôn là đơn vị tiên phong trong việc triển khai và dẫn đầu các ứng dụng số tại Việt Nam. Bên cạnh đó, VNPT cũng đã tạo ra một nền tảng IoT để các nhà phát triển ứng dụng, cũng như các doanh nghiệp có thể sáng tạo nhiều sản phẩm có giá trị cho đất nước.
Ứng dụng phần mềm vào quy trình mua hàng trong việc vận hành doanh nghiệp nhằm đảm bảo quy trình mua hàng đạt hiệu quả là điều cần thiết trong thời đại số hóa hiện nay. Các hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản giúp doanh nghiệp đồng nhất quy trình mua hàng giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp, mang đến nhiều lợi ích khi sử dụng như: Kiểm soát được toàn bộ thông tin về số lượng, giá trị, tình trạng của tài sản, hàng hóa trên một hệ thống duy nhất. Kiểm tra, theo dõi thông tin, phê duyệt các kế hoạch mua sắm tài sản, hàng hóa chi tiết qua từng chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh lưu trữ thông tin các kế hoạch mua sắm của doanh nghiệp qua các kỳ, phần
82
mềm cũng cho phép người dùng thực hiện đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như: giao hàng, chất lượng, bảo hành, khiếu nại qua các kỳ đánh giá. Quản lý chi tiết các kế hoạch thanh lý tài sản giúp cho doanh nghiệp nhìn rõ tình trạng tài sản qua các chu kỳ kinh doanh để dự trù các kế hoạch mua sắm chính xác hơn.Tính năng kiểm kê giúp kiểm tra, đối chiếu dữ liệu về tình hình sử dụng tài sản giữa các phòng ban nhằm biết được số lượng, “giá trị còn lại” của tài sản trong doanh nghiệp.
Mục tiêu phần mềm cần hoàn thiện là quản lý chặt chẽ quy trình mua hàng. Với tính năng đầy đủ của quản lý mua hàng, giúp các nhà quản trị quản lý chặt chẽ quy trình mua hàng, từ khâu kế hoạch mua hàng, lập yêu cầu mua hàng, đơn hàng mua, kế hoạch nhận hàng,... Lợi ích khi ứng dụng phần mềm như ERP trong quy trình quản lý mua hàng của doanh nghiệp:
- Xây dựng hoàn thiện quy trình mua hàng :
- Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua…
- Hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn:
- Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.
- Giúp quản trị đảm bảo chất lượng của nhà cung cấp:
- Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down nhà cung cấp
- Tối ưu lượng tồn kho: Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
- Quản lý hiệu quả chất lượng nguyên vật liệu đầu vào: Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
- Theo dõi hoạt động mua hàng Realtime: Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.
83
Để hoạt động mua hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả thì sự hỗ trợ của công nghệ thông tin là không thể phủ nhận trong bối cảnh hiện đại hóa diễn ra như hiện nay, đòi hỏi bất kỳ mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh đều cần đến sự hỗ trợ của nó. Nhưng hiện tại, hệ thống công nghệ thông tin của VNPT Hà Nội trong hoạt động mua hàng vẫn chưa thực sự hoàn chỉnh và tồn tại một số khuyết điểm.
Trước hết, VNPT Hà Nội cần đẩy mạnh việc nâng cấp hệ thống nền tảng công nghệ thông tin bằng cách nâng cao chất lương hệ thống máy tính cho nhân viên, nâng cấp các máy tính cũ đang sử dụng hiện nay chủ yếu là các máy tính để bàn, đã sử dụng nhiều năm, để nâng cấp lên máy tính xách tay, vừa đảm bảo tốc độ xử lý công việc, vừa đảm bảo thuận tiện sử dụng khi hội họp hay làm việc từ xa, giúp nâng cao năng suất lao động.
Đồng thời chuẩn hóa các quy trình trong hoạt động mua hàng, sử dụng đồng bộ và nhất quán các thao tác trên phần mềm cho mọi quy trình từ đề xuất, tổng hợp nhu cầu mua hàng; lựa chọn nhà cung cấp; lập đơn hàng, tổ chức thực hiện đơn hàng, nhập kho; thanh toán, đánh giá sau mua hàng. Thay thế các quy trình giấy tờ tốn nhiều thời gian bằng quy trình điện tử để hoạt động mua hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Đối với việc phát triển hệ thống phần mềm công nghệ thông tin, VNPT Hà Nội cần tập trung nâng cấp phát triển từ phần mềm điều hành sản xuất kinh doanh hiện có, cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán, theo dõi tình trạng sử dụng hàng hóa, tồn kho, đánh giá sau mua hàng..
Các nghiệp vụ phần mềm cần hoàn thiện: Lập kế hoạch mua hàng; Đăng ký nhu cầu hàng hóa; Lập yêu cầu mua hàng; Duyệt yêu cầu mua hàng; Lập đơn hàng mua; Duyệt đơn hàng mua; Lập kế hoạch nhận hàng; Theo dõi đơn hàng; Nghiệm thu; Giao nhận kho; Thanh toán; Cấp phát sử dụng.
Các báo cáo: Tổng hợp đơn hàng mua; Chi tiết đơn hàng mua theo nhóm hàng, nhà cung cấp; Phân tích biến động giá mua theo thời gian; Phân tích tình hình nhận
84
hàng sớm hạn, trễ hạn; Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, yêu cầu đặt hàng.