2.2 Hoạt động quản trị phõn phối
Chớnh sỏch phõn phối dựa trờn đặc điểm ngành hàng và chiến lược kinh doanh của Xớ nghiệp.
Đặc điểm ngành hàng là một trong những căn cứ cơ bản để thiết lập kờnh phõn phối. Như đó phõn tớch ở trờn, đối với sản phẩm xăng dầu, Gas, cơ khớ khỏch hàng đặc biệt quan tõm đến sự an toàn của sản phẩm vỡ vậy cỏc kờnh phõn phối, cỏch thức phõn phối phải tạo được lũng tin của khỏch hàng đối với sản phẩm này. Ngoài ra, trong tổ chức kờnh phõn phối của cỏc doanh nghiệp cần phải chỳ ý tới tớnh hoàn hảo, đồng bộ của dịch vụ và đảm bảo văn minh thương nghiệp.
Đặc điểm kinh doanh xăng dầu, dầu mỡ nhờn, Gas và cỏc phụ kiện là tớnh liờn tục, đặc biệt là cỏc khỏch hàng cụng nghiệp. Đõy cũng là ngành hàng Kinh tế kỹ thuật, do đú yờu cầu về kỹ thuật là khỏ lớn. Vấn đề kết hợp giữa đặc trưng ngành hàng kinh doanh với chiến lược phỏt triển của Xớ nghiệp để xõy dựng một hệ thống phõn phối hiệu quả, tiết kiệm chi phớ hợp lý, giảm thiểu hao hụt trong vận chuyển luụn được ban lónh đạo Xớ nghiệp quan tõm.
Thiết kế, quản lý hệ thống kờnh phõn phối xuất phỏt từ kết quả nghiờn cứu thị trường và năng lực của Xớ nghiệp
Kinh doanh theo quan điểm Marketing hiện đại nghĩa là doanh nghiệp khụng bỏn những gỡ mỡnh cú mà phải bỏn cỏi thị trường cần. Xuất phỏt từ đặc điểm tiờu dựng, khỏch hàng của Xớ nghiệp được chia thành hai nhúm cơ bản: khỏch hàng cụng nghiệp và khỏch hàng dõn dụng. Với mỗi nhúm khỏch hàng Xớ nghiệp đưa ra những cỏch thức thoả món phự hợp trờn cơ sở đó nghiờn cứu nhu cầu của từng đối tượng, trong đú lựa chọn điều phối hàng hoỏ vào kờnh phõn phối cũng là một cụng cụ đắc lực.
Kờnh phõn phối cú khả năng tự thớch ứng với sự thay đổi của mụi trường
Sự linh hoạt của kờnh phõn phối thể hiện ở khả năng thớch ứng với những thay đổi của mụi trường kinh doanh, cũng như sự linh hoạt trong thực thi cỏc chớnh sỏch của Xớ nghiệp, định hướng của Nhà nước và nắm bắt được thụng tin chớnh sỏch của đối thủ cạnh tranh, khụng quỏ bị động trước những thay đổi này sẽ dẫn đễn bất lợi trong cạnh tranh phõn phối sản phẩm.
2.2.2 Cụng tỏc xõy dựng chương trỡnh kế hoạch phõn phối
Cụng tỏc nghiờn cứu thị trường
Trước đõy khi Nhà nước cũn thực hiện cơ chế kế hoạch hoỏ bao cấp thỡ Xớ nghiệp cũng như khỏ nhiều doanh nghiệp Nhà nước khỏc ớt quan tõm tới việc nghiờn cứu thị trường và dự bỏo thị trường, vỡ khi đú mọi kế hoạch sản xuất tiờu thụ đều do sự chỉ đạo của Nhà nước do đú kinh doanh thụ động, hiệu quả chưa cao. Từ khi chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường cú sự quản lý của
Nhà nước thỡ mọi doanh nghiệp đều phải quan tõm vấn đề này để đề ra cỏc phương ỏn phự hợp với thực tiễn, cú như vậy thỡ doanh nghiệp mới tồn tại và phỏt triển được
Thời gian qua, Xớ nghiệp cũng đó cử cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc thị trường, nghiờn cứu biến động và dự bỏo xu hướng thị trường. Mặt khỏc để xem xột tỡnh hỡnh thực tế ban Giỏm đốc cũng giành thời gian đến cỏc địa bàn kiểm tra, đụn đốc, thu thập thụng tin và nghiờn cứu phục vụ cho cụng tỏc lónh đạo. Bờn cạnh đú cỏc cỏn bộ phũng kinh doanh cũn định kỳ kiểm kờ số lượng, giỏm sỏt chất lượng, thỏi độ phục vụ của nhõn viờn tại cỏc Cửa hàng bỏn lẻ xăng dầu, đại lý để kịp thời chỉ ra sai sút và yờu cầu sửa chữa, khụng làm ảnh hưởng đến uy tớn của Xớ nghiệp cũng như thương hiệu Petrolimex.
Kế hoạch bỏn hàng
Xớ nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khớ khai thỏc theo nhu cầu phỏt sinh của thị trường (khỏch mua đi đường tại cỏc cửa hàng trực thuộc), cỏc hợp đồng, đơn đặt hàng. Lượng xăng dầu tiờu thụ trờn cơ sở theo hợp đồng chủ yếu là cỏc đơn vị vũ trang, cỏc cơ quan hành chớnh sự nghiệp, cỏc doanh nghiệp quốc doanh, một số doanh nghiệp ngoài quốc doanh và cỏc đại lý bỏn buụn, bỏn lẻ. Nhỡn chung Xớ nghiệp đó căn cứ vào cỏc đơn đặt hàng, hợp đồng tiờu thụ để lờn được chương trỡnh kế hoạch bỏn hàng một cỏch cụ thể chi tiết. Chương trỡnh bỏn hàng khụng chỉ đề ra cỏc mục tiờu cần đạt được mà cũn xỏc định trỡnh tự, tổ chức cỏc điều kiện để thực hiện mục tiờu đặt ra. Trong những năm qua, đối với việc đỏp ứng cỏc đơn đặt hàng, hợp đồng tiờu thụ xăng dầu được Xớ nghiệp thực hiện tương đối tốt về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Để thực hiện tốt điều này, bộ phận kế hoạch của Xớ nghiệp đó nghiờn cứu và cõn đối cỏc đơn hàng để xõy dựng một kế hoạch tổng thể nhằm trỏnh chồng chộo, giao hàng đỳng thời gian, số lượng, chất lượng chủng loại, cơ cấu mặt hàng.
Tuy nhiờn cũng cú thời gian Xớ nghiệp chưa đỏp ứng được 100% nhu cầu kế hoạch do cỏc nguyờn nhõn khỏch quan như: mất điện, tạm đỡnh chỉ để kiểm kờ thực hiện chớnh sỏch giỏ mới hoặc tạm ngừng cung cấp do khỏch hàng cú cụng nợ lớn…
Kế hoạch xỏc định chi phớ
Xớ nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khớ là đơn vị hạch toỏn phụ thuộc Cụng ty xăng dầu khu vực khu vực I, thực hiện chế độ hạch toỏn toàn ngành. Kế hoạch chi phớ kinh doanh hàng năm được Xớ nghiệp quan tõm và xõy dựng từng định mức chi cụ thể. Cụng ty căn cứ vào kế hoạch của đơn vị và tỡnh hỡnh hoạt động thực thế toàn ngành và khu vực để phờ duyệt kế hoạch năm. Xớ nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khớ căn cứ vào đú để hạch toỏn chi phớ kinh doanh theo đỳng quy định nhằm mục tiờu tiết kiệm chi phớ hợp lý, nhất là cỏc chi phớ hao hụt (do đặc trưng sản phẩm xăng dầu: hao hụt trong khõu vận chuyển và khi nhiệt độ mụi trường thay đổi, nhiệt độ tiờu chuẩn được tớnh là 15oC).
2.2.3 Chớnh sỏch phõn phối