1.1.3.1. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương.
Tổ chức thu thập, ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, thời gian, kết quả lao động theo từng NLĐ, từng đơn vị lao động. Để thực hiện nhiệm vụ này, DN cần nghiên cứu, vận dụng hệ thống chứng từ KTTL do Nhà nước ban hành trên tinh thần phù hợp với yêu cầu quản lý và trả lương cho từng loại lao động ở DN.
Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lương và CKTTL theo đúng chế độ Nhà nước, phù hợp với các quy định quản lý của DN. Tuân thủ trích nộp BHXH; BHYT; BHTN; BHTNLĐ, BNN; KPCĐ đúng chế độ quy định.
13 Theo Nghị định quy định chi tiết về tài chính công đoàn số 191/2013/NĐ-CP ban hành ngày 21/11/2013.
Thường xuyên cũng như định kỳ tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và chỉ tiêu quỹ lương, lập các báo cáo về lao động, tiền lương nhằm cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao động, tiền lương.
1.1.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng.
- Mẫu số 01a- LĐTL “Bảng chấm công”: Đây là chứng từ dùng làm cơ sở để trả lương cho từng CNV theo thời gian làm việc thực tế. (Phụ lục 1 – Trang 65)
- Mẫu số 01b – LĐTL “Bảng chấm công làm thêm giờ”: Dùng để làm cơ sở hạch toán thời gian làm việc của cán bộ CNV ngoài giờ quy định. (Phụ lục 2 – Trang 66)
- Mẫu số 04 – LĐTL: Giấy đi đường. (Phụ lục 3 – Trang 67)
- Mẫu số 05 – LĐTL “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”
(Phụ lục 4 – Trang 69)
- Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. (Phụ lục 5 – Trang 70)
ứng…
Ngoài ra còn một số chứng từ khác như: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm
1.1.3.3. Tài khoản sử dụng. 14
• TK 334 – Phải trả người lao động
14 Theo Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014
TK 334 – Phải trả người lao động
Các khoản tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản đã trả, đã ứng cho NLĐ khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho NLĐ;
Các khoản khấu trừ vào lương của NLĐ.
Các khoản tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải chi, phải trả cho NLĐ.
SDCK: Phần chênh lệch giữa các khoản
tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả lớn hơn số tiền phải trả cho người lao động
SDCK: Các khoản tiền lương, tiền
thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác còn phải chi, phải trả cho NLĐ.
Sơ đồ 1.1: Kết cấu TK 334 – Phải trả người lao động
TK 334 – Phải trả người lao động có hai TK cấp 2:
- TK 3341 – Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của DN về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV.
- TK 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho NLĐ khác ngoài CNV của DN về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của NLĐ.
TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Kết chuyển giá trị TST vào các TK liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
KPCĐ chi tại đơn vị;
Số BHXH; BHYT; BHTN; BHTNLĐ, BNN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH; BHYT; BHTN và KPCĐ;
Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê TS;
Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính;
Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị còn lại (giá trị hợp lý) của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính (thuê hoạt động) ghi giảm chi phí SXKD;
Các khoản đã trả và đã nộp khác
Giá trị TST chờ xử lý (chưa xác định nguyên nhân); Giá trị TST phải trả cho cá nhân, tập thể theo quyết định ghi trong biên bản xử lý (xác minh được nguyên nhân);
Trích BHXH; BHYT; BHTN; BHTNLĐ, BNN; KPCĐ vào chi phí SXKD hoặc khấu trừ vào lương của CNV;
Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện, nước, ở tập thể;
Số BHXH đã chi trả cho CNV khi được cơ quan BHXH thanh toán;
Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ;
Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay;
Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị còn lại (giá trị hợp lý) của TSCĐ bán và thuê lại ở giao dịch thuê tài chính (thuê hoạt động). Vật tư, hàng hóa vay, mượn, các khoản nhận vốn góp hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân;
Các khoản thu hộ đơn vị khác phải trả lại; Các khoản phải trả khác;
SDCK
Phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi trả CNV chưa được thanh toán và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù
SDCK
BHXH; BHYT; BHTN; BHTNLĐ, BNN; KPCĐ đã trích chưa nộp cơ quan quản lý hoặc KPCĐ được để lại cho đơn vị chưa chi hết.
Giá trị TST chờ giải quyết.
Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán.
Theo Điều 20, Thông tư 177/2015/TT-BTC, TK 338 được bổ sung nội dung phản ánh phí bảo hiểm tiền gửi phải thu của các tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi chờ kết chuyển của bảo hiểm tiền gửi Việt Nam15. Theo đó:
- Bên Nợ: kết chuyển số phí bảo hiểm tiền gửi phải thu phát sinh trong kỳ ghi tăng quỹ dự phòng nghiệp vụ.
- Bên Có: Phí bảo hiểm tiền gửi phải thu phát sinh trong kỳ chờ kết chuyển.
TK 338 – Phải trả, phải nộp khác có 8 TK cấp 2:
- TK 3381 – TST chờ giải quyết: Phản ánh giá trị TST chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ quyết định xử lý của các cấp có thẩm quyền.
- TK 3382 – KPCĐ: Phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị. - TK 3383 – BHXH: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH ở đơn vị. - TK 3384 – BHYT: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT ở đơn vị.
- TK 3385 – Phí Bảo hiểm tiền gửi chờ kết chuyển: Phản ánh số phí bảo hiểm tiền gửi phải thu phát sinh trong kỳ chờ kết chuyển để ghi tăng quỹ dự phòng nghiệp vụ theo quy định. Tài khoản này chỉ sử dụng tại trụ sở chính.
- TK 3386 – BHTN: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHTN ở đơn vị. - TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện có 2 TK cấp 3:
+ TK 33871 – Doanh thu tiền lãi nhận trước: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu tiền lãi nhận trước khi gửi tiền có kỳ hạn, mua trái phiếu, tín phiếu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác của bảo hiểm tiền gửi Việt Nam trong kỳ kế toán. TK này chỉ sử dụng tại Trụ sở chính.
+ TK 33878 – Doanh thu nhận trước khác: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chưa thực hiện khác ngoài tiền lãi nhận trước của đơn vị trong kỳ kế toán như: Số tiền của khách hàng đã trả trước cho một hoặc nhiều kỳ kế toán về cho thuê TS và các khoản doanh thu chưa thực hiện khác.
15 Theo Điều 20, Thông tư 177/2015/TT-BTC về chế độ kế toán áp dụng đối với bảo hiểm tiền gửi Việt Nam ban hành ngày 12/11/2015
- TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các TK khác từ TK 3381 đến TK 3387.
1.1.3.4. Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
• Tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ theo quy định
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Nợ các TK chi phí 622, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả NLĐ (3341, 3348). • Tiền thưởng trả cho CNV
- Khi xác định số tiền thưởng trả cho CNV từ quỹ khen thưởng: Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531)
Có TK 334 – Phải trả NLĐ (3341) - Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ (3341) Có TK 111, 112…
• BHXH phải trả cho NLĐ
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Có TK 334 – Phải trả NLĐ (3341)
• Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho NLĐ
Nợ TK 622, 627, 641, 642
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (trường hợp DN có trích trước tiền lương nghỉ phép)
• Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập khác của NLĐ
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ (3341, 3348) Có TK 141 – Tạm ứng
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Có TK 138 – Phải thu khác
• Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của NLĐ (phần DN phải nộp Nhà nước)
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ (3341, 3348)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335) • Ứng trước hoặc thực trả tiền lương cho NLĐ của DN
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ (3341, 3348) Có TK 111, 112…
• Xác định và thanh toán các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền xăng…
- Khi xác định được số phải trả cho NLĐ Nợ TK 622, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả NLĐ (3341, 3348) - Khi chi trả cho NLĐ
Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ (3341, 3348) Có TK 111, 112…
• Khi trích BHXH; BHYT; BHTN; BHTNLĐ, BNN; KPCĐ
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642 (Số tính vào chi phí SXKD) Nợ TK 334 – Phải trả NLĐ (Số trừ vào lương NLĐ)
• Khi nộp BHXH; BHYT; BHTN; BHTNLĐ, BNN; KPCĐ
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386, 3388) Có TK 111, 112…
• BHXH phải trả cho CNV khi nghỉ ốm đau, thai sản…
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Có TK 334 – Phải trả NLĐ • Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382) Có TK 111, 112…
• KPCĐ chi vượt được cấp bù, khi nhận được tiền
Nợ TK 111, 112…
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382)