Năm 2015 đánh dấu nhiều bước ngoặt lớn đối với Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát, sản phẩm thương hiệu Beurer đang dần chiếm trọn trái tim người tiêu dùng bởi chất lượng và giá cả rất hợp lý, rất nhiều các đại lý, showroom và gian hàng được mở trên toàn Việt Nam, gian hàng Beurer cũng xuất hiện ở những Top 10 bán lẻ lớn nhất Việt Nam như Pico...
Hợp Phát có 150 đại lý trên toàn quốc (40 đại lý tỉnh thành trong cả nước).
Tháng 8 năm 2015, chi nhánh của Beurer tại thành phố Hồ Chí Minh đã chính thức được đặt tại số 34/35 Cư Xá Lữ Gia, phường 15, quận 11.
Năm 2015 cũng là năm Hợp Phát đạt chứng chỉ “Doanh nghiệp mạnh và phát triển bền vững nhất” do Beurer trao tặng.
Năm 2016, Beurer chính thức mở chi nhánh tại miền Trung tại Số 80 Nguyễn Thị Minh Khai - Thành Phố Đà Nằng.
52
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ Y TẾ HỢP PHÁT
2.2.1 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán của Công ty 2.2.1.1 Phương thức bán hàng
Trong điều kiện thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, để có thể đứng vững được trên thị trường và kinh doanh có lãi thì đòi hỏi các phương thức bán hàng mà Công ty sử dụng phải phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát đang áp dụng ba phương thức bán hàng là bán buôn, bán lẻ và bán hàng qua đại lý.
• Bán buôn
Công ty áp dụng phương thức bán buôn qua kho và có tham gia thanh toán. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ viết hóa đơn và thủ kho tiến hành xuất sản phẩm tại kho.
• Bán lẻ
Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế. Hiện nay, trong kinh doanh Công ty cũng luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật. Do đó, Công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty.
- Mua hàng trực tiếp tại cửa hàng
Với những khách hàng đến mua hàng tại trụ sở và chi nhánh của Công ty Hợp Phát sẽ nhận hàng trực tiếp tại cửa hàng của Công ty và các chi nhánh. Khách hàng sẽ được kiểm tra thật kỹ hàng hoá, đối chiếu sản phẩm với chứng từ, phiếu bảo hành (nếu có) trước khi nhận. Khách hàng sẽ được nhân viên bán hàng cung cấp đầy đủ chứng từ hóa đơn bán hàng và hóa đơn tài chính (nếu khách hàng yêu cầu).
53
+ Với những khách hàng thuộc khu vực nội thành Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nhân viên Hợp Phát sẽ giao hàng tại nhà cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Một số trường hợp khách hàng đặt mua sản phẩm cần lắp đặt và giá trị lớn, có địa chỉ ở các tỉnh lân cận xa Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nhân viên Hợp Phát sẽ giao hàng tại nhà cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu).
+ Bộ phận giao hàng sẽ liên lạc trước để khách hàng sắp xếp thời gian, địa điểm cụ thể để giao nhận hàng. Trường hợp hàng hóa phải chuyển từ kho chứa hàng ở xa về kho tại Công ty và chi nhánh của Hợp Phát, nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với khách hàng để thương thảo lại về thời gian giao hàng. Trường hợp vì một lý do nào đó nhân viên Hợp Phát không thể giao hàng kịp thời, Công ty sẽ liên hệ lại và thông báo cho khách hàng được biết.
+ Khách hàng được trực tiếp kiểm tra kỹ hàng hoá ngay khi nhận hàng từ nhân viên giao hàng, nếu có vấn đề liên quan tới chủng loại, mẫu mã, chất lượng, số lượng hàng hoá không đúng như trong đơn đặt hàng, khách hàng có thể báo ngay cho nhân viên Công ty để phối hợp xử lý. Nếu không có bất cứ vấn đề gì, khách hàng sẽ nhận hàng, ký vào phiếu giao hàng và thanh toán cho nhân viên giao hàng toàn bộ hoặc một phần (nếu đã đặt cọc) giá trị hàng hóa đã mua (bao gồm giá trị tiền hàng + phí vận chuyển (nếu có) + phí lắp đặt (nếu có)).
- Nhân viên chuyển phát giao hàng tại nhà cho khách
+ Với những khách hàng thuộc các huyện tỉnh ở xa, trường hợp nhân viên Hợp Phát không thể giao hàng được, Hợp Phát sẽ ủy quyền cho một số đơn vị chuyển phát như VNPT, Viettel, hoặc một số đơn vị chuyển phát có uy tín khác.
+ Khi đặt hàng khách hàng sẽ điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết theo yêu cầu để tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc cung cấp hàng hóa và thanh toán. Công ty không chịu trách nhiệm đối với những trường hợp giao hàng chậm trễ hay thất lạc vì các thông tin do khách hàng cung cấp không chính xác.
+ Thời gian giao hàng tùy thuộc vào việc khách hàng lựa chọn chuyển phát nhanh hay chuyển phát thường. Chuyển phát nhanh từ 2-3 ngày, chuyển phát thường từ 5-10 ngày, thời gian này chỉ mang tính tương đối.
54
+ Khách hàng sẽ được kiểm tra kỹ hàng hoá ngay khi nhận hàng từ người chuyển phát hàng hoá, nếu có vấn đề liên quan tới chủng loại, chất lượng, số lượng hàng hoá không đúng như trong đơn đặt hàng, khách hàng có thể liên lạc với Công ty để phối hợp với đơn vị chuyển phát hàng hóa xử lý.
Giao hàng qua xe chở khách tại các bến xe
+ Thông thường hình thức giao hàng này sẽ áp dụng cho khách hàng ở các huyện, tỉnh xa trung tâm và khách hàng có người quen - thân, tin cậy vào xe khách. Hợp Phát sẽ thực hiện giao hàng cho khách hàng qua xe chở khách theo đúng yêu cầu của khách hàng. Khách hàng phải cung cấp chính xác thông tin nhà xe cho Công ty: Tên nhà xe, họ tên chủ xe (hoặc lái xe, phụ xe), biển số xe, thời gian xe đến và xe đi tại các bến xe,... và một số thông tin khác.
+ Khách hàng phải thanh toán toàn bộ giá trị đơn hàng trước khi Hợp Phát chuyển hàng hoặc chủ của xe khách sẽ thanh toán toàn bộ giá trị đơn hàng trước khi nhận hàng. Đồng thời, khách hàng có thể yêu cầu chủ xe (người nhận hàng từ Hợp Phát) kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi nhận.
+ Hợp Phát miễn phí vận chuyển cho những đơn hàng trị giá từ 2.000.000 VNĐ trở lên từ Công ty hoặc chi nhánh của Hợp Phát đến một số bến xe có bán kính dưới 15km. Tại Hà Nội, miễn phí chuyển đến các bến xe: Bến xe Mỹ Đình, Giáp Bát, Hà Đông, Lương Yên, Nam Thăng Long, Sơn La.. .Tại Hồ Chí Minh, miễn phí đến bến xe như: Bến xe Miền Đông, bến xe Miền Tây và một số bến xe khác.
Bán gửi qua đại lý
Theo hình thức này, Công ty Hợp Phát sẽ gửi hàng hóa qua các cơ sở đại lý trên toàn quốc để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên đại lý trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý từ Hợp Phát.
Chính sách bán hàng của Công ty:
Tất cả hàng hoá đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, minh bạch, chính hãng từ Beurer là công ty của Đức có trụ sở chính đặt tại Beurer GmbH, Soflinger Strasse 218, 89077 Ulm.
55
- Hàng hóa được nhập khẩu nguyên chiếc từ Đức qua đường biển và đường hàng không.
- Tuyệt đối không bán hàng giả, hàng nhái thương hiệu, hàng kém chất lượng. - Mọi sản phẩm có giá niêm yết đều đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT). Hoạt động này nhằm bảo vệ quyền lợi khách hàng và hoàn thành trách nhiệm đóng thuế theo pháp luật Việt Nam. Hóa đơn VAT chỉ xuất trong ngày theo quy định của Tổng Cục Thuế và Bộ Tài Chính.
- Hoàn tiền 100% giá trị hàng hoá bán ra nếu hàng hoá bán ra không đúng cam kết, sai nguồn gốc.
- Hàng hoá bán ra được bảo hành theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
- Sản phẩm được bày bán giá cả cạnh tranh, có giá thấp hơn hoặc bằng giá theo quy định của nhà sản xuất. Hợp Phát cam kết bán hàng đúng giá - đúng chất lượng.
- Thái độ phục vụ: Trung thực với khách hàng, phục vụ bằng cả trái tim và sự trân trọng nhất.
- Không tiết lộ hoặc sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng sai mục đích. Tuân thủ pháp luật Việt Nam về bán hàng và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
- Khách hàng sẽ thường xuyên được hưởng lợi ích từ các chương trình giảm giá khuyến mại của công ty. Cam kết trao các giải thưởng, khuyến mại theo đúng quy định.
2.2.1.2 Phương thức thanh toán
Cũng như các đơn vị khác Công ty áp dụng hai hình thức thanh toán cơ bản là:
• Bán thu ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
• Bán công nợ
2.2.2 Ke toán doanh thu bán hàng tại Công ty
2.2.2.1 Nội dung kế toán doanh thu
Doanh thu bán hàng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát là tổng lợi ích kinh tế thu được từ việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng là các máy móc thiết bị y tế do Công ty nhập khẩu trực tiếp từ Beurer.
56
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình bán hàng và doanh thu bán hàng, tùy thuộc vào các phương thức thanh toán, kế toán Công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GT GT, hóa đơn bán hàng. - Phiếu kế toán bán hàng.
- Biên bản bàn giao hàng hóa. - Phiếu xuất kho.
- Hợp đồng kinh tế. - Phiếu thu
- Các chứng từ thanh toán khác (séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo Có của ngân hàng...)
- Các chứng từ có liên quan khác. 2.2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng
Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát sử dụng TK511 “Doanh thu bán hàng” để phản ánh doanh thu bán hàng của Công ty trong một kỳ kế toán.
Và các tài khoản liên quan khác: TK111, TK112, TK131, TK3331. 2.2.2.4 Sổ sách kế toán sử dụng
Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán Công ty sử dụng Sổ Cái TK511 Kế toán ghi sổ Nhật ký chung và sổ kế toán các tài khoản 111,112,131,33311 2.2.2.5 Trình tự kế toán
Quy trình bán hàng - thu tiền ngay của Công ty Hợp Phát như sau:
- Khách hàng tới cửa hàng xem hàng, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn cho khách hàng loại hàng hóa mà khách hàng đang cần mua.
- Sau khi thống nhất được chủng loại, mẫu mã và số lượng sản phẩm cần mua nhân viên bán hàng sẽ đưa khách hàng qua phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán, kế toán bán hàng sẽ lập Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GT GT 3 liên, kế toán thanh toán lập Phiếu thu tiền 3 liên cho khách hàng. Sau đó chuyển sang phòng kinh doanh để trình ký giám đốc.
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính lượngSố Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1
Máy lọc không khí và tạo độ ẩm Beurer LR330
Chiếc 3 7.300.000 0 21.900.00
Cộng tiền hàng 21.900.00
0
Thuế suất GTGT : 10% , Tiền thuế GTGT: 2.190.000
Tổng cộng tiền thanh toán 24.090.000
57
- 1 liên của phiếu thu lưu tại phòng kế toán, 1 liên chuyển cho thủ quỹ và 1 liên giao cho khách hàng.
- Thủ quỹ sau khi thu tiền xong sẽ ký xác nhận, đóng mộc “Đã thu tiền” trên Phiếu thu và đem đi cho đóng dấu rồi hoàn trả lại cho khách hàng 1 liên.
- Liên 1 của hóa đơn lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 chuyển cho khách hàng để mang tới kho nhận hàng, liên 3 chuyển sang phòng kế toán.
- Căn cứ vào hóa đơn GT GT kế toán kho lập Phiếu xuất kho.
- Tại kho, thủ kho ký Phiếu xuất kho và lập 2 Biên bản giao hàng, sau đó giao hàng cho khách cùng với liên 2 của hóa đơn và 1 biên bản giao hàng.
Ví dụ 2.1: Ngày 13/6/2016 Công ty Hợp Phát bán cho Công ty TNHH nội thất Quang Huy 3 chiếc máy lọc không khí và tạo độ ẩm Beurer LR330 (Trích hóa đơn GTGT số 002537). Giá bán là 7.300.000 VNĐ/chiếc, chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT10%. Công ty Quang Huy thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Bộ chứng từ gồm có: Hóa đơn GT GT (Xem biểu số 2.01), phiếu thu số 0603 (Xem biểu số 2.02), phiếu xuất kho số 1501 (Xem biểu số 2.06), biên bản giao hàng (Xem biểu số 2.18), phiếu kế toán bán hàng (Xem biểu số 2.19).
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng kế toán bán hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn T T 3 liên và kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền cho khách.
Tại phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ liên quan đến xuất kho hàng hoá, kế toán kho căn cứ vào mã hàng để nhập các dữ liệu của chứng từ vào phần hành bán hàng đã được lập trình sẵn trên máy tính theo chỉ tiêu số lượng.
Kế toán ghi sổ Nhật ký chung (Xem biểu số 2.17), sổ chi tiết TK511 (Xem biểu số 2.20), sổ cái các TK511 (Xem biểu số 2.03), TK111 (Xem biểu số 2.33), TK33311 (Xem biểu số 2.34).
58
Biểu số 2.01 Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu Mau số 01 GTKT3/001
Ngày 13 tháng 6 năm 2016 Ký hiệu: AA/13P Số: 002537 Đơn vị bán: Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát. Mã số thuế: 0106 038 250
Điạ chỉ: Số 141 Xã Đàn, Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại: Số tài khoản:
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH nội thất Quang Huy Mã số thuế:
Địa chỉ: Số 251 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội.
Giám đốc Kế toán Người nộp
(Ký, họ tên, trưởng tiền
đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên, đóng dấu)
Ghi chú:
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Giao người mua - Liên 3: Lưu tại phòng kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát)
59
Biểu số 2.02 Phiếu thu Đơn vị: Công ty cổ phần Xuất
nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát Mầu số 01 - TT
Địa chỉ: Số 141 Xã Đàn, Quận (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Đống Đa, Thành phố Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU THU Ngày 13 tháng 6 năm 2016. Quyển số: 30 Số: 0603 Nợ: 1111 Có: 511 Có: 33311 Họ và tên người nộp tiền: Công ty TNHH nội thất Quang Huy
Địa chỉ: Số 251 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội. Lý do nộp: Nộp tiền mua hàng
Số tiền: 24.090.000 đồng
(Viết bằng chữ): Hai mươi bốn triệu không trăm chín mươi nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: Chứng từ gốc:
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK
Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ - ... ... 13/6 Bán hàng cho Công ty Quang
Huy theo hóa đơn 002537 1111 24.090.000 ... ... 30/6 K/c DT bán hàng xác định KQKD 83820.710.7 Cộng phát sinh 820.710.7 83 820.710.783 Số dư cuối kỳ Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) + Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi:
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát)
60
Biểu số 2.03 Sổ cái tài khoản 511 Đơn vị: Công ty cổ phần Xuất
nhập khẩu thiết bị y tế Hợp Phát Mầu số S03b - DN
Địa chỉ: Số 141 Xã Đàn, Quận (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Đống Đa, Thành phố Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 06/2016 (Trích)
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng hóa Số hiệu TK: 511