2.1.3.1. Đặc điểm của hoạt động bán hàng
Công ty cổ phần Vina Sen đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng iPOS. Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS được thiết kế mở, giúp nhà quản lý có thể thay đổi các chức năng, phân quyền nhân viên, cài đặt, thêm bớt món, thay đổi thực đơn.. ..chuyển chỗ cho khách, tách bàn, ghép bàn.. .tách hóa đơn, đặt cỗ, đặt món và nhiều tính năng khác. Với một thao tác đóng sau khi gọi món, tất cả các món ăn khách đặt được in ngay vào máy in bếp, các món ăn được chế biến và phục vụ ngay cho khách, giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực, giúp nâng cao chất
46
lượng phục vụ và hình ảnh, độ chuyên nghiệp của nhà hàng.
Truy cập qua internet, SMS ∣PO≡.VN Máy in bếp 2 Máy in bếp 1 IPOS.VN M M W ∣PO≡VN Quản lý từ xa Quản lý từ xa qua máy tính bảng Điểm 3 Điểm 2 Điểm 1
Mô HlNH QUẢN LÝ CHUỖI NHA HANG IPOS KHU BẾP
TĂNG, KHU 2,3...
TANG, KHU 1
POS thu ngân
Trụ sở chính
2.1.3.2. Thông tin về khách hàng, nhà cung cấp
Hệ thống khách hàng của Công ty cổ phần Vina Sen rất đa dạng và phong phú, khách hàng chủ yếu như Tổng công ty bảo hiểm PVI, Công ty luật TNHH S&B, Tổng công ty điện lực dầu khí, Bộ Công An, Cục Đăng Kiểm Việt Nam....
Những nhà cung cấp hàng hóa chủ yếu cho công ty là: Công ty TNHH MTV Hiền Dũng, Công ty TNHH Quang Trung Thủy, Công ty cổ phần thực phẩm Truyền Thống Việt... Các cá nhân, hợp tác xã như Đặng Thị Lê, Trang trại dê sạch Quang Khoa, Nguyễn Thị Hoài.
2.1.3.3. Phương thức bán hàng và thanh toán
- Phương thức bán hàng: Bán lẻ, cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách hàng hoặc các tổ chức kinh tế khác.
Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3
LOẠI 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN
711 Tiền mặt
1111 Tiền mặt VNĐ
712 Tiền gửi ngân hang
1121 Tài khoản Ngân hàng Techcombank 1122 Tài khoản Ngân hàng BIDV
756 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
47
- Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Tùy theo giá trị của hóa đơn để lựa chọn phương thức thanh toán theo quy định của pháp luật.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán
2.1.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán công ty bao gồm: 01 kế toán trưởng, 01 kê toán tổng hợp, 01 kế
toán viên và 01 thủ quỹ. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán Công ty cổ phần Vina Sen.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán Công ty cổ phần Vina Sen
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần Vina Sen) Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán trưởng: Xây dựng chính sách tài chính, tổ chức kế toán, thống nhất hệ thống tài khoản, chế độ kế toán áp dụng, hạch toán kế toán, phân công công việc trong nội bỗ phòng kế toán, báo cáo tình hình kinh doanh định kỳ cho lãnh đạo.
Kế toán tổng hợp: Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi. Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ, in sổ kế toán, lập các loại báo cáo.
Kế toán viên: Thực hiện các công việc: kế toán hàng tồn kho, kế toán công nợ, kế toán thanh toán, kế toán tiền, kế toán tài sản cố định.
Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi tiền mặt đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ. Kiểm đếm, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của công ty.
48
2.1.4.2. Hệ thống kế toán Công ty cổ phần Vina Sen
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Niên độ kế toán: theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Đồng tiền sử dụng hạch toán: đồng Việt Nam.
Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung. Phương pháp tính VAT: phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng nhập kho: xác định theo giá gốc lúc mua vào. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: phương pháp đường thẳng.
❖ Hệ thống chứng từ
Công ty cổ phần Vina Sen áp dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành năm 2014 của Bộ tài chính gồm chứng từ về lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định.
❖ Hệ thống tài khoản
1562 Chi phí thu mua hàng hóa
LOẠI 5: DOANH THU
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hóa SD1 5112 Doanh thu bán hàng hóa SD2 5113 Doanh thu bán hàng hóa SD3 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá
5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư 5118 Doanh thu khác
-515 Doanh thu hoạt động tài chính
LOẠI 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
^632 Giá vốn hàng bán 63211 Giá vốn hàng bán SD1 63221 Giá vốn hàng bán SD2 63231 Giá vốn hàng bán SD3 63212 Giá vốn sản xuất SD1 63222 Giá vốn sản xuất SD2 63232 Giá vốn sản xuất SD3
^642 Chi phí quản lý kinh doanh
6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý
6423 Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ
6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí thuê nhà
6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài
627 Chi phí sản xuất chung
6271 Chi phí sản xuất chung SD1 6272 Chi phí sản xuất chung SD2 6273 Chi phí sản xuất chung SD3 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 \
--- (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí bằng tiền khác
---/ \---
(Nguôn: Phòng kê toán - Công ty cô phần Vina Sen)
❖Hệ thống sô sách
Căn cứ vào quy mô công ty và đặc điểm kinh doanh, Công ty cổ phần Vina Sen sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày ---► Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra *---►
51
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiều khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Để tăng năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí, Công ty cổ phần Vina Sen sử dụng phần mềm kế toán Misa 2017 để hỗ trợ trong công việc kế toán.
Dưới đây là giao diện phần mềm kế toán Misa 2017:
52
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
---► Nhập số liệu hàng ngày
► In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
4...► Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty cổ phần Vina Sen)
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
53
❖ Hệ thống báo cáo
Công ty cổ phần Vina Sen áp dụng hai hệ thống báo cáo: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Hệ thống báo cáo tài chính: công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính năm ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Hệ thống báo cáo tài chính năm gồm:
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01 - DN); (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02 - DN); - Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09 - DN); - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 09 - DN).
Hệ thống báo cáo quản trị: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từng mặt hàng, Báo cáo công nợ, Báo cáo tính hình biến động hàng tồn kho.
2.1.4.3. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán
❖ Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán
Quy trình mua hàng - thanh toán của Công ty cổ phần Vina Sen được tóm tắt qua sơ đồ sau.
Sơ đồ 2.5: Quy trình trình mua hàng - thanh toán
Nhận hàng và hóa đơn
Kế toán công nợ phải trả Đặt hàng
Bước 1: Đặt hàng: Những bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa tiến hành
làm “Đơn đề nghị mua hàng”. Mọi “Đơn đề nghị mua hàng” đều được đánh số thứ tự liên tục. “Đơn đề nghị mua hàng” được trình lên giám đốc kí duyệt. Sau đó, “Đơn đề nghị mua hàng” được chuyến đến phòng kinh doanh để phòng kinh doanh làm “Đơn đặt hàng”. Cũng tương tự như “Đơn đề nghị mua hàng”, tất cả “Đơn đặt hàng” đều được đánh số thứ tự. “Đơn đặt hàng” sau khi được lập xong phải trình lên giám đốc kí duyệt. Đi kèm theo “Đơn đặt hàng” cần phải có bảng báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp. Tiếp đó, phòng kinh doanh tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp.
54
Bước 2: Nhận hàng và hóa đơn: Nguồn hàng chủ yếu của Công ty cổ phần
Vina Sen là nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài thông qua các công ty xuất nhập khẩu hoặc thông qua các công ty trung gian. Việc giao nhận hàng thường được bên ủy thác nhập khẩu giao tại công ty. Khi hàng về tới nơi, kế toán tổng hợp có trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra giữa “Hợp đồng” với “Hóa đơn GTGT” với “Phiếu nhập kho” để xác nhận hàng về đã đúng về mặt số lượng, chủng loại, quy cách hay chưa. Và sau đó làm thủ tục nhập kho cho hàng hóa. “Phiếu nhập kho” được đánh số liên tục và phải được kí nhận đầy đủ của các bên liên quan.
Bước 3: Kế toán công nợ phải trả: Đây là trách nhiệm thuộc về kế toán viên.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan: “Hợp đồng”, “Phiếu nhập kho”, “Hóa đơn GTGT”, kế toán ghi nhận công nợ. Công nợ được theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, và được phân loại theo thời hạn thanh toán. Định kì, kế toán viên có trách nhiệm đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp, xem xét nhà cung cấp nào đến thời hạn phải thanh toán nợ để lên kế hoạch thanh toán. Đối với những hóa đơn mua hàng đã được thanh toán thì được đóng dấu là “Đã thanh toán” để tránh nhầm lẫn với hóa đơn chưa được thanh toán. Những “Phiếu chi” và “Ủy nhiệm chi” đều được đánh số liên tục.
2.2. KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINHDOANH TẠI CTCP VINA SEN DƯỚI GÓC ĐỘ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH DOANH TẠI CTCP VINA SEN DƯỚI GÓC ĐỘ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH