Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2. Đánh giá cơng tác kế tốn tại sở khoa học và công nghệ tỉnh Sơn La gia
NGHỆ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2013 - 2017
4.2.1. Những kết quả đã đạt đƣợc
- Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La luôn xác định đƣợc tầm quan trọng của cơng tác kế tốn nên về tổng thể cơng tác kế tốn tại Sở nhìn chung đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của đơn vị.
+ Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La ln chuyển chứng từ kế tốn theo đúng hƣớng dẫn của Bộ Tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà nƣớc, chặt chẽ trong khâu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của bƣớc đầu tiên trong tổ chức hạch toán kế toán tại Sở.
+ Hệ thống tài khoản về cơ bản đƣợc thiết lập đúng theo quy định của Bộ Tài chính phục vụ cho cơng tác quản trị của Sở, sử dụng tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết các hoạt động, đảm bảo công tác kiểm tra, kiểm sốt dễ dàng, có hiệu quả.
+ Lập và trình tự ghi sổ kế tốn phù hợp với đặc điểm hoạt động của Sở, áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung đảm bảo phù hợp với thực tế tại các trung tâm, bộ phận kế tốn có thể bao qt, kiểm sốt tốt các hoạt động tài chính trong Sở Khoa học.
+ Hệ thống báo cáo kế toán đƣợc lập tƣơng đối đầy đủ theo quy định và đảm bảo cơng tác tổng hợp, phản ánh chính xác tình hình sử dụng kinh phí Nhà nƣớc cũng nhƣ tình hình thu chi hoạt động dịch vụ. Các biểu mẫu báo cáo đều thống nhất trong các đơn vị của Sở.
- Công tác tiết kiệm các khoản chi đƣợc tổ chức thực hiện nghiêm túc tại phòng ban, đảm bảo bổ sung thu nhập tăng thêm cho CBVC và ngƣời lao động, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tồn bộ cơ quan.
- Cơng tác xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ luôn đƣợc kiểm tra, chỉnh sửa hàng năm theo quy định của pháp luật; quy chế đƣợc xây dựng chặt chẽ theo quy định của cơ quan có thẩm quyền và đƣợc công bố cơng khai trong tồn bộ cơ quan. Chế độ quản lý tài chính, bổ sung thu nhập tăng thêm và tình hình tài chính của Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La năm sau hồn thiện hơn năm trƣớc nên đã góp phần đáng kể trong cơng tác quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí nhà nƣớc cấp và nguồn thu sự nghiệp, thúc đẩy hoạt động tăng thu, tiết kiệm
- Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn trong thời gian qua bằng cách áp dụng phần mềm kế tốn khơng chỉ giải quyết vấn đề cập nhật cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng, thuận lợi mà cịn làm tăng năng suất lao động của bộ phận kế toán, tinh giản biên chế.
4.2.2. Một số hạn chế và nguyên nhân
- Cơng tác lập và chấp hành dự tốn thu chi
Việc lập chấp hành dự tốn cịn chƣa đồng bộ, thống nhất giữa kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản, kế hoạch trang bị tài sản. Hệ thống tiêu chuẩn, định mức chƣa đầy đủ, thiếu các hồ sơ tài liệu thuyết minh một số khoản chi trong dự toán đƣợc lập. Chính điều này cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến thiếu căn cứ để Nhà nƣớc bố trí dự tốn đầy đủ cho đơn vị. Ngồi ra, việc lập dự tốn đƣợc tiến hành chi tiết theo từng nội dung nhƣng khi đơn vị cấp trên giao dự tốn lại giao theo dự tốn tổng vì vậy gây khó khăn cho việc chấp hành dự toán, dẫn đến việc chấp hành dự tốn đơi khi khơng đúng nội dung ƣu tiên công việc.
- Công tác tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán :
Một là, việc lập, ghi chép, tính tốn các số liệu liên quan đến các yếu tố của chứng từ gốc đôi khi khơng chính xác, thơng tin chƣa đầy đủ, quá rút gọn gây khó hiểu, một số chứng từ thanh tốn chƣa kiểm tra đƣợc thơng tin giá cả từ thị trƣờng.
Hai là, công tác kiểm tra chứng từ chỉ trƣớc khi vào sổ thƣờng dồn vào cuối q, thậm chí cuối năm dẫn đến khơng kịp thời phát hiện, sửa chữa những sai sót. Một số nội dung thanh tốn khơng tập hợp đủ các loại chứng từ cần thiết nhƣ giấy đề nghị; hóa đơn chƣa có chữ ký đầy đủ của ngƣời mua hàng, một số phiếu thu, phiếu chi thiếu phê duyệt của lãnh đạo đơn vị.
Ba là, công tác tổ chức lƣu trữ chứng từ thực hiện chƣa tốt, các đơn vị chƣa có địa điểm riêng dành cho việc lƣu trữ chứng từ kế toán, chƣa xử lý chứng từ hết thời hạn bảo quản, kho lƣu trữ chật hẹp, không đủ điều kiện bảo quản chứng từ.
- Công tác tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán :
Một là, chƣa tổ chức đƣợc hệ thống tài khoản theo dõi chi tiết cho các đối tƣợng cụ thể nhƣ đối với các khoản phải thu khách hàng, doanh thu chi phí cho từng hoạt động dịch vụ của Sở nên công tác so sánh, đánh giá hiệu quả của các
Hai là, chƣa phản ánh mối quan hệ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dƣới theo chế độ hành chính sự nghiệp quy định, khơng sử dụng tài khoản 341 Kinh phí cấp cho cấp dƣới. Hằng năm, khi Sở kiểm tra tình hình kinh phí tại các đợn vị trực thuộc thì căn cứ trên các quyết định giao dự toán, rồi tổng hợp chứ không theo dõi trên tài khoản TK 341- Kinh phí cấp cho cấp dƣới.
- Cơng tác tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ chi tiết còn thiếu nhiều, chƣa đáp ứng đƣợc u cầu hệ thống hố thơng tin phục vụ cho việc quản lý tại các đơn vị. Hệ thống sổ sách kế toán cùng một đối tƣợng theo dõi chỉ phản ánh một lần, chƣa hình thành song song hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp để dễ dàng trong kiểm tra, phát hiện sai sót và sửa chữa. Việc theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, nguồn vốn chỉ qua một đầu sổ sẽ không thấy đƣợc số liệu chi tiết là những số liệu có tác dụng lớn cho quản trị nội bộ và cung cấp tƣ liệu cho phân tích hoạt động tài chính của Sở.
- Cơng tác tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống BCTC ở Sở gồm BCTC và quyết toán ngân sách nên các báo cáo chỉ mang tính chất tuân thủ, pháp lý chƣa đi sâu vào phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự tốn thu – chi, tình hình sử dụng tài sản, chấp hành các chế độ, chính sách, định mức… do vậy chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí. Ngồi ra, Sở lập báo cáo tài chính mang tính đối phó, chỉ lập các bảng biểu báo cáo kế tốn tài chính thơng dụng cịn cơ quan quản lý cấp trên có u cầu thì đơn vị mới lập các báo cáo khác.
Thuyết minh báo cáo tài chính cịn đơn giản, chỉ là báo cáo về lao động, quỹ lƣơng, tổng tài sản, tăng giảm các quỹ và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách, chƣa giải trình chi tiết các nội dung.
- Công tác tự kiểm tra kế tốn: Cơng tác tự kiểm tra tài chính chƣa phát huy đƣợc vai trò, khả năng kiểm tra, kiểm sốt, chƣa thực sự đóng góp cho cơng tác quản lý và minh bạch báo cáo tài chính, quyết tốn.
4.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH SƠN LA
4.3.1. Sự cần thiết hồn thiện cơng tác kế tốn
Trong q trình thực hiện tổ chức hoạt động, với tƣ cách là công cụquản lý, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, tổ chức hệ thống thơng tin hữu ích cho các quyết định kinh tế. Nói cách khác, kế tốn có vai trị đặc biệt
quan trọng đối với mọi loại hình hoạt động tài chính. Tuy nhiên, cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La vẫn cịn nhiều bất cập và chƣa thống nhất nên khó khăn cho việc quản lý tài chính. Việc thu thập số liệu kế tốn, các thơng tin cần thiết về kế tốn vẫn chƣa thật đầy đủ, kịp thời và chính xác. Vì vậy, việc hồn thiện cơng tác kế toán tại Sở là rất quan trọng và cần thiết. Hay nói cách khác, việc đổi mới cơ chế quản lý tài chính của Sở nhất thiết phải gắn liền với đổi mới và hoàn thiện cơng tác kế tốn ở các đơn vị.
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn khơng những có vai trò quan trọng đối với cơng tác quản lý tài chính mà cịn quan trọng đối với tất cả các hoạt động của Sở, cụ thể sẽ giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc chính xác kịp thời tình hình tài chính tại đơn vị để xây kế hoạch phát triển hoạt động và đƣa ra những quyết định quản lý phù hợp và có hiệu quả; cung cấp các thông tin cần thiết, thống nhất và tin cậy về tình hình tài chính nhƣ việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính, tình hình sử dụng và quyết tốn kinh phí, việc quản lý và sử dụng các loại vốn tài sản của Nhà nƣớc cho cơ quan chủ quản của đơn vị và các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động của đơn vị và việc đƣa ra các quyết định vĩ mô.
4.3.2. Yêu cầu hồn thiện cơng tác kế tốn
Hoàn thiện cơng tác kế tốn trƣớc hết phải thực hiện thống nhất với những quy định hiện hành của Nhà nƣớc, nhƣ thống nhất về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, về mục lục ngân sách, về niên độ kế toán, kỳ kế toán và phần mềm kế toán. Thực hiện yêu cầu này, bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu theo các mục lục thu, chi của Ngân sách Nhà nƣớc, tạo điều kiện cho các cơ quan thanh, kiểm tra, mọi mặt về hoạt động tài chính, từ đó có sự hƣớng dẫn cụ thể đối với đơn vị nhằm thực hiện đúng chế độ.
Ngồi việc tơn trọng các chính sách chế độ tài chính kế tốn mà các văn bản pháp luật của Nhà nƣớc đã ban hành, trong q trình hồn thiện cơng tác kế toán của các đơn vị sự nghiệp nói chung và tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La nói riêng cũng cần phải quan tâm đến các chuẩn mực kế tốn quốc tế và tính đến sự phát triển và những thay đổi của các chính sách tài chính kế tốn trong tƣơng lai. Với xu hƣớng chung của thế giới là việc quốc tế hố và tồn cầu hố, thì u cầu về tính minh bạch thống nhất đối với các thơng tin tài chính và tính hiệu quả trong các hoạt động của các tất cả cơ quan đơn vị đƣợc quan tâm nhiều
hơn. Nhƣ vậy đặt ra yêu cầu đối với các chính sách chế độ tài chính kế tốn của Việt Nam đó là phải dần phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế theo từng giai đoạn phát triển của đất nƣớc. Các chuẩn mực kế toán quốc tế này sẽ giúp kế toán Việt Nam phát triển khoa học hơn, hợp lý hơn và góp phần thúc đẩy hợp tác phát triển kinh tế của Việt Nam với các nƣớc trên thế giới.
Hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La phải căn cứ vào các đặc điểm hoạt động tổ chức quản lý và tình hình thực tế tại đơn vị. Cụ thể, hồn thiện cơng tác kế tốn nhất thiết phải căn cứ vào tổ chức quản lý, yêu cầu đặc điểm quản lý quy mô hiện tại và chiến lƣợc phát triển, cơ chế tài chính của Sở nói cách khác đó là những yếu tố quyết định đến tổ chức cơng tác kế tốn. Chỉ khi có sự phù hợp giữa bộ máy kế tốn, cơng việc kế tốn với các đặc điểm của Sở mới đảm bảo hoạt động kế tốn có hiệu quả và đạt đƣợc những mục tiêu đã đặt ra.
Hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu minh bạch và công khai. Các thơng tin do kế tốn cung cấp là các thông tin vô cùng quan trọng. Nó là cơ sở cho việc đánh giá và ra các quyết định có ảnh hƣởng rất lớn đến q trình hoạt động của đơn vị.
Cơng nghệ thông tin hiện nay đã trở thành một phần rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động xã hội đặc biết đối với lĩnh vực kinh tế tài chính. Hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La cần dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thơng tin hiện đại, đảm bảo tính khả thi, chất lƣợng và hiệu quả. Giải pháp tối ƣu là phải sử dụng cơng nghệ thơng tin hiện đại mới có thể đáp ứng đƣợc các yêu cầu quản lý trong điều kiện mới. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc kế toán theo quy định.
4.3.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La
4.3.3.1. Hồn thiện cơng tác lập và chấp hành dự tốn thu chi
Mặc dù cơng tác lập dự toán hiện nay khá chặt chẽ, tuy nhiên, trong tƣơng lai, Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La cần phát huy và tăng cƣờng hơn nữa, đồng thời ln đảmbảo tính sát thực của cơng tác dự tốn, tạo điều kiện cho các khâu sau hoàn thành nhiệm vụ. Hàng năm, việc lập dự toán phải căn cứ trên cơ
sở nhu cầu và số liệu của các năm trƣớc, đồng thời phải dựa trên cơ sở các chỉ tiêu về kinh phí khoa học cơng nghệ xem xét các số liệu chi quyết toán nhƣ điện, nƣớc, xăng xe, sửa chữa trang thiết bị, trụ sở... để dự kiến kinh phí cho năm sau sát với nhu cầu chi tiêu thực tế tại Sở. Trong quá trình chấp hành dự tốn, cần bám sát dự tốn đã đƣợc duyệtvà hồn thiện các thƣớc đo làm cơ sở chấp hành dự toán nhƣ quy chế chi tiêu nội bộ và các định mức chi, hoàn thiện quy trình quản lý thu, chi và tăng cƣờng các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí
Quy chế chi tiêu nội bộ cần đƣợc xây dựng trên cơ sở dân chủ, công khai và chi tiết, rõ ràng và đƣợc sửa đổi bổ sung hàng năm để đáp ứng với sự thay đổi và bổ sung của các văn bản. Đối với các khoản chi chƣa có trong quy định của Nhà nƣớc, Sở cần xây dựng nội dung và định mức chi để quy định trong quy chế nội bộ, khuyến khích khốn chi đến tận các phịng, đơn vị trực thuộc Sở; để làm cơ sở quản lý; Cần xây dựng các nội dung, tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ để xây dựng cơ chế chi trả thu nhập cho ngƣời lao động hợp lý nhƣng vẫn đảm bảo khuyến khích ngƣời lao động nâng cao trách nhiệm, chất lƣợng và hiệu quả công việc.
Tăng cƣờng quản lý các nguồn thu, tập trung nguồn thu về phịng Tài chính kế tốn quản lý; Phịng Tài chính kế tốn cử cán bộ xuống tận các phịng để tổ chức thu, khuyến khích áp dụng phần mềm trong quản lý các nguồn thu. Tăng cƣờng giám sát chi tiêu, việc chi tiêu phải theo nội dung trong kế hoạch đã đƣợc duyệt, tăng cƣờng kiểm soát trƣớc khi chi, trong quá trình thực hiện và sau khi chi. Các nội dung thu, chi phải đƣợc ghi vào trong quy chế chi tiêu nội bộ của Sở.
Việc quản lý các nguồn lực tài chính đã thu đƣợc phải đƣợc tập trung vào một đầu mối đó là là Phịng tài chính kế toán của Sở; Nghiên cứu các giải pháp để tiết kiệm chi: tiết kiệm điện, nƣớc, xăng xe, văn phịng phẩm (khốn chi) để tăng thu nhập cho ngƣời lao động. Hiện nay mơ hình tổ chức quản lý ở Sở cũng có nhiều thay đổi để phù hợp với các điều kiện phát triển, Sở nên thành lập các hội đồng tƣ vấn để giúp đỡ giám đốc, bộ máy quán lý trong việc điều hành các hoạt động của Sở để đạt mục tiêu về tính hiệu quả, sự cơng bằng.
4.3.3.2. Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và dùng để ghi sổ kế tốn, vì vậy chứng từ kế tốn có tính chất
quyết định đến tính trung thực, chính xác, hợp lý và kịp thời của thông tin kế