Hình 12.1. Ma trận trách nhiệm dự án
Trách nhiệm nhân sự được phân bổ theo sơ đồ WBS như sau:
Công việc A: Thiết kế và trang trí
- Nhân sự chịu trách nhiệm: Quyết và Kiệt - Thời gian thực hiện: 8 tuần
Công việc B: Trang bị phương tiện - Nhân sự thực hiện: Quyết và Hải - Thời gian thực hiện: 3 tuần
Công việc C: Đề xuất thực đơn - Nhân sự thực hiện: Mi và Ánh - Thời gian thực hiện: 6 tuần
Công việc D: Đăng kí và nhận giấy phép kinh doanh (Sau khi hoàn thành công việc A)
- Nhân sự thực hiện: Đạt - Thời gian thực hiện: 12 tuần
Công việc E: Xây dựng nguồn nhân lực (Sau khi hoàn thành công việc B và C)
- Nhân sự thực hiện: Mi, Ánh, Quyết và Hải - Thời gian thực hiện: 4 tuần
Công việc F: Thử nghiệm (Sau khi hoàn thành công việc E) - Nhân sự thực hiện: Mi, Ánh, Quyết, Kiệt và Hải - Thời gian thực hiện: 3 tuần
Công việc G: Khai trương (Sau khi hoàn thành công việc F và D) - Nhân sự thực hiện: Mi, Ánh, Quyết, Kiệt, Hải và Đạt
KẾT LUẬN PHẦN A Bài học kinh nghiệm:
• Cần loại bỏ tư tưởng chủ quan khi dự án vừa mới bắt dầu dẫn đến thời gian thực hiện dự án bị bỏ phí một cách đáng tiếc và có thể làm dự án thất bại hoặc trễ tiến độ.
• Khi ước tính thời gian hoàn thành công việc còn chưa tính đến việc trình độ và chuyên môn của các thành viên là khác nhau dẫn đến thời gian hoàn thành công việc sẽ khác nhau.
• Cần chia công việc thành các task càng nhỏ càng tốt vì như vậy sẽ giúp các thành viên dễ dàng thực hiện, tiến độ của dự án sẽ được cập nhật tốt hơn. • Mặc dù mỗi thành viên không thể liên tục có mặt để theo dõi dự án, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng trao đổi thông tin qua mạng nhưng không nên quá lạm dụng nó, làm giảm sự gắn kết giữa các thành viên. Vì vậy cần có nhiều hơn nữa các cuộc họp nhóm và làm việc nhóm để mọi người có thể cùng tham gia giải quyết vấn đề.
Đánh giá
Qua Project Charter ta có thể nhìn nhận ở một vài mặt dự án có rất nhiều vấn đề cần giải quyết như: cách ước lượng thời gian công việc, cách quản lý thời gian chưa hợp lý và hiệu quả, vẫn còn rất nhiều thời gian rãnh rỗi, trong khi một số việc lại trễ tiến độ...
Cách thức ứng phó và thích nghi với các thay đổi yêu cầu cũng là một vấn đề, chúng ta đã phải thực hiện rất nhiều thay đổi để thỏa mãn yêu cầu của người dùng, điều đó có nghĩa là giai đoạn phân tích và lấy yêu cầu còn phải đáp ứng tốt.
Kết luận
Bằng việc áp dụng các mô hình và các phương pháp quản lý một cách khoa học, chúng ta đã hạn chế các rủi ro xảy ra trong quá trình quản lý một dự án
kinh doanh và sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên: nhân lực, thiết bị, cơ sở vật chất.
Tuy vậy việc quản lý thời gian và phạm vi của dự án (một trong hai khâu quan trọng nhất) là những việc không dễ dàng đối với các nhả quản lý nhóm, nó không chỉ là những dự đoán, những tính toán thống kê lý thuyết đơn thuần mà nó còn phụ thuộc phần lớn vào kinh nghiệm và khả năng quản lý của người lãnh đạo.
Việc tạo dựng Hiến chương cho một dự án đã tạo rất nhiều thuận lợi cho việc thực hiện dự án đó, hơn nữa, những công việc và thông tin được trình bày một cách rõ ràng đầy đủ sẽ giúp quá trình thực hiện dự án trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, Hiến chương giúp nhà quản lý dự án nhận ra các vấn đề và sai sót nhanh hơn, từ đó ban quản lý dự án có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và kịp thời hơn.
PHẦN B: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN