2.2.3.1. Công tác chỉ đạo điều hành
Tại NHNo&PTNT Chi nhánh Thanh Trì trong Ban Giám đốc đã có sự phân công cụ thể bằng văn bản, công tác kiểm tra- kiểm soát nội bộ do Đ/C Giám đốc trực tiếp phụ trách nên đã chỉ đạo sát sao từng công việc như: xây dựng chương trình kế hoạch kiểm tra quý, tháng và theo các đề cương kiểm tra từng nghiệp vụ của Ngân hàng No&PTNT Việt Nam, gắn việc chỉ đạo công tác kiểm soát, sửa sai trong tất cả các cuộc họp giao ban vì vậy công tác kiểm tra - kiểm soát tại NHNo&PTNT Chi nhánh Thanh Trì hoạt động có chất lượng và hiệu quả.
-BGĐ đã kịp thời ra quyết định thành lập tiểu ban phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên tro ng tiểu ban. Làm tốt công tác phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thực hiện công tác phòng, chống tội phạm, chống rửa tiền.
- Tổ chức thực hiện công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư.
- Chỉ đạo khắc phục tồn tại theo kiến nghị của thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
- Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ của Chi nhánh làm đầu mối cho các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi Giám đốc yêu cầu.
2.2.3.2. Thực trạnghoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Một là, trong công tác tín dụng
Quy trình cấp tín dụng tại Chi nhánh cũng được thực hiện theo quy trình chung của toàn bộ hệ thống Agribank. Quy trình cho vay bắt đầu từ khi tiếp nhận giấy đề nghị vay vốn của khách hàng đến khi thanh toán hết nợ gốc, lãi, phí và thanh lý hợp đồng tín dụng. Quy trình cho vay được thực hiện theo trình tự sau:
+ Thẩm định trước khi cho vay;
+ Kiểm tra, giám sát trong khi cho vay;
+ Kiểm tra, giám sát, thu hồi, xử lý nợ sau khi cho vay. Trình tự trên được thực hiện theo các bước sau:
Hình 2.2. Quy trình cấp tín dụng tại NHNo&PTNT
(Nguồn: Tác giả sơ đồ hóa theo QĐ 66/QĐ - HĐTV - KHDN về Quy trình cho vay tại Agribank)
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ các cán bộ phòng tín dụng đi sâu vào các rủi ro trọng yếu sau để hạn chế rủi ro:
- Sự đầy đủ của hồ sơ khách hàng
- Các thông tin thẩm định về khách hàng và khoản vay chưa đầy đủ và chính xác.
- Các thông tin trong Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng thế chấp, cầm cố không khớp đúng với quyết định phê duyệt khoản vay và thông tin trên hệ thống.
Việc đăng ký giao dịch bảo đảm và thực hiện lưu kho các giấy tờ gốc liên quan tài sản bảo đảm tiền vay không được thực hiện theo đúng quy định.
- Căn cứ giải ngân đầy đủ và đúng quy định hay chưa
Công tác kiểm tra khách hàng sau cho vay có kịp thời, bảo đảm chất lượng và kiểm soát chặt chẽ hay không, công tác thu hồi nợ ra sao.
- Việc cơ cấu nợ (gia hạn và điều chỉnh kỳ hạn nợ) đầy đủcăn cứ chưa, việc phân loại nợ thực hiện theo đúng quy định. Việc trích lập dự phòng rủi ro đúng với thực tế phân loại nợ chưa và công tác đánh giá khách hàng định kỳ được thực hiện kịp thời và đầy đủ không.
Theo đó, các cán bộ tín dụng thực hiện các nhiệm vụ như sau: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Ở bước đầu tiên, tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, các cán bộ tín dụng tự kiểm tra, rà soát thông tin của khách hàng, bao gồm chứng minh thư, hộ khẩu, nghề nghiệp, các thông tin của khoản vay, bao gồm nhu cầu vay, tình trạng các tài sản bảo đảm vay vốn, mục đích vay vốn.. .Danh mục tài liệu cần kiểm tra đã được Agribank ban hành tuy nhiên thực trạng cho thấy, nhiều cán bộ tín dụng không thu thập đầy đủ thông tin, không phát hiện ra những sai sót, mâu thuẫn trong hồ sơ của khách hàng. Bên cạnh đó, có tình trạng nhân viên câu kết với khách hàng để dựng hồ sơ, mục đích trục lợi cá nhân, cũng là để đủ doanh số cho vay mà Chi nhánh áp dụng cho nhân viên. Theo đó, tính trung thực của hồ sơ vay vốn của khách hàng bị giảm đi, chủ yếu là các phương diện như mục đích
kinh doanh, tình hình tài chính, khả năng trả nợ... Hồ sơ được dựng nên theo đúng yêu cầu của Ngân hàng, theo đó có thể được kiểm tra và thông qua ở những khâu sau này, từ đó tạo nên rủi ro cho Ngân hàng.
Bước 2: thẩm định và tái thẩm đinh:
Sau khi khâu tiếp nhận hồ sơ, đến bước thẩm định cho vay và tái thẩm định cho vay. Các cán bộ tín dụng, cán bộ thẩm định rà soát lại các thông tin chính về khách hàng như tư cách pháp nhân, mục đích vay vốn, phương án kinh doanh, thông tin v ề tài s ản đảm b ảo như tài sản đảm b ảo có chanh ch ấp hay không, giá tr ị tài s ản, tính pháp lý c ủa tài s ản hay v ị trí, di ện tích, đặc điểm khác của tài sản.
Tại chi nhánh do hạn chế về số lượng, nên khâu này cũng do các cán bộ tín dụng thực hiện ở bước 1 thẩm định, nên thực tế có sự chủ quan, thiếu khách quan, kiểm tra qua qua, sơ sài dẫn đến nhiều sai sót, không có sự độc lập giữa hai bước, việc kiểm tra chéo giữa hai bước không hề có.
Trên thực tế, có trường hợp năng lực thẩm định của cán bộ tín dụng còn kém, việc định giá tài sản bảo đảm còn chưa có kinh nghiệm, và một số trường hợp do cấu kết với khách hàng, trục lợi cá nhân, nên đã không thẩm định đúng giá trị của tài sản đảm bảo, nâng giá trị tài sản đảm bảo lên, làm hạn mức tín dụng mở rộng, gây rủi ro cho ngân hàng.
Bước 3: Xét duyệt cho vay:
Tại Chi nhánh, việc xét duyệt cho vay được phân cấp thẩm quyền, nếu khách hàng được đồng ý cho vay vốn, tùy theo giá trị của khoản vay mà cán bộ tín dụng cho vay vượt quyền hay phải chờ ý kiến xét duyệt của cấp có thẩm quyền xét duyệt cho vay, cụ thể ở đây là trưởng phòng tín dụng/giám đốc phòng giao dịch hoặc giám đốc Chi nhánh.
Tuy nhiên, thực trạng cho thấy, cán bộ tín dụng thông đồng với khách hàng, nhiều khoản vay được giải ngân không tuân theo giới hạn tín dụng phân theo thẩm quyền phê duyệt, thậm chí khoản vay lớn bị chia nhỏ nhiều lần để có
thể được phê duyệt bởi thẩm quyền cấp dưới, điều này đem lại nhiều rủi ro cho ngân hàng.
Bước 4 và 5: Hoàn thiện hồ sơ và giải ngân
Bước giải ngân bao gồm sự phối hợp giữa các nhân viên tai phòng Tín dụng -kế toán - ngân quỹ. Phòng tín dụng thông báo và là hợp đồng tín dụng cho khách, phòng kế toán theo dõi khoản vay của khách trên tài khoản, đối chiếu chứng từ khách hàng cung cấp và phòng ngân quỹ giải ngân.
Tuy nhiên, thực tế, điều đáng lưu ý nhất là việc đăng ký giao dịch đảm bảo để chắc chắn rằng TSĐB này chỉ đảm bảo cho 1 khoản vay, để giảm thiểu rủi ro khi 1 TSĐB lại đảm bảo cho nhiều khoản vay. Bên cạnh đó, nhiều nhân viên quá tin tưởng khách hàng, đồng thời chủ quan nên không kiểm tra cẩn thận các chứng từ mà khách hàng cung cấp để xin giải ngân, hoặc chấp nhận giấy photo chứ không phải chứng từ hóa đơn gốc, thiếu xác nhận của các bên hay của các cơ quan ban ngành.
Bước 6: Thu hồi nợ
Các rủi ro tích lũy từ các bước trước sẽ tạo nên rủi ro ở bước này, theo đó, ảnh hưởng đến khả năng thu nợ. Các bước trước xảy ra thiếu xót, thì đến bước này sẽ xảy ra việc xuất hiện nợ xấu, nợ quá hạn. Ở bước này, cán bộ tín dụng làm nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc khách hàng trả nợ, thu đủ, thu đúng theo hợp đồng tín dụng. Với khách hàng chưa trả nợ được, cần phân loại nợ, đồng thời thực hiện trích lập dự phòng rủi ro tín dụng theo quy định. Đồng thời xử lý tài sản đảm bảo để thu hồi nợ trong trường hợp khách hàng không trả được nợ.
Trên thực tế, việc thu hồi nợ gặp khá nhiều khó khăn do tình trạng khách hàng không trả được nợ, cố tình chây ỳ không trả nợ, tài sản đảm bảo có tranh chấp nhưng không phát hiện, giá trị tài sản đảm bảo không đúng như khai báo, gây tổn thất cho ngân hàng.
Song song với các cán bộ phòng tín dụng, các cán bộ phòng kiểm soát nội bộ thực hiện các hoạt động kiểm tra kiểm soát như sau:
Một là, đánh giá kết quả hoạt động trong thời hiệu kiểm soát: được thực hiện thông qua các chỉ tiêu như: Tỷ trọng dư nợ ngắn hạn, trung dài hạn trên tổng dư nợ so với chỉ tiêu kế hoạch được giao; Tỷ trọng dư nợ theo thành phần kinh tế trên tổng dư nợ so với chỉ tiêu kế hoạch được giao; Tỷ lệ nợ quá hạn, nợ xấu trên cân đối của đơn vị tại thời điểm kiểm tra, Tỷ lệ nợ khoanh, chờ xử lý trên tổng dư nợ; Tỷ lệ nợ xấu, nợ có khả năng mất vốn trên tổng dư nợ,....
Hai là, xem xét về mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của các Phòng tín dụng; các thay đổi trong hoạt động tín dụng
Ba là, xem xét các văn bản, quy định về cho vay, phân cấp uỷ quyền
Bốn là, kiểm soát thực hiện quy trình quy định:
Ở bước 1 của quy trình tín dụng là tiếp nhận hồ sơ tín dụng, các cán bộ kiểm soát sẽ kiểm tra hồ sơ vay vốn với danh mục hồ sơ theo quy định.
Ở bước 2 của quy trình tín dụng là thẩm định và tái thẩm định, các cán bộ kiểm soát kiểm tra nội dung các tờ trình thẩm định, tờ trình cho vay, báo cáo định giá TSĐB: Có đầy đủ các nội dung theo mẫu quy định không; Các nội dung thẩm định có chính xác không. Có sự kiểm soát của cán bộ quản lý các cấp không...;
+ Ở bước 3 của quy trình tín dụng là thẩm định và tái thẩm định, các cán bộ kiểm soát kiểm tra trình tự xét duyệt cho vay: Cấp phê duyệt? Hạn mức phê duyệt? Các báo cáo tư vấn của HĐTD, HĐ định giá...; Kiểm tra việc đăng ký giao dịch bảo đảm và lưu trữ giấy tờ gốc liên quan đến TSĐB: Việc thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm (kịp thời và đầy đủ)? Thực hiện lưu kho các giấy tờ gốc liên quan?...
+ Với bước 4 và bước 5 là hoàn thiện hồ sơ và giải ngân, các cán bộ kiểm soát kiểm tra căn cứ giải ngân và đối chiếu chữ ký của khách hàng với mẫu chữ ký đã đăng ký: Có đầy đủ căn cứ giải ngân; Mục đích giải ngân khớp đúng so với mục đích vay vốn và chuyển đúng đối tượng thụ hưởng; Số tiền giải ngân có
7
~2 Hồ sơ vay thế chấp 130 71.84
2
nằm trong hạn mức không; Kiểm tra chữ ký trên hồ sơ vay vốn với chữ ký đăng ký giao dịch.Kiểm tra khách hàng sau giải ngân: Rà soát và đối chiếu các nội dung của Biên bản kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay; Xem xét Biên bản kiểm tra tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh củakhách hàng định kỳ,đột xuât; Biên bản kiểm tra và định giá lại TSĐB định kỳ và đột xuất; Báo cáo kết quả kiểm tra tài sản hình thành từ vốn vay, các vấn đề tồn tại, vướng mắc, kiến nghị, biện pháp xử lý...
Với bước 6 là thu hồi nợ, các cán bộ kiểm soát kiểm tra việc quản lý thu nợ: Sự phối hợp giữa CBTD và phòng DVKH trong việc thu nợ; Việc thu nợ có được đôn đốc hay không...Kiểm tra việc cơ cấu nợ: Căn cứ gia hạn nợ, điều chỉnh nợ; Quy trình gia hạn nợ, điều chỉnh nợ; Kiểm tra việc phân loại nợ: Việc phân lo ại n ợ có chính xác không; có đượ c thực hi ệ n k ị p thờ i theo quy đị nh không.
Bên cạnh đó, cán bộ kiểm soát tại Chi nhánh đánh giá về việc tác nghiệp trong việc thực hiện quy trình cho vay: Phối hợp trong việc thẩm định dự án; Phối hợp trong việc thực hiện thẩm tra, định giá TSĐB trong quá trình xét duyệt cho vay, định kỳ hàng năm, đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo; Phối hợp trong việc đánh giá xếp loại khách hàng.
Các cán bộ kiểm soát đồng thời kiểm tra việc đánh giá toàn diện khách hàng định kỳ (hàng năm): Trách nhiệm trong việc rà soát và báo cáo đánh giá toàn diện khách hàng của toàn Chi nhánh; Trách nhiệm trong việc rà soát và báo cáo đánh giá lại toàn bộ tài sản bảo đảm tiền vay tại Chi nhánh.
Giai đoạn 2012 - 2014, bằng những nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát của mình, Chi nhánh đã đã tự kiểm tra được rất nhiều hồ sơ tín dụng, từ đó phát hiện những rủi ro trong quá trình hoạt động, cụ thể:
Năm 2012 Chi nhánh tự kiểm tra đánh giá được 1.048 hồ sơ tín dụng. Dư nợ được kiểm tra 1.063 tỷ đồng chiểm 74,9% tổng dư nợ toàn Chi nhánh.
Bảng 2.1. Số hồ sơ tín dụng và dư nợ đã kiểm tra được năm 2012
^5 Hồ sơ bảo lãnh 18 104.65 4
Tổng 1.048 1.063.30
chưa được NHNo cấp trên chấp thuận gồm: Cty CPĐTXD Thành Nam (50.448 tr) vượt 8.448 triệu đồng;Cty CP KDTM TH Hoàng Hà (48.760 trđ) vượt 6.760 triệu đồng.
-Thẩm định điều kiện vay vốn chưa đầy đủ: Cty CP DVGT Thùy Linh (thiếu giấy phép kinh doanh có điều kiện địa điểm 291 Trần Đăng Ninh); xác định vốn tự có chưa chính xác (Cty TNHH XD&PT hạ tầng Ánh Dương Cty CP KD thương mại tổng hợp Hoàng Hà, Cty CP thương mại và XD Đông Dương Cty CP Gold Đất Việt ,Cty CP CN nền móng và XD, Cty CP Vận tải Vạn Xuân)
-Kiểm soát trước khi CV chưa chặt chẽ, không phát hiện khách hàng cung cấp BCTC không chính xác : Cty CP ĐT&XD Thành Nam, Cty Thực phẩm Miền Bắc.
-Một số Cty BCTC năm 2011chưa có xác nhận của cơ quan thuế hoặc kiểm toán.Xếp loại khách hàng dựa trên BCTC chưa được kiểm toán dẫn đến xếp loại chưa chính xác : Cty CP XNK ĐTXD Thăng Long, Cty CP ĐT&XD Thành Nam.
1
~2 Hô sơ vay qua tổTỷ lệ TSBĐ tiền vay thấp : Cty CP KD thương mại tổng hợp Hoàng Hà, Cty CP6 140^ ĐT&XD Thành Nam . Cấp bảo lãnh với thời gian vượt quá thời hạn hiệu lực của HĐHMTD:Cty CP KD TMTH Hoàng Hà, Cty CP ĐT&XD Thành Nam.
- Định thời hạn cho vay chưa phù hợp với MĐSD vốn, nguồn thu của khách hàng: Cty CP Nam Thái Bình Dương, Nguyễn Văn Lộc.
- Ký HĐTC TSBĐTV không đúng (Ủy quyền lại của người được ủy quyền): Cty TNHH Khánh Hoàng.
Kiểm tra trong khi cho vay:
Giải ngân chưa có đủ chứng từ hóa đơn chứng minh mục đích sử dụng vốn: Cty CP Nam Thái Bình Dương, Quán Thị Bình, Cty CP Đầu tư và XD Thành Nam,..
Kiểm tra sau khi cho vay:
-Biên bản kiểm tra sau của các khách hàng chỉ ghi chung chung.Giám sát sử dụng tiền vay chưa sâu sát, không chặt chẽ nên khách hàng bán hết hàng hóa tồn kho: Cty Thực phẩm Miền Bắc. Sử dụng vốn vay ngắn hạn sang trung hạn: Cty CP thép Hà Nội(54 tỷ); Cty TNHH Minh Trường Sinh. Cty CPXNK ĐTXD Thăng Long: 15 tỷ; Cty CP KDTM TH Hoàng Hà: vật tư đảm bảo các khoản vay 16,7 tỷđồng trong khi dư nợ thực tế tại ngân hàng 29,2 tỷ đồng.
- Cho vay khách hàng thế chấp TS hình thành từ vốn vay nhưng chưa có báo cáo đánh giá tiến độ hình thành tài sản: Cty CP Gold Đất Việt
-Không theo dõi việc thanh toán qua NHNo: Cty TNHH Hưng Phú-CN tại Hà Nội, Cty TNHH Khánh Hoàng.
-Công tác thu hồi nợ xấu chưa có hiệu quả. Đến 31/11/2012 nợ xấu là 286 tỷđồng chiếm 20%/ tổng dư nợ :1.403 tỷ đồng. Do khách hàng vi phạm pháp luật (Cty CP sơn châu á), kinh doanh thua lỗ(Cty TP miền bắc), sử dụng vốn sai mục đích (Cty CP thép Hà Nội), văn phòng cho thuê kém hiệu quả(Cty CP Nam