7. Kết cấu của Đề tài
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện
hiện đại cấp xã ở tỉnh Thừa Thiên Huế
2.3.1. Ưu điểm
Thứ nhất, về công tác chỉ đạo điều hành.
Trong thời gian qua, công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện tổ chức và hoạt động Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã tỉnh Thừa Thiên Huế đã được lãnh đạo UBND tỉnh Thừa Thiên Huế quan tâm sâu sát, cùng với quyết tâm cao của lãnh
62
đạo UBND cấp xã trong tỉnh nên tiến độ thực hiện tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã tại UBND cấp xã tiến hành nhanh chóng, các văn bản quy phạm pháp luật của UBND tỉnh ban hành đều được UBND cấp xã chi tiết hóa thực hiện. Do có sự chuẩn bị chu đáo nên UBND cấp xã của tỉnh Thừa Thiên Huế đã xây dựng được đề án và ban hành được quy trình thực hiện Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã bảo đảm chất lượng, kịp thời, thuận lợi cho quá trình thực hiện Một cửa, khắc phục được nhược điểm TTHC rườm rà của cơ chế cũ, tạo nên một không khí làm việc mới trong giải quyết TTHC tại địa phương, được nhân dân hoan nghênh, ủng hộ.
Quá trình thực tiễn tại các địa phương, tác giả đã tiến hành thu thập ý kiến đánh giá của đội ngũ công chức về công tác chỉ đạo điều hành thực hiện tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã tại UBND cấp xã của tỉnh Thừa Thiên Huế (50 cán bộ, công chức). Đa số cán bộ, công chức cho rằng có sự chỉ đạo, điều hành, ban hành văn bản thực hiện tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã tại địa phương là kịp thời và dưới 10 % cho rằng chưa kịp thời.
Bảng 2.1. Đánh giá của công chức về công tác chỉ đạo, điều hành tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã
TT Nội dung
1 Kịp thời
2 Không kịp thời
Tổng cộng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ Phiếu khảo sát tháng 6/2021
Như vậy, công tác chỉ đạo thực hiện tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã đã được lãnh đạo của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế và UBND cấp xã quan tâm thực hiện rất tốt. Điều này hoàn toàn chính xác với thực
63
tế thực hiện công tác chỉ đạo, điều hành triển khai Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã tỉnh Thừa Thiên Huế.
Thứ hai, về công tác xây dựng quy trình thực hiện TTHC và công tác bố trí sắp xếp đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã.
UBND cấp xã đều quan tâm và thực hiện khá tốt việc rà soát, điều chỉnh một bước về tổ chức bộ máy; bố trí công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã kịp thời, cơ bản phù hợp với yêu cầu công việc, hàng năm đều ra Quyết định bố trí và kiện toàn tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã. Quy trình giải quyết TTHC được tổ chức thống nhất, chặt chẽ, hợp lý, có camera giám sát trực tiếp và phiếu đánh giá sự hoài long của người dân nên lãnh đạo UBND cấp xã có điều kiện kiểm tra, giám sát đối với công chức thực thi công vụ, khắc phục dần tình trạng chậm trễ, quan liêu, làm cho tổ chức và hoạt động của UBND cấp xã gọn nhẹ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện thành công các chủ trương CCHC của tỉnh.
Tác giả cũng phỏng vấn về đánh giá của đội ngũ công chức chuyên môn cấp xã về công tác bố trí công chức (50 cán bộ, công chức) làm việc tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã.
Bảng 2.2: Đánh giá của công chức về việc bố trí vị trí phù hợp với năng lực, sở trường công tác
TT
Nội dung
1 Phù hợp
2 Không không phù hợp
Tổng cộng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ phiếu khảo sát tháng 6/2021
Qua phỏng vấn cho thấy có 94 % trả lời là việc bố trí công tác phù hợp năng lực, sở trường. Điều đó cho thấy việc bố trí công chức chuyên môn tại
64
UBND cấp xã bảo đảm tính kịp thời, cơ bản đáp ứng yêu cầu công việc.
Thứ ba, chất lượng giải quyết TTHC được cải thiện rõ rệt.
Thông qua quy trình giải quyết TTHC tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã, các cá nhân, tổ chức tiết kiệm được thời gian với thời gian trước đây. Số lượng hồ sơ tăng lên đáng kể, tỷ lệ hồ sơ tồn đọng, trễ hẹn giảm đáng kể, điều này thể hiện vai trò tích cực của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã trong giải quyết TTHC tại cơ quan hành chính cấp cơ sở.
Tác giả cũng đó tìm hiểu về mức độ hài lòng của các cá nhân, tổ chức (50 đối tượng, đã được giải quyết TTHC tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã) đối với việc trả kết quả giải quyết TTHC theo Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã tại UBND cấp xã.
Bảng 2.3: Đánh giá của cá nhân, tổ chức về thời hạn giải quyết TTHC
TT Nội dung
1 Trước thời hạn
2 Đúng thời hạn
3 Quá hạn
Tổng cộng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ phiếu Khảo sát tháng 6/2021
Đa số người dân đều đánh giá rất cao về việc giải quyết hồ sơ trước thời hạn theo quy định với 40% và Đúng thời hạn chiếm 56%. Điều này thể hiện, thời gian giải quyết TTHC theo Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã đã được UBND cấp xã thực hiện rất tốt, bảo đảm giải quyết TTHC nhanh chóng, kịp thời, mang lại lợi ích thiết thực cho cá nhân, tổ chức.
Thứ tư, hầu hết các phòng làm việc của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã đều bố trí được địa điểm thuận lợi, khang trang, thoáng mát, có đủ bàn ghế để công dân ngồi chờ, có nội quy tiếp công dân, các TTHC được niêm yết một cách
65
công khai, nước uống, báo đọc, thông tin giải quyết hồ sơ,… đã góp phần nâng cao nhận thức của nhân dân. Từ đó, tăng cường sự giám sát của nhân dân đối với công chức trong quá trình giải quyết các TTHC.
Thứ năm, việc ứng dụng CNTT tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã.
Trong lĩnh vực CNTT, lãnh đạo tỉnh và lãnh đạo UBND cấp xã luôn xác định đẩy mạnh CCHC gắn liền với ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 (ISO) nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước làm nền tảng quan trọng để hướng đến xây dựng đô thị thông minh, hình thành chính quyền điện tử. Vì vậy, quá trình xây dựng chính quyền điện tử đã được lãnh đạo xã quan tâm và triển khai mạnh mẽ trong nhiều năm qua và đã mang lại nhiều kết quả nhất định.
Đến nay, tỉnh Thừa Thiên Huế có 100% UBND cấp xã đã có trang thông tin điện tử. Việc ứng dụng CNTT tại các Bộ phận Một cửa hiện đại đã dần đi vào ổn định góp phần tạo lập môi trường làm việc thuận tiện, văn minh, hiện đại. Cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh đã tích hợp phần mềm Một cửa trong giải quyết TTHC liên thông một.
Đến nay 152/152 xã, phường, thị trấn đang xây dựng hoặc tiếp tục áp dụng, duy trì, cải tiến, thực hiện công bố hoặc công bố lại Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp TCVN ISO 9001:2015.
2.3.2. Kết quả thực hiện tiếp nhận giải quyết hồ sơ (từ ngày 01/01/2020
đến ngày 31/12/2020)
Có 152/152 (100%) đơn vị đã thực hiện thiết lập quy trình TTHC, trong đó có: 69 đơn vị thiết lập 100% TTHC; 83 đơn vị thiết lập đúng từ 50% đến dưới 100% TTHC; Có 23.503/29.363 (80%) TTHC đã được thiết lập đúng theo “Thời gian” và “Quy trình: Tiếp nhận - Xử lý - Phê duyệt lãnh đạo và Trả kết quả” so với số TTHC đã thiết lập; có 23.503/30.822 (76,25%) số quy trình đã thiết lập đúng so với tổng số TTHC. Trong đó có: 10 đơn vị thiết lập đúng 100% số
TTHC, 132 đơn vị thiết lập quy trình đúng trên 50% đến dưới 100% số TTHC và 10 đơn vị thiết lập quy trình đúng dưới 50% số TTHC. Đồng thời đã công bố cung cấp Dịch vụ công mức độ 3 và mức độ 4 là 14.597/30.822 TTHC (tương ứng với 47,36% TTHC). (chi tiết theo Phụ lục 08).
Bình quân UBND cấp xã giao dịch 86 hồ sơ/tháng/đơn vị, có 75/152 UBND cấp xã (đạt tỷ lệ 49,34%) duy trì cập nhập thường xuyên hồ sơ trên phần mềm (có trên 70 hồ sơ/tháng); các xã trực thuộc huyện Phú Vang (16/20), Phú Lộc (12/18), thị xã Hương Thủy (7/12) có trên 60% số xã duy trì cập nhập thường xuyên hồ sơ trên phần mềm. Có 148.636 hồ sơ đã giải quyết trước và đúng hẹn (chiếm tỷ lệ 93,52%); 9.636 hồ sơ trễ hẹn (chiếm tỷ lệ 6,48%); 3.827 hồ sơ đang giải quyết và tồn đọng; có 426 hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, không có hồ sơ tiếp nhận qua dịch vụ Bưu chính công ích. (chi tiết theo Phụ lục
09).
Có 152/152 UBND cấp xã đã thực hiện số hóa 138.039 hồ sơ, tương ứng với 87% hồ sơ đã được số hóa. Trong đó có 127/152 UBND cấp xã thường xuyên thực hiện số hóa trên 50% hồ sơ tiếp nhận (huyện Nam Đông có 11/11 đơn vị, huyện Quảng Điền 11/11, thành phố Huế 26/27 đơn vị, huyện Phú Vang 19/20 đơn vị, huyện Phong Điền 15/16 đơn vị, huyện Phú Lộc 16/18 đơn vị, thị xã Hương Trà 10/16 đơn vị, huyện A Lưới 14/21 đơn vị và thị xã Hương Thủy 5/12 đơn vị). (chi tiết theo Phụ lục 10).
2.3.3 Nhược điểm
Thứ nhất, về công tác chỉ đạo, điều hành và xây dựng quy trình.
Công tác chỉ đạo của UBND cấp huyện và chuyên môn Phòng Nội vụ đối với UBND cấp xã chưa thường xuyên, quyết liệt, phương pháp chỉ đạo còn chung chung, thiếu tính cụ thể đối với xã, phường, thị trấn có những đặc trưng riêng như các phường trong khu vực nội thành, các xã bãi ngang, ven biển, các xã khu vực miền núi..., những phường, xã có số lượng lớn dân cư theo tôn giáo,... nên chưa phát hiện kịp thời những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện tổ
67
chức và hoạt động tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã của những địa phương này. Do đó, cần phải thay đổi phương pháp chỉ đạo điều hành phù hợp với đặc điểm của từng địa phương trong tỉnh để phát huy tốt những thế mạnh, có như vậy mới thực hiện thành công Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã.
Hoạt động xây dựng đề án và ban hành quy trình thực hiện tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện đại tại một số UBND cấp xã còn chậm, mang tính hình thức, chưa bảo đảm đúng quy định của cấp trên, nhiều đơn vị còn cứng nhắc dựa hoàn toàn vào quy trình, tài liệu từ các đơn vị làm thí điểm, không căn cứ vào đặc điểm địa phương nên khi thực hiện quy trình gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, điều đó ảnh hưởng khá lớn đến tính khả thi của việc thực hiện quy trình thủ tục giải quyết hồ sơ trên phần mềm và giấy.
Thứ hai, về công tác lựa chọn, bố trí sắp xếp, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức thực hiện tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã
Số lượng các địa phương bố trí công chức không đúng chuyên môn, nghiệp vụ, chưa bảo đảm tiêu chuẩn đạo đức, phẩm chất còn chiếm số lương tương đối. Công tác tập huấn đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã chưa có chương trình phù hợp yêu cầu, chủ yếu tập huấn lý thuyết về cải cách, phương pháp tập huấn chưa chú trọng nhiều đến kỹ năng cụ thể của đội ngũ này như: kỹ năng giao tiếp hành chính, kỹ năng xử lý những tình huống cụ thể... Chất lượng đào tạo, bồi dưỡng chưa cao và chưa có tổng kết rút kinh nghiệm sau khi đào tạo nên không đánh giá đúng thực chất năng lực, trình độ của công chức thực hiện tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã.
Quan sát kết quả đánh giá thực tiễn tại các địa phương cho thấy có 6% (Bảng 1.9) số công chức cho rằng việc bố trí công việc không đúng năng lực sở trường. Tỷ lệ này phản ánh một bộ phận nhỏ không bằng lòng của công chức về công tác bố trí sắp xếp nhân sự. Vậy nguyên nhân nhân dẫn đến sự không phự hợp năng lực làm việc do về công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã.
Khi tác giả phỏng vấn (50 công chức) về công tác đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ tại tại Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã cho thấy đại đa số công chức (chiếm trên 40%) đã trả lời là có trên 01 lần tham gia tập huấn về nghiệp vụ. Còn lại trả lời được tập huấn trên 2 lần (chiếm 58%), còn lại 2% không được tập huấn là do công chức mới tuyển dụng hoặc nghỉ chế độ hưởng BHXH, kết quả này thể hiện công tác bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, công chức thực hiện ở Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã còn khá khiêm tốn. Điều này hoàn toàn phù hợp với thực tế thực hiện công tác này tại UBND cấp xã của tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian qua.
Bảng 2.4: Đánh giá của công chức về công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn
TT Nội dung 1 0 lần 2 01 lần 3 02 lần 4 Trên 3 lần Tổng cộng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ Phiếu khảo sát tháng 6/2021 Thứ ba, về công tác tuyên truyền.
Tỉnh Thừa Thiên Huế đã quan tâm chú trọng đến công tác thông tin tuyên truyền bằng các hình thức Hội thi, báo viết, báo mạng, tập san và trên các trang truyền hình địa phương, truyền hình tỉnh giới thiệu về hoạt động và tổ chức của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã, những địa phương thực hiện tốt cơ chế này dần dần đã được nhân dân, các tổ chức, doanh nghiệp đón nhận hết sức tích cực.
Công tác tuyên truyền về tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã chưa được lãnh đạo UBND cấp xã quan tâm đúng mức. Hình thức tuyên truyền chưa phong phú, chủ yếu tuyên truyền chung về CCHC, số lượng
các buổi tuyên truyền chuyên sâu về hoạt động của Bộ phận Một cửa chiếm tỷ lệ khiêm tốn. Còn một số địa phương niêm yết công khai TTHC, lệ phí.. mang tính hình thức, đối phó, niêm yết ở những vị trí không thuận tiện cho việc theo dõi của nhân dân.
Khi hỏi về thủ tục công khai niêm yết (50 đối tượng) người dân cho rằng vị trí công khai TTHC chưa khoa học, niêm yết quá cao, chữ nhỏ khó nhìn thấy, khó khăn khi tìm hiểu, chiếm 20%. Do đó, lãnh đạo UBND cấp xã cần phải tăng cường công tác kiểm tra cách thức hoạt động, bố trí niêm yết TTHC ở vị trí thích hợp, phát huy tối đa ưu điểm của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã.
Bảng 2.5: Đánh giá của người dân về công tác công khai TTHC
TT Nội dung
1 Dễ nhìn, dễ đọc
2 Khó nhìn, khó đọc
Tổng cộng
Nguồn: Tác giả tổng hợp từ Phiếu khảo sát tháng 6/2021
Thứ tư, cơ sở vật chất còn một số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu khi
thực hiện tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã. Số lượng phường, xã có phòng làm việc cho Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã được cải tạo từ Bộ phận Một cửa củ sang bộ phận Một cửa hiện đại nên chưa đáp ứng được yêu cầu. Việc trang bị máy tính chưa đồng bộ, một số địa phương tận dụng lại máy củ, tiến độ triển khai ứng dụng các phần mềm tin học còn chậm, việc tham mưu giải pháp trang bị phần mềm còn lúng túng, phân tán, chưa hiệu quả nên có phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Phòng làm việc chật hẹp, không thoáng mát, thiếu ghế ngồi chờ, sắp xếp không gọn gàng, đồ đạc không ngăn nắp. Trong thời gian sắp đến, lãnh đạo UBND cấp xã quan tâm đến đầu tư cơ sở vật chất, nâng cấp, cải tạo, sắp xếp lại
phòng làm việc để đáp ứng yêu cầu thực hiện Bộ phận Một cửa hiện đại cấp xã,