Thứ nhất, Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Công ty nên tổ chức nhiều hơn các lớp đào tạo, hướng dẫn, nâng cao năng lực trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán, trong đó có kiến thức, kỹ năng sử dụng các phần mềm MISA SME. NET.
Mỗi kế toán viên phải không ngừng học hỏi kinh nghiệm, tìm hiểu các quy định, chế độ kế toán mới ban hành để áp dụng vào công việc một cách tốt nhất.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty còn khá đơn giản, dễ vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Do vậy, công ty cần tổ chức lại bộ máy kế toán, có thể thể hiện qua sơ đồ sau:
85
- Ke toán trưởng: là người đứng đầu trong bộ máy kế toán doanh nghiệp nên là người chịu trách nhiệm về mảng kế toán của đơn vị mình.
+ Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp + Lựa chọn chế độ kế toán, thiết lập các tính toán + Đào tạo, hướng dẫn các kế toán thành viên. + Cập nhật, phổ biến kiến thức mới
+ Phân công, kiểm tra, rà soát công việc
+ Báo cáo, tham mưu cho giám đốc về kế toán tài chính + Làm việc với cơ quan chức năng...
- Kế toán tổng hợp:
+ Hướng dẫn, phân công công việc cho các kế toán thành viên + Kiểm tra, rà soát các công việc của kế toán thành viên
+ Tổng hợp số liệu của các bộ phận, lên sổ sách và lập các báo cáo cuối kỳ, cuối năm.
+ Báo cáo công việc cho kế toán trưởng, ban giám đốc.
- Kế toán tiền ( thu- chi): Theo dõi sự biến động của tiền trong doanh nghiệp, các khoản thu chi hàng ngày. Sự biến động của tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
86
- Ke toán công nợ: Theo dõi các khoản nợ của doanh nghiệp, các khoản phải thu- phải trả doanh nghiệp với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Lên kế hoạch thu hồi và trả nợ, báo cáo ban giám đốc về tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
- Kế toán kho: Theo dõi tình hình biến động của hàng hóa, tài sản trong kho, ghi chép và lập chứng từ về xuất nhập kho, kiểm kê kho định kì...
- Kế toán thuế: Làm các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thuế trong doanh nghiệp như: Thu thập, xử lý các hóa đơn, chứng từ kế toán,tính thuế, kê khai và làm báo cáo thuế, làm các báo cáo về hóa đơn chứng từ, làm việc với cơ quan thuế.
- Kế toán giá thành: Tính toán giá thành sản phẩm để đưa ra giá kinh doanh hợp lý.
- Kế toán bán hàng: Lập hóa đơn, chứng từ khi bán hàng, kiểm tra hàng hóa tại doanh nghiệp, lên các kế hoạch nhập hàng và bán hàng.
Với bộ máy kế toán đầy đủ hơn Công ty sẽ khắc phục được yêu cầu về bất kiêm nhiệm là một kế toán sẽ không phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán, từ đó hạn chế được những sai sót và nhầm lẫn.
Thứ hai, Hoàn thiện lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Tổ chức tốt việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán đảm bảo chính xác, kịp thời trong quá trình nhập liệu trên phần mềm kế toán. Cần có các biện pháp quản lý và kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép các chứng từ kế toán theo đúng quy định và đầy đủ nội dung, để tạo điều kiện thuận lợi cho các bước hạch toán tiếp theo. Các chứng từ phải được kiểm tra chặt chẽ về nội dung, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Mặt khác, chứng từ phải lưu giữ một cách cẩn thận và khoa học, để thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu sau này khi có sai sót xảy ra.
+ Yêu cầu nhân viên kế toán cập nhật, in các phiếu kế toán đầy đủ, đúng đắn, hợp lý theo từng ngày, tránh tình trạng dồn ứ gây khó khăn cho bộ phận khác, chủ động kiểm tra lại công việc đã làm để có thể xử lý ngay những sai sót.
+ Tìm kiếm nguồn cung cấp hàng hóa có đầy đủ hóa đơn chứng từ khi mua hàng. Việc mua hàng hóa, dịch vụ mua ngoài, công cụ dụng cụ không nên tập trung vào một số nhà cung cấp mà phải khảo sát giá, ký kết hợp đồng với những nhà cung
87
cấp có giá mua hợp lý nhất, chất lượng tốt, cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý.
+ Kiểm tra việc in và lưu trữ chứng từ, sổ sách của các phần hành kế toán. Cuối mỗi kỳ tiến hành xác định kết quả kinh doanh và in các sổ sách, báo cáo tài chính, không để tồn đọng chứng từ.
Thứ ba, Hoàn thiện về hệ thống TK doanh thu, chi phí và KQKD
+ Ve Doanh thu:
Cần phân loại doanh thu theo nội dung của doanh thu như sau:
- Doanh thu bán hàng hóa: Là khoản doanh thu ghi nhận khi xuất bán các loại sản phầm hàng hóa nhập về, cụ thể là các loại hàng hóa bia, rượu...
- Doanh thu bán thành phẩm: Là khoản doanh thu ghi nhận khi xuất bán thành phẩm hoàn thành. Ví dụ như các thành phẩm về các loại đồ ăn.
+ Ve Chi phí:
Bên cạnh việc phân loại theo nội dung và công dụng như hiện nay, thì chi phí của công ty nên được phân loại theo yếu tố để giúp cho việc xây dựng các phương án điều chỉnh và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, để đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định thì ngoài phân loại chi phí như hiện nay, công ty cần kết hợp phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với mức độ hoạt động thành chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp, đặc biệt là nhóm chi phí sản xuất kinh doanh. Cách phân loại chi phí này, giúp công ty xác định được giá thành và giá thành toàn bộ theo biến phí, nhằm cung cấp thông tin cho việc ra quyết định điều hành sản xuất của nhà quản trị công ty.
+ Về TK kế toán:
TK 632 phản ánh giá vốn hàng bán nên mở thêm các TK chi tiết cho từng hoạt động đem lại doanh thu. Cách mở các TK chi tiết giá vốn tương ứng với từng loại doanh thu tương tự như mở TK chi tiết đối với TK 511.
+ Về KQKD:
DN hiện kinh doanh khá nhiều mặt hàng, kể cả sản xuất và thương mại, nhưng chỉ mở TK 911 - XĐ KQKD mà không mở thêm các TK chi tiết, dẫn đến
88
việc không thể theo dõi chính xác được KQKD của từng mặt hàng, dẫn đến việc ra các quyết định quản trị kinh doanh gặp nhiều khó khăn. Cần bổ sung một số TK chi tiết của TK 911, theo từng mặt hàng kinh doanh nổi bật của công ty
Thứ tư, Hoàn thiện kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Doanh nghiệp cần kiểm tra ghi nhận doanh thu bán hàng đúng thời điểm, theo đúng nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Kế toán viên cần nắm vững các quy định về ghi nhận doanh thu, điều kiện ghi nhận doanh thu, tránh ghi nhận doanh thu sai thời điểm, ảnh hưởng đến việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện sau:
S Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua.
S Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
S Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
S Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. S Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có phát sinh các khoản phải thu khó đòi nhưng kế toán không trích lập dự phòng là sai nguyên tắc kế toán. Để đảm bảo nguyên tắc “thận trọng”, công ty cần phải trích lập dự phòng. Khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận Nợ TK 642: “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”; Có TK 2293 “ Dự phòng tổn thất tài sản”. Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đời sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp những tổn thất về nợ khó đòi có thể xảy ra trong năm tới, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho việc phản ánh các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 quy định: “Dự phòng phải thu khó đời là khoản dự phòng phần giá trị các khoản nợ phải thu và
89
các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khác có bản chất tương tự các khoản
phải thu khó đòi có khả năng thu hồi.” [8]
về điều kiện, mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau: Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên, trong đó:
+ Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
S 30% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
S 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
S 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm;
S 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
+ Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đã chết... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Thứ năm, Hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán
- Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Doanh nghiệp cũng cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nhằm giúp doanh nghiệp bù đắp các thiệt hại thực tế có thể xảy ra do hàng hóa tồn kho giảm giá, cũng để phản ánh giá trị thực tế của hàng tồn kho, đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính.
Theo thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 quy định về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi hàng hóa tồn kho bị hư hỏng, lỗi mốt, chậm luân chuyển mà giá gốc ghi trêm sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều kiện sau:
90
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
- Là những vật tư, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Mức dự phòng Số lượng hàng hóa Chênh lệch giữa giá gốc HTK giảm giá hàng = thực tế tồn kho tại x theo sổ kế toán và giá trị thuần có tồn kho thời điểm lập BCTC thể thực hiện được
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng hóa bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết, là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
Thứ sáu, Hoàn thiện kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Doanh nghiệp cần xây dựng tỉ lệ phân bổ chi phí một cách hợp lý cho các bộ phận sử dụng.
Trong doanh nghiệp, các khoản chi phí dùng chung cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp phải được phân bổ dựa trên cở sở thực tế sử dụng, không được tính chi phí cho một bộ phận. Các khoản chi phí văn phòng phẩm phát sinh cần phân bổ cho hai bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp theo tỉ lệ 4:6 căn cứ vào tình hình sử dụng của các bộ phận.
- Kế toán cần mở thêm tài khoản chi tiết cho từng loại chi phí, phục vụ cho công tác theo dõi và quản lý chi phí phát sinh trong kỳ kế toán.
Nếu chỉ theo dõi chi phí kinh doanh trên tài khoản 6421 - chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thì chưa đủ. Đơn vị cần mở thêm các tài khoản con để có thể hạch toán và theo dõi chi tiết cho từng loại chi phí phát sinh, từ đó có thể so sánh số liệu giữa các kỳ để có kế hoạch quản lý và tiết kiệm chi phí.
Tài khoản 6421 - chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp ba như sau:
TK 6421.11: Chi phí ăn ca
TK 6421.12: Chi phí bao bì, vật liệu
TK 6421.13: Chi phí khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC TK 6421.14: Chi phí điện
Quý 91 TK 6421.15: Chi phí nước TK 6421.16: Chi phí cà thẻ TK 6421.17: Chi phí marketing TK 6421.18: Chi phí hủy đồ
TK 6421.19: Chi phí thuê địa điểm TK 6421.20: Chi phí điện thoại hotline TK 6421.21: Chi phí mua ngoài khác TK 6421.22: Chi phí cà thẻ
TK 6421.23: Chi phí lương nhân viên
TK 6421.24: Chi phí bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất TK 6421.25: Chi phí gửi xe
TK 6421.26: Chi phí taxi, vận chuyển TK 6421.27: Chi phí khác
Thứ bảy, Hoàn thiện kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh
- Doanh nghiệp mở thêm sổ chi tiết để xác định được kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng hóa.
Để đánh giá được tỉ suất lợi nhuận của từng nhóm hàng hóa tiêu thụ, đơn vị nên mở thêm số chi tiết của tài khoản 911 - xác định kết quả kinh doanh cho từng nhóm hàng hóa để theo dõi. Khi xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, nhà quản trị sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh nhằm phát triển hơn nữa nhóm hàng có doanh số cao, đồng thời có chiến lược thúc đẩy bán hàng nhóm hàng có doanh số chưa đạt yêu cầu.
3.2.2. Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt độngkinh doanh tại CTCP Vina Sen dưới góc độ kế toán quản trị kinh doanh tại CTCP Vina Sen dưới góc độ kế toán quản trị
Thứ nhất, Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị
- Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị về doanh thu, cụ thể:
+ Báo cáo các món ăn/ hàng hóa bán chạy trong kỳ theo từng cơ sở kinh doanh; + Báo cáo các món ăn/ hàng hóa bán chậm trong kỳ theo từng cơ sở kinh doanh + Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng ngày, theo từng cơ sở kinh doanh
Chỉ tiêu I Cả năm II III IV
Khối lượng tiêu thụ dự kiến Đơn giá bán dự kiến (1.000đ) Doanh thu dự kiến (1.000đ)
Diễn giải Quý Cả năm
I II III IV
Khoản phải thu của năm trước Dự kiến thu năm sau:
QyI Quý II Quý III Quý IV Tông cộng 92
- Hoàn thiện thêm hệ thống báo cáo kế toán quản trị về chi phí để cung cấp cho nhà quản lý, cụ thể:
+ Báo cáo chi phí bán hàng theo từng nhóm thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ. + Báo cáo chi phí bán hàng theo từng cơ sở kinh doanh.
- Hoàn thiện các hệ thống báo cáo về dự toán doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh
+ Dự toán tiêu thụ
Bảng 4.1. Dự toán tiêu thụ
+ Dự toán lịch thu tiền hàng bán
Chỉ tiêu Quý Cả năm I [II IIII I V
1. Khối lượng tiêu thụ kế hoạch
2. Đơn giá biến phí CPBH ước tính (1.000đ) 3. Dự toán tông biến phí (1x2) (1.000đ) 4. Định phí CPBH (1.000đ)
5. Tông cộng dự toán CPBH (3+4) (1.000đ) 6. Chi phí khấu hao TSCĐ (1.000đ)
7. Tông dự toán CPBH liên quan đến dự toán tiên (5-6) (1.000đ)