toán đƣợc áp dụng tại Công ty TNHH XLCT Hồng Toàn
2.1. Chính sách kế toán của công ty
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N dƣơng lịch.
- Kỳ kế toán: theo năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi s kế toán: đồng Việt Nam
- Tỷ giá sử dụng để quy đ i ngoại tệ: Tỷ giá thực tế.
- Phƣơng pháp kê khai và tính thuế giá trị gia tăng: tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: tính khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Phƣơng pháp kế toán t ng hợp hàng tồn kho: hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, tính giá xuất kho theo phƣơng pháp thực tế đích danh.
16
- Phƣơng pháp kế toán vật tƣ: theo phƣơng pháp thẻ song song
- Công ty áp dụng hình thức s kế toán: Nhật ký chung Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký
chung (Phụ lục 5)
Trình tự ghi s : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKC, thẻ - s chi tiết có liên quan. DN áp dụng hình thức KT là ghi chép bằng tay và KT trên máy.
Đối với NKC căn cứ vào thẻ - s chi tiết hàng ngày, chứng từ KT. Cuối tháng phải chuyển s t ng hợp số liệu, t ng cộng thẻ - s chi tiết vào NKC. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần mang tính chất phân b thì chứng từ gốc trƣớc hết phải tập hợp và phân loại trong các bảng phân b . Sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân b ghi vào các NKC. Cuối tháng khóa s , cộng số liệu trên các NKC, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKC với các s KT chi tiết và bảng t ng hợp chi tiết.
Nhận xét: Do quy mô kinh doanh không quá lớn nên công ty áp dụng hình thức nhật ký chung, đây là hình thức tƣơng đối đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra. Cụ thể với hình thức này mẫu s đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho phân công lao động kế toán. Ngoài ra nó còn có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tƣợng kế toán ở mọi thời điểm vì vậy cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý. Để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời để giảm bớt công việc quá tải của phòng kế toán, công ty đã sử dụng công cụ Excel để hỗ trợ công tác tác kế toán.
Phƣơng pháp tính giá xuất kho theo giá thực tế đích danh vô cùng phù hợp vì Công ty TNHH XLCT Hồng Toàn là doanh nghiệp cung ứng nguyên vật liệu thô trong xây dựng nên chủng loại hàng hóa không nhiều, n định và dễ nhận diện.
2.2. Hệ thống chứng từ - tài khoản kế toán
a) Đặc điểm về chứng từ kế toán đƣợc sử dụng
Chứng từ kế toán sử dụng trong công ty áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính. Công ty không sử dụng mẫu hóa đơn chứng từ riêng vì ít có những nghiệp vụ kinh tế đặc thù.
Bảng 2.1: Mẫu biểu chứng từ kế toán (Phụ lục 6)
Nhận xét: Việc sử dụng các chứng từ trên là hoàn toàn phù hợp với Công ty, trình tự lập chứng từ và luân chuyển chứng từ có hệ thống khẳng định sự liên kết giữa các phòng ban trong Công ty. Nó đƣợc thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ nhƣng lại hợp lý nhằm thể hiện sự chặt chẽ trong công tác kế toán. Việc lập và sử dụng chứng từ của Công ty tuân thủ theo đúng hƣớng dẫn ghi chép ban đầu của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Bên cạnh đó do công trình thi công cách xa phòng kế toán của Công ty vì vậy nhiều khi việc luân chuyển chứng từ còn chậm dẫn tới việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình còn bị chậm.
b) Đặc điểm về hệ thống sổ kế toán vận dụng
Với hình thức s kế toán là Nhật ký chung, các s sách thƣờng sử dụng tại công ty là những s sách theo mẫu biểu quy định trong hình thức Nhật ký chung.
- Nhật ký – Chứng từ số 01 và bảng kê số 01 theo dõi tiền mặt.
- Nhật ký – Chứng từ số 02 và bảng kê số 02 theo dõi tiền gửi ngân
hàng.
- Nhật ký – Chứng từ số 04 và s theo dõi chi tiết các hợp đồng vốn vay, bảng kê số 05 theo dõi các khoản chi phí: 641, 642 và 241, bảng kê số 06, 08, 09, 10.
- Nhật ký – Chứng từ số 10 có tài khoản 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu
trừ.
- Bảng kê thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Bảng kê hàng nhập, xuất kho, bảng lƣu chuyển nhập xuất hàng hóa.
- S chi tiết các tài khoản 111, 112, 156,… - S chi phí sản xuất kinh doanh.
- Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ.
- S chi tiết bán hàng, s theo dõi với ngƣời mua, ngƣời bán,… - S cái tài khoản.
c) Đặc điểm tài khoản kế toán công ty sử dụng
- Hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 đƣợc áp dụng thống nhất theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Do sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên nên Công ty không sử dụng TK 611. Các TK đầu tƣ tài chính Công ty chƣa sử dụng vì ở Công ty chƣa phát sinh các nghiệp vụ này.
- Hệ thống TK cấp 2 đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1, thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý.
- Hệ thống TK cấp 3 của Công ty đƣợc thiết kế rất linh hoạt, dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nên các nghiệp vụ nhập - xuất là rất thƣờng xuyên. Chính vì vậy hệ thống TK cấp 3 ra đời trên cơ sở TK cấp 2 rồi thêm vào sau đó mã số của lô hàng, chẳng hạn 154000001, 15400002,... Có nghĩa là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của lô hàng có mã là 000001, 00002... Đây là một sự sáng tạo rất linh hoạt, trong những trƣờng hợp cần kiểm tra đối chiếu thì rất dễ dàng chỉ cần đánh ra số mã hàng là máy tính sẽ cho ta những thông tin cần thiết.
d) Hệ thống báo cáo kế toán
Công ty áp dụng hệ thống Báo cáo tài chính theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. Kỳ lập báo cáo là báo cáo năm và
báo cáo giữa niên độ. Nơi gửi báo cáo của Công ty là Cơ Quan Thuế, Cơ quan Thống Kê, Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ.
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán bao gồm các báo cáo: - Bảng cân đối kế toán
- Bảng kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ Công ty lập theo phƣơng pháp trực tiếp.
3. Tổng hợp các công việc cụ thể đƣợc giao và yêu cầu kết quả công việc
Các công việc cụ thể đã được nêu trong nhật ký thực tập của em tại công ty đính kèm với báo cáo này.
3.1 Thực hành sắp xếp, kiểm tra, lập chứng từ kế toán cơ bản: phiếu thu, phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT
3.1.1. Lập chứng từ:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Một chứng từ kế toán bắt buộc phải có 7 nội dung sau đây: - Tên gọi và số hiệu của chứng từ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán. - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ. 20
- Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; t ng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng.
Với chứng từ giấy: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi s kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử đƣợc in ra giấy và lƣu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật kế toán năm 2015. Trƣờng hợp không in ra giấy mà thực hiện lƣu trữ trên các phƣơng tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu đƣợc trong thời hạn lƣu trữ. Chứng từ bị sai có thể sửa chữa ngay trên máy tính, tiện lợi hơn chứng từ bằng giấy nhiều.
Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên quy định và nội dung các liên phải giống nhau. Cụ thể:
- Phiếu thu: 3 liên (liên đen lƣu, liên đỏ khách hàng, liên xanh máy xúc)
- Phiếu chi: 3 liên (liên 1 lƣu, liên 2 thủ quỹ, liên 3 ngƣời nhận)
- Phiếu xuất kho: 3 liên (Liên 1 lƣu, Liên 2 thủ kho, liên 3 ngƣời nhận)
- Phiếu nhập kho: 3 liên (liên 1 lƣu, liên 2 thủ kho, liên 3 giao KH)
- Hóa đơn GTGT: 2 liên (liên 1 lƣu, liên 2 giao KH)
Ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
a) Thực hành lập phiếu thu Mục đích:
Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi s quỹ, kế toán ghi s các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.
Đối với ngoại tệ trƣớc khi nhập quỹ phải đƣợc kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu.
Quy trình luân chuyển phiếu thu:
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển phiếu thu (Phụ lục 7)
- Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Ngƣời lập phiếu, sau đó chuyển cho Kế toán trƣởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho Thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, Thủ quỹ ký tên, ghi nhận vào Đã nhận đủ số tiền, đồng thời Ngƣời nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.
- Nếu là thu ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ, và tính ra số tiền đƣợc quy đ i.
- Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi nhận vào S quỹ tiền mặt, 1 liên giao cho ngƣời nộp tiền, 1 liên lƣu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi s kế toán.
Thực hành lập phiếu thu tiền theo mẫu cho sẵn: (phiếu thu số 0006681 ngày 8/7/2021)
Hình 2.1: Phiếu thu tiền mặt (Phụ lục 8)
b) Thực hành lập phiếu xuất kho Mục đích:
Phiếu xuất kho là văn bản đƣợc lập để theo dõi chi tiết số lƣợng vật tƣ, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, làm căn cứ để hạch toán chi phí và kiểm tra sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tƣ.
22
Quy trình xuất kho hàng hóa trong công ty
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho (Phụ lục 9)
Bƣớc 1: Ngƣời có nhu cầu về vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa phải lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tƣ, sản phẩm và hàng hóa.
Bƣớc 2: Chuyển tới cho Giám đốc hoặc ngƣời phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
Bƣớc 3: Phụ trách bộ phận hay kế toán vật tƣ kiểm tra tồn kho, căn cứ vào đề nghị xuất (hoặc lệnh xuất) để tiến hành lập phiếu xuất kho.
Bƣớc 4: Chuyển phiếu xuất kho tới cho thủ kho để tiến hành việc xuất vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa; sau đó ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tƣ.
Bƣớc 5: Khi nhận phiếu xuất kho, phải chuyển tới cho kế toán trƣởng để ký duyệt chứng từ rồi ghi vào s kế toán.
Yêu cầu:
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên ngƣời nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho và tên kho xuất.
Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo các t chức, quản lý và quy định của từng loại doanh nghiệp), lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, ngƣời lập phiếu và kế toán trƣởng ký và chuyển tới cho Giám đốc hoặc ngƣời có ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho ngƣời nhận phiếu xuống kho nhận hàng.
Sau khi tiến hành xuất kho thủ kho phải ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng với ngƣời nhận hàng ký và phải ghi rõ họ tên vào phiếu.
Liên 1: Lƣu tại phòng ban lập phiếu. 23
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào trong thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho kế toán ghi vào s kế toán.
Liên 3: Giao tới cho ngƣời nhận hàng.
Thực hành lập phiếu xuất kho theo mẫu cho sẵn: (PXK số PX0012638 ngày 29/8/2021)
Hình 2.2: Phiếu xuất kho (Phụ lục 10)
c) Thực hành viết hóa đơn GTGT Yêu cầu:
- Phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. - Ghi rõ giá bán chƣa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, t ng giá thanh toán đã có thuế.
- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không đƣợc tẩy xóa, sửa
chữa
- Bắt buộc dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống
- Hoá đơn đƣợc lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải đƣợc thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn đƣợc lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
* Nếu viết hóa đơn GTGT đặt in bị sai thì xử lý nhƣ sau: TH1: Nếu đang viết bị sai thì gạch bỏ liên đấy viết sang tờ mới (giữ lại cuống hóa đơn để sau này giải trình với cơ quan thuế)
TH2: Nếu đã xé hóa đơn ra khỏi tập thì tùy vào đã giao cho khách hàng hay chƣa để xử lý:
a) Chƣa giao cho khách hàng: Kẹp liên 2 đã xé vào vị trí cũ vừa xé. Sau đó gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và xuất lại hóa đơn mới là xong.
b) Đã giao cho khách hàng: 24
- Chƣa kê khai nghiệp vụ này: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Gạch chéo các liên và phải lƣu giữ số hóa đơn đã lập sai đó. Xuất lại hoá đơn mới.