Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn tại sở khoa học và công nghệ tỉnh
4.3.2. Yêu cầu hồn thiện cơng tác kế tốn
Hoàn thiện cơng tác kế tốn trƣớc hết phải thực hiện thống nhất với những quy định hiện hành của Nhà nƣớc, nhƣ thống nhất về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, về mục lục ngân sách, về niên độ kế toán, kỳ kế toán và phần mềm kế toán. Thực hiện yêu cầu này, bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu theo các mục lục thu, chi của Ngân sách Nhà nƣớc, tạo điều kiện cho các cơ quan thanh, kiểm tra, mọi mặt về hoạt động tài chính, từ đó có sự hƣớng dẫn cụ thể đối với đơn vị nhằm thực hiện đúng chế độ.
Ngồi việc tơn trọng các chính sách chế độ tài chính kế tốn mà các văn bản pháp luật của Nhà nƣớc đã ban hành, trong q trình hồn thiện cơng tác kế tốn của các đơn vị sự nghiệp nói chung và tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La nói riêng cũng cần phải quan tâm đến các chuẩn mực kế tốn quốc tế và tính đến sự phát triển và những thay đổi của các chính sách tài chính kế tốn trong tƣơng lai. Với xu hƣớng chung của thế giới là việc quốc tế hố và tồn cầu hố, thì u cầu về tính minh bạch thống nhất đối với các thơng tin tài chính và tính hiệu quả trong các hoạt động của các tất cả cơ quan đơn vị đƣợc quan tâm nhiều
hơn. Nhƣ vậy đặt ra yêu cầu đối với các chính sách chế độ tài chính kế tốn của Việt Nam đó là phải dần phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế theo từng giai đoạn phát triển của đất nƣớc. Các chuẩn mực kế toán quốc tế này sẽ giúp kế toán Việt Nam phát triển khoa học hơn, hợp lý hơn và góp phần thúc đẩy hợp tác phát triển kinh tế của Việt Nam với các nƣớc trên thế giới.
Hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La phải căn cứ vào các đặc điểm hoạt động tổ chức quản lý và tình hình thực tế tại đơn vị. Cụ thể, hồn thiện cơng tác kế tốn nhất thiết phải căn cứ vào tổ chức quản lý, yêu cầu đặc điểm quản lý quy mô hiện tại và chiến lƣợc phát triển, cơ chế tài chính của Sở nói cách khác đó là những yếu tố quyết định đến tổ chức cơng tác kế tốn. Chỉ khi có sự phù hợp giữa bộ máy kế tốn, cơng việc kế tốn với các đặc điểm của Sở mới đảm bảo hoạt động kế tốn có hiệu quả và đạt đƣợc những mục tiêu đã đặt ra.
Hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu minh bạch và công khai. Các thơng tin do kế tốn cung cấp là các thông tin vơ cùng quan trọng. Nó là cơ sở cho việc đánh giá và ra các quyết định có ảnh hƣởng rất lớn đến q trình hoạt động của đơn vị.
Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành một phần rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động xã hội đặc biết đối với lĩnh vực kinh tế tài chính. Hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La cần dựa trên cơ sở ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiện đại, đảm bảo tính khả thi, chất lƣợng và hiệu quả. Giải pháp tối ƣu là phải sử dụng công nghệ thơng tin hiện đại mới có thể đáp ứng đƣợc các yêu cầu quản lý trong điều kiện mới. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc kế toán theo quy định.
4.3.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn tại Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La
4.3.3.1. Hồn thiện cơng tác lập và chấp hành dự toán thu chi
Mặc dù cơng tác lập dự tốn hiện nay khá chặt chẽ, tuy nhiên, trong tƣơng lai, Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La cần phát huy và tăng cƣờng hơn nữa, đồng thời ln đảmbảo tính sát thực của cơng tác dự tốn, tạo điều kiện cho các khâu sau hoàn thành nhiệm vụ. Hàng năm, việc lập dự toán phải căn cứ trên cơ
sở nhu cầu và số liệu của các năm trƣớc, đồng thời phải dựa trên cơ sở các chỉ tiêu về kinh phí khoa học cơng nghệ xem xét các số liệu chi quyết toán nhƣ điện, nƣớc, xăng xe, sửa chữa trang thiết bị, trụ sở... để dự kiến kinh phí cho năm sau sát với nhu cầu chi tiêu thực tế tại Sở. Trong quá trình chấp hành dự tốn, cần bám sát dự tốn đã đƣợc duyệtvà hồn thiện các thƣớc đo làm cơ sở chấp hành dự toán nhƣ quy chế chi tiêu nội bộ và các định mức chi, hồn thiện quy trình quản lý thu, chi và tăng cƣờng các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí
Quy chế chi tiêu nội bộ cần đƣợc xây dựng trên cơ sở dân chủ, công khai và chi tiết, rõ ràng và đƣợc sửa đổi bổ sung hàng năm để đáp ứng với sự thay đổi và bổ sung của các văn bản. Đối với các khoản chi chƣa có trong quy định của Nhà nƣớc, Sở cần xây dựng nội dung và định mức chi để quy định trong quy chế nội bộ, khuyến khích khốn chi đến tận các phịng, đơn vị trực thuộc Sở; để làm cơ sở quản lý; Cần xây dựng các nội dung, tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ để xây dựng cơ chế chi trả thu nhập cho ngƣời lao động hợp lý nhƣng vẫn đảm bảo khuyến khích ngƣời lao động nâng cao trách nhiệm, chất lƣợng và hiệu quả công việc.
Tăng cƣờng quản lý các nguồn thu, tập trung nguồn thu về phịng Tài chính kế tốn quản lý; Phịng Tài chính kế tốn cử cán bộ xuống tận các phịng để tổ chức thu, khuyến khích áp dụng phần mềm trong quản lý các nguồn thu. Tăng cƣờng giám sát chi tiêu, việc chi tiêu phải theo nội dung trong kế hoạch đã đƣợc duyệt, tăng cƣờng kiểm sốt trƣớc khi chi, trong q trình thực hiện và sau khi chi. Các nội dung thu, chi phải đƣợc ghi vào trong quy chế chi tiêu nội bộ của Sở.
Việc quản lý các nguồn lực tài chính đã thu đƣợc phải đƣợc tập trung vào một đầu mối đó là là Phịng tài chính kế tốn của Sở; Nghiên cứu các giải pháp để tiết kiệm chi: tiết kiệm điện, nƣớc, xăng xe, văn phịng phẩm (khốn chi) để tăng thu nhập cho ngƣời lao động. Hiện nay mơ hình tổ chức quản lý ở Sở cũng có nhiều thay đổi để phù hợp với các điều kiện phát triển, Sở nên thành lập các hội đồng tƣ vấn để giúp đỡ giám đốc, bộ máy quán lý trong việc điều hành các hoạt động của Sở để đạt mục tiêu về tính hiệu quả, sự cơng bằng.
4.3.3.2. Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và dùng để ghi sổ kế tốn, vì vậy chứng từ kế tốn có tính chất
quyết định đến tính trung thực, chính xác, hợp lý và kịp thời của thơng tin kế tốn. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kế toán là tổ chức tốt việc phản ánh, kiểm tra thơng tin kế tốn trên các mẫu chứng từ kế toán đã đƣợc xây dựng. Mặt khác chứng từ kế toán phải đƣợc luân chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La, tác giả xin đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện nhƣ sau:
Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị theo hƣớng dẫn của chế độ kế toán hiện hành, bổ sung một số mẫu biểu chứng từ làm căn cứ hạch toán một số đối tƣợng kế toán phát sinh trong đơn vị. Chẳng hạn trong trƣờng hợp mất, hỏng CCDC, Sở chƣa sử dụng mẫu Phiếu báo hỏng, mất CCDC mà chỉ tự báo cáo bằng văn bản tự lập khơng theo mẫu chế độ quy định. Vì vậy, để quản lý thống nhất và có căn cứ ghi sổ kế toán, đơn vị cần sử dụng mẫu Phiếu báo hỏng, mất CCDC (mẫu C22-HD) theo đúng chế độ kế toán quy định. Hoặc có thể kể thêm một số chứng từ hƣớng dẫn khác nhƣ: Phiếu đề nghị cấp vật tƣ, dụng cụ chuyên môn, Phiếu xin sử dụng xe ơ tơ... Đồng thời, để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ theo quy định các chứng từ hƣớng dẫn đƣợc bổ sung nhất thiết phải có đầy đủ các yếu tố nhƣ: tên gọi, số hiệu, ngày tháng năm lập của chứng từ kế toán, tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân liên quan và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣa vào chứng từ, các đơn vị đo lƣờng cần thiết phản ánh quy mô của nghiệp vụ kinh tế, họ tên và chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tại Sở.
Đối với các chứng từ đƣợc kế toán lập và in ra, nhƣ: Phiếu thu (mẫu C30- BB, Phiếu chi (mẫu C31-BB) Phiếu nhập kho (mẫu C20-HD), Phiếu xuất kho (mẫu C21-HD) cần đƣợc in đủ số liên quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định: nhƣ ngày, tháng, năm, số hiệu, TK nợ, có, nội dung chứng từ cần bao quát đƣợc toàn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, cácchứng từ đƣợc dùng làm căn cứ hạch toán sau khi lập và luân chuyển phải đƣợc kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết trên chứng từ trƣớc khi ghi sổ kế tốn.
Trong cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn, Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La cần tăng cƣờng nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phận kế toán mà chủ
yếu là kế toán trƣởng trong khâu kiểm tra lần hai. Nếu nhƣ kiểm tra lần đầu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời các hiện tƣợng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách, chế độ về kinh tế tài chính của Sở. Vì vậy, trong lần kiểm tra này, cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan bao gồm các chứng từ hƣớng dẫn và chứng từ mệnh lệnh kèm theo. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mơ lớn, cần kiểm sốt đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã đƣợc xây dựng nhƣ quy chế chi tiêu nội bộ hay chế độ kế toán, luật kế toán.
Hơn nữa, để giúp cho việc kiểm tra chứng từ kế tốn nói chung đƣợc thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phƣơng pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay Sở đang sử dụng phần mềm kế toán Misa Mimosa.Net trên máy vi tính, việc ghi chép kế toán cũng gần nhƣ đồng nghĩa với việc nhập thơng tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc nhập thơng tin từ chứng từ kế tốn vào máy vi tính cần một yêu cầu là tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mãhoá chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời với việc mã hoá hệ thống chứng từ sẽ giúp cho việc quản lý và kiểm tra thông tin và giúp cho việc bảovệ và lƣu trữ chứng từ trên máy vi tính. Căn cứ vào các thơng tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ đã đƣợc chuẩn hoá, kế toán viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập, kế toán cần in các bảng kê các chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan. Chẳng hạn nhƣ với các phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày, phải in bảng kê chứng từ loại tiền mặt để đối chiếu với số quỹ của thủ quỹ để kịp thời phát hiện nhầm lẫn, sai sót.
Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi đƣợc chuyển đến phịng kế tốn khơng đảm bảo tính kịp thời và khách quan, Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La cần phân nhiệm vụ rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình hoạt động của đơn vị.
trữ chứng từ tại Sở hiện nay vẫn chƣa đƣợc khoa học và việc bảo quản vẫn chƣa đƣợc đảm bảo cho chất lƣợng của chứng từ, số lƣợng chứng từ đƣợc lƣu trữ đến nay đã quá lớn. Vậy Sở cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu nhƣ nhiệt độ, khơng khí, ánh sáng để giữ cho chất lƣợng chứng từ đƣợc bảo quản.
Để đảm bảo công tác lƣu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí trên đó liệt kê các số chừng từ đƣợc lƣu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đƣa vào lƣu trữ, ví dụ nhƣ nguồn NSNN cấp bằng dự tốn có các tập chứng từ Giấy rút dự toán ngân sách tiền mặt. Giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi,… đƣợc kế toán đánh số hiệu và liệt kê sau đó đƣợc kê khai trên Sổ theo dõi chứng từ lƣu trữ.
Dự toán NSNN – Giấy rút chuyển khoản từ số… đến số…. Dự toán NSNN - Giấy rút tiền mặt từ số.. đến số …..
Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các cơ quan đơn vị HCSN theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC đã đƣợc thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với những đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hƣớng giảm bớt số lƣợng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cƣờng hệ thống chứng từ mang tính hƣớng dẫn.
Bên cạnh việc phải in, lƣu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản và lƣu trữ chứng từ trên máy vi tính cũng cần phải thực hiện. Hàng năm, Sở nên lƣu trữ tồn bộ các thơng tin của các chứng từ ra các thiết bị lƣu trữ khác nhƣ: Vùng riêng của thiết bị nhớ của máy, đĩa CD-Rom, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên để đảm bảo tính chính xác và tránh những rủi ro do vi- rút máy tính gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lƣu trữ chứng từ.
4.3.3.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Việc vận dụng hợp lý các tài khoản kế toán trong hệ thống kế tốn hiện có ý nghĩa to lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt
động trong đơn vị. Theo quy định hiện hành, Sở Khoa học và Công nghệ Sơn La cần vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT – BTC sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Ngồi ra, Sở Khoa học và Cơng nghệ Sơn La có thể mở thêm một số tài khoản mới đáp ứng yêu cầu quản lý của mình nhƣng phải đƣợc sự cho phép của Bộ Tài chính.
Xuất phát từ những nguyên tắc kế toán cơ bản, các tồn tại của hệ thống tài khoản, từ sự thay đổi về cơ chế tài chính của cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp, sự khuyến khích của Nhà nƣớc trong việc chuyển đổi hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập sang hoạt động theo loại hình doanh nghiệp và với quan điểm muốn thống nhất hệ thống tài khoản đối với kế toán Nhà nƣớc, tác giả xin mạnh dạn đề xuất một số sửa đổi bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống tài khoản