1. Tính cấp thiết của đề tài
1.2.2. Mô hình giao dịch “một cửa”
1.2.2.1. Nguyên tắc chung trong giao dịch một cửa
Theo điều 3, Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN, các TCTD thực hiện giao dịch một cửa dựa trên các nguyên tắc sau:
• Tổ chức tín dụng thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động ngân hàng nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên
tắc về
kiểm tra, kiểm soát áp dụng đối với hoạt động ngân hàng.
• Tổ chức tín dụng phải tổ chức và phân công lao động hợp lý, khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định
pháp luật
trong hoạt động ngân hàng.
• Tổ chức tín dụng phải xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng,
hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán và đáp ứng được yêu cầu lập các
loại báo
cáo theo quy định.
23
• Tổ chức tín dụng ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giao dịch một cửa phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan đến
quy trình
nghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện. Hệ thống trang thiết bị, phần
mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để
đảm bảo
tính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý tự động một cách đồng bộ và
khách quan
đối với toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện.
• Kiểm tra - kiểm soát trong giao dịch một cửa:
- Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ có liên quan trong giao dịch một cửa. Hàng ngày, bộ phận kế toán phải thực
hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với
bảng kê
chứng từ giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự khớp đúng của các giao
dịch trong ngày. Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và
khắc phục kịp thời.
- Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải in được giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận. Trường
hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viên
24
Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch “một cửa” Dịch vụ khách hàng Khách hàng
Giao dịch Giaodịch Giao dịch viên viên viên
1 2 3 Giao dịch viên 4 (1) Quỹ chính (7) (4) (5) Kiểm soát
(1) GDV ứng quỹ đầu ngày
(2) Khách hàng yêu cầu giao dịch:
(3) GDV thực hiện chi (thu) tiền mặt cho khách hàng.
(4) GDV chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát khi vượt quyền giao dịch. (5) Kiểm soát chuyển chứng từ sau khi kiểm soát cho GDV.
(6) GDV trả tiền (thu) cho khách hàng. (7) GDV nộp quỹ cuối ngày.
1.2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Để có thể thực hiện một cách trơn tru mô hình “giao dịch một cửa”, việc quy định một cách minh bạch chức năng của từng bộ phận, cá nhân trong hệ thống là yêu cầu cần thiết. Điều đó giúp cho các công việc tiến hành nhanh chóng, không bị chồng chéo, đồng thời cũng xác định được một cách rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống.
25
a. Bộ phận trước quầy
* Bộ phận dịch vụ và tư vấn khách hàng
Đối với hầu hết các ngân hàng thì quy mô khách hàng thường là rất lớn nên khó có thể đáp ứng khách hàng một cách tuyệt đối tại quầy giao dịch. Do vậy, cần thiết phải có một bộ phận hướng dẫn các thủ tục và cách thức giao dịch cho khách hàng trước khi khách hàng giao dịch trực tiếp với GDV. Cán bộ làm việc tại bộ phận khách hàng phải có kinh nghiệm làm việc lâu năm tại ngân hàng, thông thạo mọi nghiệp vụ của ngân hàng, có khả năng giao tiếp và ứng xử tốt. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này:
• Tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới.
• Quản lý tất cả các hồ sơ thông tin cho khách hàng, các mẫu chữ ký, mẫu dấu, ảnh của khách hàng. Cập nhật và lưu trữ thông tin khách hàng và
thường xuyên thu thập thông tin biến động liên quan đến khách hàng (thông
tin tài chính như số dư tài khoản, các khoản chuyển tiền đến, chuyển tiền đi,
thông tin doanh nghiệp...).
• Tiếp nhận và trả lời các thông tin về khách hàng và tài khoản khách hàng: số dư tài khoản, hoạt động trên tài khoản, trả sao kê tài khoản,
giấy báo
nợ, báo có cho khách hàng; tư vấn về dịch vụ ngân hàng, giải đáp thắc mắc,
hướng dẫn quy trình thủ tục ngân hàng.
• Đối chiếu và quản lý các báo cáo về hồ sơ thông tin khách hàng do bộ phận mình quản lý.
26
GDV thực hiện các chức năng chính của mình gồm: • Đăng ký sổ tài khoản khách hàng.
• Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các yêu cầu giao dịch của khách hàng về chuyển khoản và tiền mặt.
• Chi trả chuyển tiền đến tại quầy.
• Thực hiện tiếp, nộp và điều chuyển quỹ.
• Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày và nhật ký quỹ. * Bộ phận quỹ chính
• Thực hiện thu - chi tiền mặt đối với khách hàng dựa trên các bút toán do GDV thiết lập trong trường hợp vượt hạn mức đã được kiểm soát viên phê duyệt.
• Kiểm tra đối chiếu số dư trên sổ sách và trên thực tế.
• Thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và giao dịch nộp tiền về từ các quầy giao dịch.
• Các báo cáo quỹ cuối ngày.
b. Bộ phận sau quầy
* Bộ phận thanh toán
• Xử lý hạch toán phần còn lại của các giao dịch chuyển tiền đi trong nước, do các bộ phận khác chuyển đến (chủ yếu là bộ phận giao dịch viên),
đồng thời xử lý, hạch toán các tài khoản chuyển tiền đến trong nước. • Tạo thư nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu. Tạo thông tin và quản lý
các giao dịch tự động như: giao dịch tự động trả lương, chuyển tiền tự động,
đầu tư tự động.. .Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày,
27
* Bộ phận kiểm soát
• Bộ phận kiểm soát với GDV:
- Kiểm soát và phê duyệt các giao dịch vượt quá quyền của GDV, do GDV chuyển đến.
- Kiểm tra đối chiếu giao dịch giữa GDV và quỹ chính.
- Kiểm tra, ký xác nhận nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ do giao dịch viên chuyển đến.
• Bộ phận kiểm soát với thanh toán:
- Kiểm soát và duyệt các giao dịch do bộ phận chuyển tiền thực hiện chuyển tiền đến. Kiểm tra ký duyệt điện và các bút toán thuộc chức năng chuyển tiền thực hiện trên hệ thống.
- Kiểm tra, ký duyệt nhật ký giao dịch tự động; kiểm tra, ký nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày, nhật ký giao dịch tự động.
• Bộ phận quản lý tài khoản và giao dịch nội bộ:
- Quản lý và giám sát toàn bộ tài khoản nội bộ của ngân hàng.
- Quản lý các tài khoản tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn của chi nhánh trung ương và các tổ chức tín dụng khác, tài khoản chi tiêu nội bộ,
tài khoản liên quan đến tình hình tài chính của ngân hàng.
- Thực hiện in, xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, chấm và lưu tất cả các chứng từ, nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ của các GDV, thanh toán
viên và
thủ quỹ phát sinh chuyển giao.
- Tiếp nhận và phân loại chứng từ, nhật ký chứng từ... do các GDV và thanh toán viên thực hiện.
- Chấm, đối chiếu toàn bộ tài khoản nội bộ, chuyển kết quả (bao gồm các sổ tài khoản, báo nợ, báo có,.) cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng
28
1.2.2.4. Nguyên tắc tổ chức giao dịch một cửa
* Nguyên tắc thống nhất, tập trung
Giao dịch một cửa là mô hình quản lý phân tán. Tuy nhiên, tính phân tán chỉ thực hiện trên phương diện chức năng, nhiệm vụ. Đối với quản trị, phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất trong giao dịch một cửa, thể hiện trên các mặt sau: Quản lý thống nhất từ Hội sở chính đến từng chi nhánh: các quy trình, quy chế phải đảm bảo có mối liên kết về hệ thống, tránh khả năng phân đoạn. Quy trình phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, tránh tình trạng mỗi chi nhánh áp dụng một kiểu, không có văn bản thống nhất. Đồng thời, toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày phải được cập nhật, đảm bảo phản ánh đúng và chính xác thực trạng hoạt động của ngân hàng trong ngày giao dịch.
* Nguyên tắc tuân thủ bí mật
Trong giao dịch một cửa, mỗi thành viên tham gia đều được cấp user và password riêng để thực hiện giao dịch trong phạm vi thẩm quyền cho phép. Vì vậy, giao dịch viên và kiểm soát viên trong khuôn khổ nhiệm vụ được giao phải đảm bảo tính bí mật về mã giao dịch đối với đồng nghiệp, khách hàng, người quen, người thân trong gia đình. Có trách nhiệm giữ bí mật tài khoản của khách hàng. Việc cung cấp thông tin về tài khoản chỉ được thực hiện theo quy định của pháp luật. Đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa, quy trình quản lý, cấp phát, bảo quản, sử dụng mã truy cập, mật khẩu, khóa phê duyệt của hệ thống giao dịch.
* Nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu
Nguyên tắc này đảm bảo mọi giao dịch phát sinh đều được khớp đúng từ khâu nhận chứng từ, lập chứng từ, kiểm tra đối chiếu trong phạm vi hạn mức được giao của giao dịch viên và kiểm soát. Đặc biệt đối với giao dịch
29
liên quan đến tiền mặt của giao dịch viên tại bất kỳ thời điểm nào sẽ ngăn chặn được các hành vi thụt quỹ, gian lận.
1.2.2.5. Các ưu điểm của mô hình giao dịch một cửa
Đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng là yêu cầu quan trọng của ngân hàng để đạt được mục tiêu phát triển của mình. Khách hàng tìm đến với sản phẩm dịch vụ Ngân hàng không chỉ quan tâm đến việc các nhu cầu cơ bản của mình được đáp ứng như thế nào mà còn quan tâm đến sự tiện ích, những thuận lợi khi sử dụng chúng. Trong điều kiện cạnh tranh mạnh mẽ hiện nay, việc ứng dụng mô hình giao dịch một cửa của các ngân hàng thay cho mô hình giao dịch nhiều cửa trước đây là điều cần thiết vì nó có một số ưu điểm so với mô hình giao dịch nhiều cửa:
• Khi thực hiện giao dịch một cửa, ngân hàng sẽ cập nhật giữ liệu được tức thời. Sau khi chứng từ được KSV duyệt thì số dư các tài khoản được cập
nhật liên
tục vì chương trình giao dịch một cửa xây dựng trên cơ sở công nghệ
hiện đại có
khả năng kết nối với các chương trình điện tử, thanh toán liên ngân hàng.
• Giao dịch một cửa có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng khả năng thanh toán lớn, có thể xử lý nhiều món trong một ngày.
• Mô hình giao dịch một cửa đảm bảo an toàn và tính bảo mật hơn so với mô hình giao dịch nhiều cửa. Nhân viên ngân hàng được phân theo
nhóm và
mỗi người được cấp một tên sử dụng và mật khẩu sử dụng riêng và chỉ đăng
30