Định kỳ hàng tháng, kế toán công nợ sẽ trích xuất số liệu từ phần mềm kế toán và gửi cho bộ phận thu mua (qua email). Bộ phận thu mua đối chiếu, so sánh với số liệu tự theo dõi, nếu số liệu không khớp thì phản hồi lại cho kế toán công nợ, kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu lại với chứng từ.
Định kỳ hàng năm, vào ngày 31/12, kế toán công nợ sẽ chốt số liệu trên phần mềm. Dựa vào biên bản đối chiếu công nợ do người bán cung cấp mà kiểm tra lại số liệu trên sổ sách kế toán. Nếu số liệu không khớp thì kế toán sẽ phản hồi lại cho bên bán để cùng kiểm tra. Sau khi kiểm tra lại với chứng từ thì tiến hành điều chỉnh lại số liệu cho khớp giữa bên bán và bên mua. Riêng đối với các nhà cung cấp ở nước ngoài thì biên bản đối chiếu công nợ sẽ được gửi qua email.
Kết luận chương 3: Qua các ví dụ trên, khóa luận đã trình bày được cách thức hạch toán cũng như bộ chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ mà Công ty TNHH Y Phục Vi Na sử dụng phản ánh kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp. Từ đó góp phần nêu ra những nhận xét kiến nghị ở chương 4.
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Dựa vào những thông tin chung về công ty được trình bày ở chương 1, cũng như cơ sở lý luận được trình bày ở chương 2, kết hợp với thực trạng công tác kế toán phải thu của khách hàng phải trả cho người bán được trình bày ở chương 3, chương 4 sẽ tổng hợp và trình bày về ý kiến và nhận xét đồng thời đưa ra kiến nghị để hoàn thiện hơn công tác kế toán phải thu của khách hàng phải trả cho người bán tại công ty.