CÔNG NGHỆ TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2013 – 2017
4.1.1. Thực trạng công tác tổ chức bộ máy
Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán, đƣợc giao biên chế theo quyết định giao hàng năm của Sở Nội vụ. Hiện nay tổ chức bộ máy kế toán của Sở chỉ có 1 kế toán phụ trách và 5 kế toán của các đơn vị cấp 2 trực thuộc chịu trách nhiệm thanh toán các hoạt động, nhiệm vụ của các trung tâm, chi cục và hoàn toàn độc lập.
4.1.2. Thực trạng công tác lập dự toán thu chi
Lập dự toán ngân sách nhà nƣớc là bảng dự trù các khoản thu, chi ngân sách theo các chỉ tiêu xác định trong 1 năm, đƣợc các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phê duyệt và là căn cứ để thực hiện các hoạt động thu, chi trong đơn vị sử dụng ngân sách. Xây dựng dự toán ngân sách hằng năm đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ nhà nƣớc giao và nghĩa vụ với nhà nƣớc và tạo cơ sở để các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc phát triển, từng bƣớc hoàn thiện bộ máy tổ chức cũng nhƣ trang thiết bị kỹ thuật. Dự toán ngân sách tạo ra khuôn khổ tài chính đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị.Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đơn vị dự toán cấp nào thì xây dựng dự toán ngân sách hằng năm trình cấp trên phê duyệt.
QĐ giao dự toán
Kế hoạch kinh phí
Sơ đồ 4.1. Quy trình lập và giao dự toán cho Sở Khoa họa và Công nghệ tỉnh Sơn La
Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La (2017) Thực tế quy trình lập và giao dự toán tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La trải qua 2 giai đoạn:
Vào tháng 6 hàng năm, căn cứ vào các văn bản hƣớng dẫn lập dự toán NSNN của cơ quan cấp trên, bộ phận kế toán của Sở khoa học công nghệ tỉnh
Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La UBND tỉnh Sơn La
Sơn La xây dựng kế hoạch tổng quát kinh phí sử dụng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ đƣợc giao trong năm kế tiếp và kế hoạch hoạt động của các phòng chuyên môn của đơn vị. Bộ phận kế toán rà soát, tính toán, tổng hợp số kinh phí chi thƣờng xuyên theo mẫu và số kinh phí sự nghiệp khoa học công nghệ cho năm tiếp theo và trình Giám đốc Sở Khoa học phê duyệt. Dự toán sau khi đƣợc phê duyệt, Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La gửi kế hoạch lên UBND tỉnh Sơn La.
Đến tháng 12 hằng năm, trên cơ sở kế hoạch dự toán đã xây dựng vào tháng 6, bộ phận kế toán tiến hành rà soát lại, các nhiệm vụ chi cho khoa học công nghệ cần thiết, cấp bách theo yêu cầu hiện tại của cơ quan có thẩm quyền thì bổ sung vào kế hoạch; tính toán số biến chế đƣợc giao làm cơ sở xây dựng dự toán kinh phí chi thƣờng xuyên của đơn vị. Đối với kinh phí sự nghiệp khoa học công nghệ, kinh phí thực hiện các đề tài, dự án cần đƣợc tính toán cụ thể, chi tiết nội dung thực hiện và tiến độ thực hiện. Sau khi thủ trƣởng đơn vị thống nhất phê duyệt thì kế hoạch đƣợc gửi đến cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý và trình Sở tài chính theo đúng thời gian báo cáo. Giai đoạn này rất quan trọng, nếu công tác lập kế hoạch đƣợc thực hiện một cách chi tiết, cụ thể, đúng thời gian sẽ đảm bảo kinh phí đƣợc cấp vào tháng 1 của năm sau, đảm bảo công tác chi lƣơng cho ngƣời lao động và triển khai công tác chuyên môn kịp thời.
Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, tình hình kinh phí ngân sách tỉnh Sơn La đang gặp khó khăn nên công tác rà soát, điều chỉnh kế hoạch đƣợc yêu cầu điều chỉnh thƣờng xuyên, trong đó có phần kinh phí bị cắt giảm nhằm điều tiết kinh tế vĩ mô của tỉnh, do đó công tác lập dự toán thu chi luôn đƣợc bộ phận kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ quan tâm hàng đầu, theo dõi chặt chẽ kế hoạch, nhiệm vụ của đơn vị.
Bảng 4.1. Dự toán thu của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La giai đoạn 2013-2017
Đơn vị tính: nghìn đồng
Năm 2013 2014 2015 2016 2017
Thu phí, lệ phí 16.500 16.500 16.500 35.000 35.000 NSNN 22.850.000 24.955.000 27.760.000 27.075.000 28.465.000 Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La (2017)
Đối với các khoản thu phí, lệ phí: Căn cứ vào tình hình thực hiện thu thực tế của năm trƣớc để lập dự toán cho năm sau. Trong khoản lập dự toán thu phí, lệ phí Sở Khoa học và Công nghệ đã thực hiện đúng trình tự, chế độ. Tuy nhiên trong quá trình lập dự toán thu phí, lệ phí, số liệu chỉ mang tính ƣớc tính.
Qua số liệu 5 năm ở bảng trên, ta thấy: thu hoạt động của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La chủ yếu do NSNN cấp, nguồn thu phí, lệ phí bổ sung một phần nhỏ vào chi hoạt động thƣờng xuyên của Sở, chủ yếu à để thực hiện cải cách tiền lƣơng khi Nhà nƣớc có thay đổi về chính sách tiền lƣơng.
Bảng 4.2. Dự toán chi của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La giai đoạn 2013-2017 Đơn vị tính: nghìn đồng Năm Chi từ nguồn phí, lệ phí để lại Số phí, lệ phí nộp NSNN Chi NSNN Chi cải cách tiền lƣơng Chi hoạt động khác Kinh phí thực hiện tự chủ Kinh phí không thực hiện tự chủ Tiết kiệm 10% thực hiện cải cách tiền lƣơng Thực hiện các đề tài, dự án KHCN 2013 13.000 3.500 2.886.000 71.000 33.000 18.500.000 2014 13.000 3.500 2.675.000 335.000 335.000 19.500.000 2015 13.000 3.500 2.897.000 1.465.000 20.446.000 2016 28.000 7.000 2.862.000 63.000 20.450.000 2017 11.000 17.000 7.000 3.024.000 274.000 94.000 21.680.000 Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La 2013-2017) Mặc dù đã đạt đƣợc một số kết quả nhất định, tuy nhiên trong quá trình lập dự toán, Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La cũng tồn tại nhiều bất cập, đó là:
Một là, trong quá trình thực hiện dự toán thu, chi chƣa tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa dự toán và thực tế nên dự toán chƣa đảm bảo thực hiện có hiệu quả trong việc kiểm soát các nội dung thu, nhiệm vụ chi của Sở.
Hai là, kế hoạch kinh phí thực hiện nghiệp vụ chuyên môn khoa học và công nghệ các phòng xây dựng chƣa cụ thể, chi tiết. Các phòng vẫn còn căn cứ
vào số kinh phí đƣợc cấp của năm trƣớc, sau đó nhân với một tỷ lệ phần trăm xác định để tính ra nhu cầu kinh phí năm này. Điều này chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu khi lập dự toán và yêu cầu chuyên môn trong từng năm. Do đó dự toán đƣợc cấp chƣa thực sự phát huy hiệu quả.
4.1.3. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La
4.1.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La trong giai đoạn từ 2013-2017 áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính và thông tƣ 185/TT-BTC ngày 15/11/ 2010.
Theo đó chứng từ kế toán gồm bốn chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lƣơng;
- Chỉ tiêu vật tƣ; - Chỉ tiêu tiền tệ; - Chỉ tiêu tài sản cố định. Hệ thống chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc; - Hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn.
Tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La chứng từ kế toán đƣợc phân loại theo một trong hai tiêu thức:
- Theo địa điểm lập chứng từ gồm: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ bên trong chủ yếu là các chứng từ thuộc hệ thống chứng từ hƣớng dẫn phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ. Chứng từ bên ngoài là những chứng từ bắt buộc;
- Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ gồm chứng từ về tiền mặt, về vật tƣ, giấy rút dự toán, hoạt động thu dịch vụ, thanh toán với ngân hàng… Tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh đúng nội dung, bản chất phát sinh một cách kịp thời.
Bảng 4.3. Các mẫu chứng từ kế toán sử dụng tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La
STT Chứng từ kế toán Mẫu Số
1 Bảng chấm công C01a – HD
2 Bảng chấm công làm thêm giờ C01b – HD
3 Bảng thanh toán phụ cấp C05 – HD
4 Làm thêm giờ C06 – HD
5 Bảng thanh toán làm thêm giờ C07 – HD
6 Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm C08 – HD
7 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài C09 – HD
8 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C10 – HD
9 Phiếu thu C30 – BB
10 Phiếu chi C31 – BB
11 Giấy đề nghị tạm ứng C32 – HD
12 Giấy thanh toán tạm ứng C33 – BB
13 Biên bản kiểm kê quỹ C34 – HD
14 Giấy đề nghị thanh toán C37 – HD
15 Bảng kê thanh toán công tác phí C12 – HD
Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La Qua khảo sát 5 nhân viên kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La, tác giả rút ra một số nhận định nhƣ sau:
- Kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La đã sử dụng đúng các chứng từ bắt buộc;
- Các chứng từ phát sinh của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La tuân thủ định mức, tiêu chuẩn của nhà nƣớc, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp ở mức độ tốt; - Vẫn còn tình trạng một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chƣa đƣợc phản ánh; - Chứng từ kế toán vẫn tồn tại điểm bất hợp lý;
- Vẫn còn hiện tƣợng nợ chứng từ kế toán.
Thực hiện phỏng vấn sâu đối với 02 lãnh đạo thuộc ban giám đốc; 05 lãnh đạo phòng và 05 cán bộ chuyên viên làm việc tại sở, tác giá rút ra một số nhận định nhƣ sau:
Một là, trong quá trình thực hiện dự toán thu, chi chƣa tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa dự toán và thực tế nên dự toán chƣa đảm bảo thực hiện có hiệu quả trong việc kiểm soát các nội dung thu, nhiệm vụ chi của Sở.
Hai là, kế hoạch kinh phí thực hiện nghiệp vụ chuyên môn khoa học và công nghệ các phòng xây dựng chƣa cụ thể, chi tiết. Các phòng vẫn còn căn cứ vào số kinh phí đƣợc cấp của năm trƣớc, sau đó nhân với một tỷ lệ phần trăm xác định để tính ra nhu cầu kinh phí năm này. Điều này chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu khi lập dự toán và yêu cầu chuyên môn trong từng năm. Do đó dự toán đƣợc cấp chƣa thực sự phát huy hiệu quả.
Ba là, chứng từ đi công tác của các phòng chuyên môn đi công tác về bộ phần kế toán không đôn đốc nộp.
Bảng 4.4. Đánh giá về hệ thống chứng từ kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La
Stt Nhận định Số lƣợng Tỷ lệ 1 Đối với các chứng từ bắt buộc
Sử dụng đúng mẫu các chứng từ bắt buộc 5 100%
Sử dụng chƣa đúng các mẫu chứng từ bắt buộc 0 0%
2 Các chƣng từ phát sinh của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La tuân thủ định mức, tiêu chuẩn của nhà nƣớc, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp ở mức độ:
Tốt 5 100%
Còn hạn chế 0 0%
3 Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc phản ánh trên chứng từ
Phản ánh 100% 2 40%
Vẫn còn nghiệp vụ chƣa phản ánh 3 60%
4 Các biểu mẫu chứng từ kế toán
Không có gì bất cập 4 75% Còn yếu tố bất hợp lý 1 25% 5 Tình trạng nợ chứng từ kế toán Có tình trạng nợ chứng từ 4 75% Không có tình trạng nợ chứng từ 1 25% Nguồn: Tác giả tổng hợp (2017)
Qua công tác kiểm tra từ bộ phận kế toán của Sở khoa học, có thể nhận thấy tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La công tác tổ chức chứng từ kế toán vẫn còn hạn chế, cụ thể:
Bảng 4.5. Một số thiếu sót của chứng từ kế toán đƣợc phát hiện qua công tác kiểm tra tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La
Năm 2013 2014 2015 2016 2017
Ghi thiếu các yếu tố trên chứng từ, thiếu chữ ký của cá nhân có liên quan
6 6 5 2 2
Không hợp lý về mặt thời
gian trên chứng từ 3 0 2 0 0
Chi tiếp khách không ghi
rõ tiếp khách nào 6 5 7 3 2
Chi quá định mức tiền
mặt 1 1 0 0 0
Khoản chi trên 200.000
không có hóa đơn 6 5 5 3 1
Chi làm thêm giờ không
có giấy báo làm thêm giờ 1 1 0 0 0
Nguồn: Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La (2013-2017) Nhƣ vậy có thể nhận thấy công tác tổ chức chứng từ kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La còn tồn tại một số hạn chế sau:
Một là,chứng từ chƣa bổ sung đầy đủ các chữ ký cần thiết, mua sắm công cụ dụng cụ văn phòng chƣa có Giấy đề nghị.
Hai là, định mức các khoản chi chƣa thực hiện theo đúng quy định và dự toán giao, chứng từ tiếp khách không có kế hoạch dự toán số ngƣời tham dự.
Ba là, vấn đề nợ chứng từ vẫn còn diễn ra, một số hợp đồng đã ký, đã xuất hóa đơn nhƣng chƣa có Biên bản thanh lý. Các chứng từ kế toán tại Sở đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh, đƣợc định khoản nhập các bút toán vào phần mềm kế toán. Định kỳ tuỳ theo hình thức sổ kế toán lựa chọn, phụ trách kế toán ghi sổ kế toán và đƣa vào lƣu trữ. Tuy nhiên công tác bảo quản, lƣu trữ chứng từ vẫn còn nhiều bất cập sau:
Thứ nhất, chƣa phân loại chứng từ lƣu một cách hợp lý, cụ thể lƣu chứng từ thu chi theo Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Chứng từ thu tiền mặt lƣu chung, chứng từ chi lƣu chung mà không quan tâm đến nội dung đối ứng của các khoản thu, khoản chi này. Khi tìm một chứng từ chi từ quỹ hay một chứng từ chi từ dịch vụ thì không thể tìm ngay vì chứng từ phân loại theo bản chất của chứng từ, do đó mà công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động, tính đối ứng của các nghiệp vụ kế toán không đƣợc kiểm soát. Khi cơ quan kiểm tra tiến hành kiểm tra chứng từ thực tế thì rất khó kiểm soát các khoản chi. Tuy nhiên qua kiểm tra thì tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La thì công tác này vẫn đƣợc đảm bảo, chứng từ đƣợc lƣu một cách khoa học, thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
Thứ hai, kho lƣu trữ chứng từ chật hẹp, không đảm bảo nên một số chứng từ không đƣợc bảo quản cẩn thận, xếp lộn xộn không theo trật tự thời gian và nội dung kinh tế nên khi cần tìm lại một số chứng từ phục vụ thanh tra, kiểm toán là rất khó khăn, thậm chí những chứng từ kế toán đã hết hạn nhƣng chƣa đƣợc xử lý, chiếm không gian.
Thứ ba, phần mềm kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La còn có nhiều bất cập. Các biểu mẫu rút dự toán ngân sách, ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt… thay đổi thƣờng xuyên theo các thông tƣ của BTC nên chƣa cập nhật kịp thời ngay đƣợc.
4.1.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Sở Khoa học và Công nghệ đƣợc xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nƣớc nhằm:
- Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;
- Đáp ứng yêu cầu thông tin bằng các phƣơng tiện tính toán và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nƣớc.
Bảng 4.6. Danh mục các loại tài khoản cấp 1 sử dụng tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Sơn La
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
TK111 Tiền mặt