5. Bố cục kiến tập
3.2.Nhận xét công tác tổ chức của bộ phận kinh doanh, phòng kinh doanh dự án
dự án – khách hàng doanh nghiệp 1.
Công ty FSI hiện tại có cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu bộ phận, và nó cũng thể hiện sự phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Loại cấu trúc này mang lại sự linh hoạt hơn cho công ty, cho phép mỗi bộ phận tại công ty hoạt động riêng biệt, chỉ cần một người đứng đầu đại diện báo cáo lại cho ban giám đốc điều hành. Thay vì tất cả các chương trình hoạt động phải được phê duyệt ở cấp cao nhất, thì những chương trình đấy chỉ cần được cấp bộ phận thông qua.
Phòng kinh doanh dự án – khách hàng doanh nghiệp 1, cũng hoạt động trên cơ sở cơ cấu tổ chức như vậy. Mọi công việc liên quan đến hoạt động của phòng, từ đào tạo, tìm kiếm thông tin khách hàng hay chăm sóc khách hàng cũng được bộ phận sắp xếp và quản lý hiệu quả từ cấp quản lý cao nhất của bộ phận là trưởng phòng, tiếp đến là leader của mỗi team và cuối cùng là sales và thực tập sinh.
Trong mô hình tổ chức này, trưởng phòng sẽ là người quan trọng nhất, bởi việc phải ra những quyết định phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại của bộ phận. Tại FSI, trưởng phòng của bộ phận kinh doanh hiện tại cũng là phó giám đốc chi nhánh TP.HCM của công ty ,cùng với những kinh nghiệm của mình, Anh luôn biết cách tạo ra những khác biệt cũng như hiệu quả cho phòng kinh doanh. Cơ cấu làm việc có tổ chức, phân chia cấp bậc từ trên xuống dưới, cấp cao hơn có nhiệm vụ quản lý, đào tạo, giải quyết các khó khăn, hỗ trợ cấp dưới của mình hoàn thành tốt công việc. Chính sự tổ chức như vậy đã tạo ra một mô hình thống nhất giữa các team với bộ phận, giữ các thành viên với team và giữa các thành viên với nhau.
Leader là cấp quản lý thấp nhất tại bộ phận, cũng là cấp quản lý gần gũi và hiểu rõ nhân viên nhất. Tại phòng kinh doanh dự án – khách hàng doanh nghiệp 1, Chị leader là người giao việc cũng như điều hành mọi hoạt động của team. Vào ngày thứ 2 mỗi tuần, sẽ có một buổi họp team để đúc kết công việc của tuần trước, báo cáo công việc trong tuần mới và trình bày những khó khăn. Trong cuộc họp này, leader sẽ lắng nghe và hỗ trợ giải quyết những khó khăn mà nhân viên gặp phải cũng như đề ra những hướng giải quyết và phân chia công việc cho tuần mới. Trong trường hợp gặp phải vấn đề phức tạp, ngoài khả năng giải quyết, leader sẽ chịu trách nhiệm báo cáo với trưởng phòng để tìm hướng giải quyết và trình bày lại cho team. Sự chỉnh chu và có hệ thống trong quá trình vận hành này đã giúp phòng kinh
doanh dự án luôn gặt hái được nhiều thành công bởi các cấp trong bộ phận đã làm việc với nhau một cách hiệu quả. Cũng chính sự vận hành hiệu quả này đã giúp FSI ngày càng khẳng định được thương hiệu của mình tại thị trường Việt Nam.
Ở cấp độ nhân viên tại phong kinh doanh dự án – khách hàng doanh nghiệp 1, gồm có nhân viên sales và thực tập sinh. Cả team sẽ họp vào 08h00 mỗi ngày, tức là trước khi bắt đầu ca làm việc. Cuộc họp sẽ xoay quanh việc báo cáo những công việc cũng như khó khăn mà mọi người đã gặp trong ngày làm việc trước, đề xuất những hướng giải quyết và định hướng mới để có thể làm việc hiệu quả hơn. Cuộc họp chỉ bao gồm các thành viên trong team và không có cấp lãnh đạo. Những cuộc họp mang tính nội bộ như thế này, đã giúp gắn kết được các thành viên, mọi người sẽ hiểu và chia sẻ được những khó khăn với nhau, người có kinh nghiệm hơn sẽ giúp đỡ người mới. Chính vì thế mà team được vận hành một cách hiệu quả, hạn chế được những rủi ro không đáng có.
Hệ thống các phòng ban tại FSI được vận hành một cách có tổ chức, từ trên xuống dưới, từ các cấp lãnh đạo đến nhân viên và có hệ thống. Chính cơ cấu tổ chức như vậy đã đem đến nhiều hiệu quả vượt bậc, tạo nên một giá trị bền vững và gắn kết giữa các bộ phận, các phòng ban tại công ty.