I. LÝ THUYẾT QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
1. NHỮNG KHÁI NIỆM TRONG QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÁC YẾU
TỐ ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN.
Quản lý dự án là một quy trình xuyên suốt từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát cho đến kết thúc dự án bằng cách đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu cụ thể, với những mốc thời gian rõ ràng.
Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để kết thúc một giao dịch kinh doanh hoặc một dự án công việc. Có 2 loại chi phí dự án đó là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí chi trả:
Các cá nhân làm việc trong dự án – tức là nhân viên công ty hoặc các agency, freelancer.
Thiết bị – công cụ và máy móc hỗ trợ nhân viên sử dụng để hoàn thành dự án
Nhiệm vụ quản lý dự án – nghĩa là tất cả các nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành dự án trước một thời gian nhất định và theo các yêu cầu cụ thể
Nhiệm vụ kỹ thuật (nếu cần) – tức là tất cả công việc nghiên cứu, thiết kế và lắp đặt thiết bị được thực hiện để hoàn thành dự án
Vận chuyển (nếu có) – tức là giá cước tùy chỉnh, đưa thành phẩm đến nhà bán lẻ,…
Chi phí gián tiếp bao gồm:
Chi phí hoạt động chung, tức là tiền thuê văn phòng, điện nước, bảo hiểm, thiết bị văn phòng, tài nguyên,…
Mức lương tăng hàng năm của nhân viên, thưởng lễ, tết,…
Các công cụ công nghệ hỗ trợ làm việc hiệu quả
Các yếu tố đầu vào của quá trình Quản lý chi phí dự án:
Kế hoạch quản lý dự án Điều lệ dự án
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp Nội dung quy trình tổ chức
Các yếu tố đầu ra của quá trình Quản lý chi phí dự án:
Đường cơ sở hiệu suất chi phí Yêu cầu ngân sách dự án Cập nhật tài liệu dự án
2. MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA VIỆC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN, QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN NHƯ THẾ NÀO LÀ HIỆU QUẢ.
Mục đích của quản lý chi phí dự án là xử lý các chi phí trực tiếp và gián tiếp, kiểm soát chúng trong phạm vi ngân sách của dự án.
Khi đó ta sẽ xuất hiện một khái niệm mới về Quản lý chi phí dự án (PCM) được hiểu là quá trình ước tính, kiểm soát, xử lý và phân bổ ngân sách của một doanh nghiệp sao cho không vượt quá chi phí dự án giới hạn cho phép.
Vai trò hay là những tác động tích cực của việc quản lý chi phí dự án phù hợp bắt nguồn từ các mục tiêu chính của quản lý chi phí, bao gồm:
Phân phối dự án theo các tiêu chí giá trị được thiết lập khi bắt đầu dự án.
Giám sát và ghi lại tất cả các giao dịch, thanh toán và các thay đổi liên quan đến dự án.
Nỗ lực giảm chi phí kinh doanh tổng thể.
Để quản lý chi phí dự án hiệu quả, nhà quản lý cần có phương pháp quản lý, lập kế hoạch quản lý chi phí một cách cụ thể và chi tiết. Đi cùng với đó là các yếu tố sau đây:
Thứ nhất, sử dụng phần mềm để quản lý chi phí dự án và hạn chế thất thoát chi phí.
Sử dụng phần mềm quản lý dự án bên cạnh mục đích cải thiện hiệu quả quản lý, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch về cả thời gian, nguồn lực và ngân sách thì phần mềm còn giảm tải gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý mang đến bức tranh tổng thể về chuyển động dòng tiền ra vào doanh nghiệp trên một nền tảng chung trực tuyến. Phần mềm quản lý chi phí dự án sẽ quản lý, lưu vết, lưu trữ phiếu thu chi tính cả những khoản chi tiêu nội bộ nhỏ nhất, cập nhật tức thời biến động dòng tiền, hiện trạng kinh phí cho từng dự án theo thời gian thực để điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý, tối ưu ngân sách.
Ví dụ: Phần mềm FastWork Project cho phép nhà quản lý tạo nhanh các phiếu thu, phiếu chi trên từng dự án. Bên cạnh đó là xuất danh sách phiếu thu chi, theo dõi nhanh ngân sách, tổng thu/chi từng dự án hoặc nhiều dự án.
Thứ hai, quản lý nguồn ngân sách và quy mô dự án.
Xác định chi phí quản lý dự án, chi phí cho phần mềm quản lý dự án và tất cả các quyết định liên quan đến dự án của nên được điều chỉnh bởi ngân sách dự án ước tính. Trường hợp với tổng chi phí dự án không vượt quá ngân sách, tại đó có thể kết luận rằng việc quản lý chi phí dự án của đã thành công.
Thứ ba, hiện nay thấy có 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án chính cụ thể như sau:
Tăng dần: nếu theo hướng này nên thực hiện theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ của mình trong một dự án và hiểu được thời gian thực tế mà sẽ cần để hoàn thành các nhiệm vụ đã nói trong tương lai.
Dựa trên hoạt động: cần phải thực hiện tính toán doanh thu lý tưởng của mình, xem xét có bao nhiêu dự án và mức giá cần thực hiện trong năm để đạt được doanh thu nói trên và xác định ngân sách của từng dự án riêng lẻ.
Đề xuất các giá trị: cần thêm các mục vào ngân sách của dự án dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho dự án.
Dựa trên số không: kỹ thuật quản lý ngân sách này tương tự như đề xuất giá trị và sự khác biệt là hạng mục đó phải hợp lý và được chứng minh hữu ích cho mỗi giai đoạn kinh doanh mới, chứ không chỉ cho một dự án.