2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
2.5. Kế toán doanh thu, chi phí, kết quả
2.5.2. Kế toán chi phí
2.5.2.1. Khái quát quy trình thực hiện
Đặc điểm chi phí
Trích từ Báo cáo kế t quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần MISA ngày 31/12/2018
Chi phí của doanh nghiệp đến từ các nguồn sau:
- Giá vốn hàng bán: Toàn bộ chi phí liên quan đến Trung tâm phát triển phần mềm, ban Quản lý sản phẩm và phòng Công nghê ̣ thông tin. Giá vốn được tính theo từng năm, và không có giá vốn cố định, sẽ dao động trên mức kinh phí bỏ ra trong một năm như chi phí lương, thưởng, ngoại giao,...
31
- Chi phí bán hàng: Là những khoản chi phí mà DN bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ như: Chi phí nhân viên, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí phục vụ cho quản lý chung của doanh nghiệp gồm có: Chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí tài chính: Là những khoản chỉ phát sinh từ hoạt động: đầu tư tài chính bị lỗ, chiết khấu thanh toán cho người mua, CP lãi mua trả góp, lãi vay ngân hang trong hoạt động kỳ xác định kết quả không phụ thuộc hoạt động XDCB, chi phí từ khoản lỗ do chuyên đổi ngoại tệ và đánh giá ngoại tệ cuối kỳ.
Nguyên tắc ghi nhận chi phí
Công ty tuân thủ theo Điều 82 Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định Nguyên tắc kế toán các khoản chi phí
Sơ đồ nguyên tắc ghi nhận chi phí (Phụ lục 9,10,11) 2.5.2.2. Nội dung phương pháp kế toán
Chứng từ kế toán cần sử dụng
- Giá vốn hàng bán:
+ Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, phiếu chi. + Sổ chi tiết, sổ cái, sổ nhật ký chung
- Chi phí bán hàng:
+ Bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL)
+ Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ (MS02/VT),... Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ (MS07/VT)
+ Bảng tính trích khấu hao tài sản cố định (MS06/TSCĐ)
32
+ Chi phí bằng tiền, căn cứ vào Phiếu chi, Giấy báo Nợ của ngân hàng, Giấy thanh toán tạm ứng, tạm chi
+ Các chứng từ có liên quan khác...
- Chi phí quản lý doanh nghiệp:
+ Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường + Phiếu thu, phiếu chi
+ Giấy báo nợ, giấy báo có kèm ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu + Bảng kế thanh toán tạm ứng
+ Các chứng từ khác có liên quan,...
- Chi phí tài chính: + Phiếu tính lãi đi vay + Phiếu chi
+ Giấy báo nợ ngân hàng
+ Các chứng từ có liên quan khác,...
Quy trình luân chuyển chứng từ
(1) Sau khi tiếp nhận được đề nghị chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng,...
(2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
(3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan. (4) Phê duyệt của Phó Giám đốc tài chính.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Phó Giám đốc tài chính được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chi. Các đề nghị
33
chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
(5) Lập chứng từ chi:
+ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu chi.
+ Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm uỷ nhiệm chi.
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
(6) Ký duyệt chứng từ chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu chi/ủy nhiệm chi. (7) Thực hiện chi tiền.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ tương ứng để nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA. Sau đó phần mềm sẽ tự cập nhật vào các Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ Cái các tài khoản 641, 642, 635, 632,…và các Sổ liên quan.
Cuối kỳ, kế toán in các sổ theo quy định của Nhà nước và lưu giữ tại Công ty Đối với kế toán doanh thu tài chính
Kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để lập chứng tư hạch toán, trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt, chứng từ hạch toán sau khi được duyệt sẽ được ghi vào phần mềm kế toán MISA và sau đó phần mềm sẽ tự cập nhật số liệu vào các sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 111, 112, …
Tài khoản sử dụng
- Giá vốn hàng bán: Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” + TK 6321: giá vốn thành phẩm
+ TK 6322: giá vốn hợp đồng xây dựng + TK 6323: giá vốn cung cấp dịch vụ
34
- Chi phí bán hàng: Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” + TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng
+ TK 6412 : Chi phí vật liệu bao bì + TK 6413 : Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6418 : Chi phí khác bằng tiền
- Chi phí quản lý doanh nghiê ̣p: Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiê ̣p” + TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6422 : Chi phí nguyên vật liệu quản lý + TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí
+ TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6428 : Chi phí khác bằng tiền
- Chi phí tài chính: Tài khoản 635 “Chi phí hoạt động tài chính” + TK 6351 : Tiền lãi vay ngân hàng
+ TK 6352: Chi phí khác
- Chi phí khác: Tài khoản 811 “chi phí khác”
35
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Phụ lục 3)
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung; Sổ Cái các tài khoản; Sổ Nhật ký chi tiền
- Các sổ khác có liên quan: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản: 611, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 635, 641, 642, 811 và sổ quỹ tiền mặt.