2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán là trợ thủ đắc lực nhất giúp Giám đốc nắm rõ tình hình tài chính của Công ty, có trách nhiệm phản ánh chính xác, toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó giúp Giám đốc đề ra các biện pháp tổ chức quản lý kinh doanh thích hợp cho Công ty. Tương ứng với mô hình tổ chức bộ máy của Công ty để đảm bảo cho công tác hạch toán được diễn ra thuận lợi, bộ máy kế toán của Công ty gồm 8 người được tổ chức theo hình thức tập trung.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.02 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Hợp Phát
48
Chức năng và nhiệm vụ của mỗi thành viên trong phòng kế toán
- Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho Giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty, hướng dẫn nghiệp vụ cho từng phần hành theo đúng chế độ kinh tế tài chính như: chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế..., đôn đốc kiểm tra các phần việc của từng phần hành kế toán, giám sát và ký duyệt các chứng từ kinh tế phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các phần hành liên quan, lập báo cáo tài chính và báo cáo một cách kịp thời cho Giám đốc và các cơ quan quản lý cấp trên đúng chế độ chính sách kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán, phân tích các hoạt động kinh tế tài chính của Công ty nhằm đánh giá đúng tình hình, kết quả, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế toán nhập mua hàng: Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
- Kế toán thanh toán: Cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt và tiền ngân hàng, ghi chép phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. Thực hiện các giao dịch với ngân hàng. Lập báo cáo dự kiến thu chi hàng tuần, hàng tháng, cân đối tài chính.
- Kế toán bán hàng và công nợ: Tiếp nhận, phân loại các đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ liên quan. Cập nhật chính sách, giá cả, sản phẩm mới từ Ban giám đốc. Nhập số liệu bán hàng dựa trên hoá đơn đầu ra. Tổng hợp số liệu bán hàng hàng ngày báo cáo cho kế toán trưởng. Theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng. Lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu khách hàng định kỳ để các khoản công nợ giữa Công ty với khách hàng được xác nhận, đồng thời đòi nợ khách hàng. Lập Báo cáo tình hình công nợ phải thu khách hàng định kỳ.
49
- Kế toán kho: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện nhập/xuất kho. Hạch toán nhập xuất kho đảm bảo sự chính xác. Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày. Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định. Kiểm soát nhập xuất tồn kho, lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn. Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của Công ty. Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
- Kế toán thuế: Căn cứ vào các hóa đơn GTGT đầu vào, theo dõi các hóa đơn mua hàng, bán hàng để lập tờ khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra. Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GT GT đầu ra của toàn Công ty. Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của Công ty. Định kỳ lập kê khai quyết toán thuế theo quy định của cơ quan thuế. Lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn thuế T T theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng. Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh. Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế, soạn thông báo các nghiệp vụ quy định của Luật thuế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty để cơ sở biết thực hiện.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm: Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng phải trả cho người lao động. Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán.
- Thủ quỹ: Thực hiện các khoản thu chi tiền mặt tại ngân quỹ của Công ty dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác thu chi và tiền mặt hiện có tại quỹ.
50
- Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện kèm theo.
- Niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến 31/12 dương lịch, kỳ kế toán theo quý. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ).
Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Công ty áp dụng tính thuế GT GT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá vốn hàng theo phương pháp thực tế đích danh.
- Hệ thống chứng từ kế toán: Kế toán Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu được ban hành của Bộ Tài chính theo thông tư số 200/2014/TT-BTC. Trong đó, hệ thống chứng từ tuân thủ theo đúng chế độ. Các chứng từ hướng dẫn vẫn tuân thủ theo quy định và có thêm một số các chỉ tiêu khác phục vụ cho yêu cầu quản lý.
- Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng các tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC.
- Hình thức ghi sổ: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, căn cứ vào tình hình hoạt
động cũng như khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và yêu cầu quản lý của Công ty nên Công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ kế toán: “Nhật Ký chung”.
- Phần mềm kế toán
Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát sử dụng kế toán máy vào công tác kế toán. Phần mềm kế toán Công ty đang áp dụng là phần mềm “MISA SME.NET 2012 của Công ty cổ phần MISA. Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 gồm 13 phân hệ, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, không cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toán mà vẫn có thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toán, quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của mình.
51
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Giao diện chính của phần mềm MISA