2.3.1 Khái niệm
Khoản phải trả cho người bán là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch mua chịu về vật tư, thiết bị, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ,… của nhà cung cấp mà doanh nghiệp phải thanh toán.
Phải trả cho người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ và người bán là đơn vị độc lập với người mua.
2.3.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ để kế toán làm căn cứ ghi vào sổ là các hóa đơn GTGT hợp lệ. Ngoài ra còn có các chứng từ khác như hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo nợ, biên bản cấn trừ công nợ, hóa đơn điều chỉnh giảm giá, hóa đơn trả lại hàng, …
Kế toán sử dụng tài khoản 331 – Phải trả cho người bán để phản ánh tình hình thanh
toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp. Kết cấu tài khoản 331 như sau: Bên nợ:
Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Số tiền ứng trước cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho hàng hóa, dịch vụ
Giá trị vật tư hàng hóa bị thiếu hụt, kém chất lượng khi kiểm nhận và trả lại cho người bán
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam)
Bên có:
Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá trị thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức
Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam)
Tài khoản 331 có thể có số dư bên nợ. Số dư bên nợ phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn.
2.3.3 Cách thức hạch toán
Sơ đồ 2.5: Kế toán phải trả người bán
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)