Hãy chấm dứt những giả định theo lối mòn kiểu như, “Không đủ thời gian”, hoặc “Có quá nhiều việc phải làm”, v.v… Những câu như vậy càng làm cho ta thêm bất lợi.
G
iả sử ai đó đến gặp ta và nói, “Tôi sẽ cho bạn 86.400 Đô-la mỗi ngày, nhưng bạn phải tiêu hết tất cả mỗi ngày”. Mỗi ngày bạn sẽ nhận được không hơn không kém. Bạn không thể giữ lại hoặc dành dụm. Đó chẳng phải là một món quà kỳ thú sao? Thượng đế ban cho mỗi người chúng ta một món quà tương tự − 86.400 giây mỗi ngày trong đời ta. Ta phải sử dụng hết những giây đồng hồ ấy mỗi ngày. Ta không thể giữ lại hoặc dành dụm. Ta có thể quẳng những giây ấy vào những trò phù phiếm hoặc để chúng trôi qua phí hoài. Hoặc ta có thể sử dụng chúng để phát triển trí tuệ của mình, để làm việc hoặc vui chơi, để ở bên bạn bè và gia đình, để giúp đỡ người khác. Hãy sử dụng xứng đáng món quà này. Đó là một món quà từ Thượng đế.
Kiểm soát thời gian của bản thân
Nhiều người trong chúng ta không ý thức được quyền năng của mình để kiểm soát việc sử dụng thời gian. Chúng ta giống như một người phụ nữ tội nghiệp đã sống cả đời ở miền thôn dã. Rồi bà dọn đến một ngôi làng nhỏ tân tiến và ngạc nhiên phát hiện ra ngôi nhà mới của mình được thắp sáng bằng điện. Bà không biết gì về điện, thậm chí chưa bao giờ nhìn thấy bóng đèn điện, và chiếc bóng điện 8 watt được gắn trong nhà dường như là món đồ rất kỳ diệu với bà.
Thế rồi một hôm có một người đến bán một loại bóng đèn điện mới và xin phép người phụ nữ để thay thế chiếc bóng đèn nhỏ của bà bằng một chiếc bóng đèn kiểu mới của anh ta với công suất 60 watt để bà ta nhìn thấy công dụng của nó. Bà đồng ý, và khi điện được bật lên, bà đứng sững. Bà ngỡ cứ như phép mầu khi một chiếc bóng đèn nhỏ như vậy có thể mang lại ánh sáng đến mức tuyệt vời, gần tương tự như ánh sáng mặt trời. Bà chưa bao giờ tưởng tượng được rằng cội nguồn của dòng ánh sáng mới này vẫn nằm đó từ bấy lâu; và nguồn sáng mạnh mẽ vượt bậc này vẫn xuất phát từ chính nguồn
năng lượng đó, những gì đã từng thắp sáng ngọn đèn 8 watt của bà.
Ta cười trước sự thiếu hiểu biết của người phụ nữ tội nghiệp này, nhưng phần lớn chúng ta lại còn thiếu hiểu biết hơn nhiều về sức mạnh của chính chúng ta so với sự thiếu hiểu biết của bà ta về điện. Chúng ta trải qua cuộc đời này bằng một chiếc bóng đèn 8 watt, và tin rằng ta đang có tất cả năng lực có thể khai thác được, tất cả những gì ta có thể thể hiện hoặc số phận trao cho ta, và tin rằng chúng ta bị giới hạn trong phạm vi bóng đèn 8 watt. Ta không bao giờ nghĩ rằng có một dòng năng lượng vô tận mà ta luôn chìm ngập trong đó, sẽ thắp sáng cả cuộc đời ta, với một thứ ánh sáng rực rỡ và tươi đẹp không thể tưởng, chỉ cần ta gắn một bóng đèn lớn hơn, một đầu nối lớn vào nguồn năng lượng vô tận ấy. Dây dẫn mà ta đang sử dụng thật quá nhỏ đến mức chỉ một dòng điện nhỏ có thể chạy qua, chỉ một vài watt, trong khi có dòng năng lượng gấp hàng triệu lần luôn chảy ngang qua ta. Nguồn năng lượng vô giới hạn này thuộc quyền sở hữu của ta, thuộc quyền thể hiện của ta.
Thời gian của chúng ta cũng giống như dòng năng lượng ấy. Nhiều người trong chúng ta hài lòng với việc sử dụng chiếc bóng đèn tám watt, trong khi ta có sẵn bên trong chính mình khả năng sử dụng thời gian hiệu quả hơn nhiều. Cũng như khi thay chiếc bóng đèn sáng hơn, ta có ánh sáng rực rỡ hơn, khi thay đổi cách quản lý thời gian, ta làm được nhiều việc hơn trong đời.
Ấn định các mục tiêu theo thời gian
Bước đầu tiên để quản lý tốt thời gian là thiết lập mục tiêu − những gì ta muốn đạt được trong khoảng thời gian đã được phân bổ. Thật không may, nhiều người thiên về hành động chứ không hướng đến mục tiêu. Họ chỉ nghĩ đến những hành động phải thực hiện ngay lập tức, thay vì nghĩ đến kết quả phải đạt được. Mục tiêu theo thời gian là mục tiêu gắn tầm quan trọng của kết quả phải đạt được với một tiến độ tương ứng.
Một khi mục tiêu đã được nêu rõ, hãy hoạch định thời gian để có thể ưu tiên cho những vấn đề quan trọng nhất, những gì sẽ giúp ta đạt được mục tiêu. Mỗi khi có sự xung đột phải chọn việc gì làm trước, trừ phi tính cấp bách của tình hình đòi hỏi phải hành động ngay lập tức, hoạt động nào giúp đáp ứng mục tiêu sẽ được ưu tiên cao nhất.
Ấn định mức ưu tiên và tuân thủ
Charles Schwab, người được Andrew Carnegie chọn để quản lý công ty
Carnegie Steel và đứng đầu công ty Bethlehem Steel mới mở, rất thích kể câu chuyện về cách ông học quản lý thời gian.
Ông đã tham vấn Ivy Lee, một trong những chuyên gia tư vấn tiên phong về quản lý với nhiều khách hàng nổi tiếng như J. P. Morgan, John D.
Rockefeller, DuPonts, và nhiều tập đoàn lớn khác. Schwab bảo nhà tư vấn: “Tôi hiện quản lý không tốt như những gì tôi biết một cách lý thuyết. Ở đây cái chúng tôi cần không phải là biết nhiều hơn mà là làm nhiều hơn. Nếu ông có thể chỉ cho chúng tôi cách làm những gì chúng tôi đã biết, tôi sẵn sàng lắng nghe và trả mọi chi phí”.
“Được”, Lee nói. “Tôi có thể cung cấp cho ông một bí quyết ngay bây giờ mà sẽ làm cải thiện hoạt động của ông ít nhất 50 phần trăm”. Lee yêu cầu
Schwab ghi ra sáu việc quan trọng nhất phải làm ngày hôm sau và sau đó đánh số chúng theo thứ tự quan trọng. Sau đó Lee dặn: “Sáng mai khi đi làm, hãy nhìn vào hạng mục thứ nhất và bắt tay thực hiện, và chớ khởi sự bất cứ hạng mục nào khác cho đến khi làm xong. Sau đó hãy làm tương tự với mục thứ hai, và sau đó mục thứ ba, và cứ thế cho đến khi hết giờ. Chớ lo lắng nếu ông chỉ làm xong hai hoặc ba hoặc thậm chí nếu ông chỉ hoàn thành được một mục. Ông đang làm những việc quan trọng nhất. Những việc khác có thể nán lại. Hãy dành năm phút cuối mỗi ngày làm việc để soạn ra một danh sách tương tự cho ngày hôm sau. Liệt kê các mục mà ông chưa hoàn thành và bổ sung các mục mới phát sinh. Lại tiếp tục đánh thứ tự ưu tiên cho chúng. Ông có thể thấy một số mục mới quan trọng hơn so với các mục trong danh sách của ngày hôm trước mà chưa được hoàn thành, và các mục của ngày hôm trước được xếp trở lại dưới đáy của danh sách. Nếu điều đó cứ tái diễn thì có nghĩa là những vấn đề này không quan trọng để thực hiện. Nên gạt chúng ra hoặc giao cho người khác.
“Nếu sau nhiều ngày, ông tự thấy không thể hoàn thành tất cả các mục bằng phương pháp này thì cũng sẽ không thể làm được với bất kỳ phương pháp nào khác. Sau khi đã tin tưởng vào giá trị của hệ thống này, ông hãy kêu gọi tất cả nhân viên của mình sử dụng hệ thống ấy. Cứ việc thử thoải mái bao lâu cũng được và sau đó gửi cho tôi một tấm séc trị giá bằng khoản tiền mà ông cảm thấy xứng đáng với nó”.
Toàn bộ cuộc phỏng vấn kéo dài hai mươi lăm phút. Trong vòng hai tuần Schwab đã gửi cho Lee một chi phiếu trị giá 25.000 Đô-la − một ngàn Đô-la cho một phút. Schwab thường nói với mọi người rằng bài học này là bài học hữu ích nhất mà ông được học. Nó có hiệu quả không? Trong năm năm, Schwab đã biến công ty mới của mình, Bethlehem Steel, thành nhà sản xuất thép độc lập lớn nhất thế giới, mang lại cho Schwab trị giá tài sản hơn một trăm triệu Đô-la.
Lập một danh sách tổng thể và tuân thủ
Hãy làm theo lời khuyên của Ivy Lee: Thiết lập các mối ưu tiên và tuân thủ theo đúng trình tự. Đây là yếu tố thiết yếu để quản lý thời gian hiệu quả. Hãy áp dụng các danh sách. Trước tiên hãy nêu ra một danh sách tổng thể tất cả những thứ ta muốn làm. Liệt kê ra khi chúng nảy đến trong đầu. Đừng quan tâm đến mức độ quan trọng. Thay vì dùng giấy rời, hãy dùng một cuốn sổ để ghi lại tất cả các mục mà ta muốn thực hiện.
Xem lại danh sách tổng thể này hằng ngày. Chia các dự án lớn thành từng phần quản lý được. Hãy xác định các mức ưu tiên. Những mục nào phải làm trong ngày hôm nay; mục nào có thể hoãn lại; mục nào có thể giao phó. Mỗi ngày hãy lập danh sách những việc định làm trong ngày và danh sách dự kiến cho thời gian còn lại trong tuần. Ghi vào tờ lịch những mục được hoãn lại. Đánh giá danh mục hằng ngày về tầm quan trọng trong việc giúp đạt mục tiêu. Khi lên lịch thực hiện các mục trong danh sách, phải tính đến tính cấp bách của việc đó cũng như mức độ giá trị mà nó sẽ đóng góp vào việc giúp đạt được mục tiêu.
Bằng cách cố gắng tuân thủ quy trình này, ta sẽ rèn cho tiềm thức hướng đến các hoạt động hằng ngày theo cách biết quan tâm đến thời gian.
Biết sức lực của mình
Năng lượng của mỗi người đều dao động theo nhiều mức trong ngày. Hãy xác định những khoảng thời gian dồi dào năng lượng. Một số người làm việc tốt hơn vào buổi sáng; một số người khác đạt hiệu quả cao trễ hơn trong ngày. Một số người làm việc hiệu quả ngay sau khi ăn; có người lại chậm chạp cả giờ sau khi ăn trưa. Hãy lên lịch cho các việc khó khăn và phức tạp
vào những lúc dồi dào năng lượng.
Lưu giữ thời gian biểu
Bạn có biết cách tiêu thời gian của mình? Hầu hết mọi người đều mơ hồ không biết thời gian trôi đi đâu. Tôi đã đặt ra câu hỏi này với vô số người. Một số không nghĩ nhiều đến điều này nhưng lại có khả năng bẩm sinh lạ thường trong việc tận dụng thời gian một cách đầy hiệu quả. Ngược lại, một số phải ghi lại thời gian biểu công việc để biết họ đã sử dụng thời gian làm việc ra sao.
Ta có thể nghi vấn liệu một người bận rộn có thể nào dành thời gian để ghi lại thời gian biểu. Vâng, việc đó quả là tẻ nhạt và đôi khi ta quá bận rộn đến mức không thể hoặc không hợp lý để dừng lại và ghi chép công việc vào sổ. Trong thực tế, ở tình huống như vậy, tốt nhất ta phải tập trung theo dõi tiến độ công việc, nhưng nếu bỏ lỡ một hạng mục trong nhật ký thời gian biểu, sau đó hãy nhớ ghi lại càng sớm càng tốt.
Lưu nhật ký thời gian biểu không phải là một việc cần làm mãi. Việc này chỉ cần làm ít nhất ba, bốn ngày mỗi tuần trong khoảng hai, ba tuần để có khái niệm rõ ràng về cách ta sử dụng thời gian. Sau đó, ta có thể nghiên cứu các thông số để phân tích xem hầu hết thời gian của ta được tiêu tốn vào đâu. Một khi đã biết được những khía cạnh lãng phí thời gian, ta có thể có biện pháp để khắc phục. Một số trường hợp dễ khắc phục; một số trường hợp khác phức tạp hơn.
Những thứ phiền nhiễu đánh cắp thời gian của ta
Ta đã lên kế hoạch làm việc cho trọn một ngày. Ta đã sắp xếp đâu ra đó. Thế mà bây giờ cả ngày đã trôi qua mà chỉ có một phần nhỏ công việc được làm xong. Thời gian đã trôi đi đâu?
Hầu như lúc nào bắt tay vào việc ta cũng tràn đầy nhiệt huyết muốn hoàn tất hết thảy những việc cần làm. Thế nhưng, chẳng mấy chốc sau khi khởi sự, bao phiền nhiễu sẽ bắt đầu đánh cắp thời gian của ta. Có vô khối những kẻ đánh cắp thời gian dạng này. Hãy xem lại nhật ký thời gian biểu để thấy đâu là những kẻ đánh cắp thời gian quen thuộc nhất của ta và ta có thể làm gì để
giảm thiểu tác hại của chúng.
Những sự gián đoạn từ thuộc cấp
Hầu như những việc gây gián đoạn thường xuyên nhất là từ cấp dưới, những người gặp phải các vấn đề mà họ cho rằng cần được ta quan tâm ngay lập tức. Thường sẽ có một số người khiến ta bị gián đoạn thường xuyên hơn những người khác. Họ cứ trình bày mọi vấn đề nhỏ nhặt gặp phải thay vì gắng tự tìm ra giải pháp. Một cách để xác định những người này là lưu lại những lần gây gián đoạn. Ghi lại tên của người đó, dạng vấn đề hoặc câu hỏi, và thời gian cần thiết để xử lý. Bằng cách xem xét định kỳ hồ sơ này, ta sẽ biết được ai đang chiếm thời gian của ta và mang đến cho ta những vấn đề gì.
Đôi khi những vấn đề mà họ nêu ra cho ta lại quan trọng và những lời khuyên, ý kiến hoặc mệnh lệnh của ta là cần thiết để họ tiếp tục công việc. Nhưng thường thì họ mang đến cho ta những vấn đề mà họ thực sự nên tự xử lý.
Jack Welch, vị CEO tài ba của hãng General Electric, kể rằng cấp dưới thường tìm đến ông với những vấn đề mà ông tin rằng họ nên tự giải quyết một mình. Ông đáp lại bằng cách hỏi họ, “Anh nghĩ nên làm gì?”. Bằng cách quẳng vấn đề trở lại cho họ, ông buộc họ phải suy nghĩ về nó thấu đáo hơn. Sau một thời gian, nhân viên đã không tìm đến ông nữa trừ những lúc bắt buộc cần đến quyết định cá nhân của ông. Hãy làm theo cách của Welch. Hãy bảo nhân viên của bạn rằng nếu họ trình bày vấn đề với bạn, họ cũng phải nêu ra ít nhất một đề xuất về cách giải quyết vấn đề đó. Bằng cách này, họ sẽ phải suy nghĩ về vấn đề kỹ lưỡng hơn và thường sẽ tự giải quyết vấn đề mà không làm phiền đến bạn. Và nếu họ quả thật buộc phải nói chuyện với bạn, thời gian bỏ ra sẽ ngắn hơn nhiều.
Vị CEO của một công ty Fortune 500 kể với tôi rằng ông quá khó chịu vì bị làm phiền bởi những câu hỏi của nhân viên đến mức ông thông báo với họ rằng ngoại trừ những tình huống rất khẩn cấp mà sự chậm trễ có thể gây ra thiệt hại không thể khắc phục, họ sẽ phải chờ đến 5 giờ chiều mới được đặt câu hỏi. Mỗi ngày vào đúng giờ đó, ông mở cửa văn phòng để xử lý các vấn đề này. Chẳng mấy chốc nhân viên của ông bắt đầu cố gắng tự giải quyết các vấn đề chứ không chờ đến cuối ngày nữa.
Điện thoại
Bạn đang ngồi tại bàn làm việc và chìm đắm trong công việc thì điện thoại đổ chuông. Thì ra là một đồng nghiệp muốn hỏi về công việc. Nhưng liệu đồng nghiệp này có đặt vấn đề thẳng vào việc không? Thường là không. Anh ta hoặc cô ta sẽ tán gẫu về thời tiết, các hoạt động cuối tuần, kế hoạch đi nghỉ rồi mới bắt đầu bàn công việc. Thời gian dành cho hầu hết các cuộc điện đàm công việc có thể được rút ngắn đáng kể nếu người gọi chỉ tập trung vào công việc trước mắt. Tuy nhiên, việc gạt bỏ hoàn toàn những câu tán gẫu cũng có thể gây tác động tiêu cực. Một cuộc trò chuyện bên lề trong giây lát cũng giúp mối quan hệ trở nên thân thiện và môi trường làm việc trở nên dễ chịu hơn, khiến tinh thần hợp tác và làm việc nhóm tốt hơn.
Hãy giữ khía cạnh giao lưu của cuộc trò chuyện ở mức tối thiểu. Nếu người kia vẫn cố gắng nói chuyện dông dài một cách không liên quan thì hãy lịch sự