6.1. Phương pháp kiểm soát
Sử dụng phương pháp kiểm soát dự án theo phương pháp giá trị làm ra (tổng hợp cả chi phí và tiến độ dự án)
6.2. Những giai đoạn cần tập trung kiểm soát
B. Máy móc, trang thiết bị
• Nguyên nhân
- Công việc cần được hoàn thành trước khi công việc E (nguồn nhân lực) được bắt đầu.
- Quá trình vận chuyển hàng về tay khá mất thời gian vì phải tính đến khoảng rủi ro kẹt hàng, tắt biên,…
- Các lỗi kĩ thuật nào đó của máy xảy ra không mong muốn trong quá trình vận chuyển và chạy thử nghiệm.
- Vấn đề về nơi bảo hành và thời hạn bảo hành.
• Cách xử lý
- Đặt hàng sớm để trừ hao trường hợp kẹt hàng, tắt biên và ảnh hưởng dịch covid có thể xảy ra một lần nữa.
- Từ khâu mang hàng về và bóc hàng nên được quay lại kiểm chứng nhằm có thể đổi trả nếu rủi ro xảy ra.
- Nên thường xuyên kiểm tra các thiết bị có liên quan để kịp thời phát hiện lỗi sớm trong quá trình chạy thử nghiệm.
- Thương thảo về vấn đề sửa chữa và kinh phí sửa nếu nơi mua máy móc ở quá xa (không ở trong nước).
C. Thực đơn
• Nguyên nhân
- Nhóm phân khúc khách hàng là nhóm khách hàng trẻ có sở thích và tính cách cũng như cách thưởng thức khác nhau và luôn luôn tìm kiếm thức muốn mới lạ hoặc cải tiến hơn cái cũ.
- Một số món trên thực đơn có thể sẽ bị thay đổi mùi vị do những nguyên liệu bị ảnh hưởng ở thời tiết và khí hậu tại Việt Nam cụ thể là khâu bảo quản do đây là quán ngoài trời.
- Trục trặc về khâu nhập nguồn nguyên liệu đầu vào khiến cho những thức uống ghi trên thực đơn không thể triển khai được, đáp ứng không kịp thời nhu cầu và số lượng món trên thực đơn.
• Cách xử lý
- Cần đa dạng khẩu vị thức uống trên menu.
- Tạo nên những món đặc biệt và lạ nhằm tạo dấu ấn cho menu và làm iconic khi nhắc tới Eco - Friend Coffee.
- Cần bảo quản nguyên liệu một cách tốt nhất tránh ánh nắng trực tiếp từ ánh sáng mặt trời, độ ẩm cũng vừa phải nếu quá cao làm cà phê dễ hư hỏng đặc biệt là vào mùa mưa. Nhằm đảm bảo chất lượng của coffee và thức uống ghi trên thực đơn sẽ không bị thay đổi vị.
- Cần mua nguyên vật liệu dự trữ, xác định lượng đặt hàng tối ưu cho từng tháng để tránh tình trạng thiếu nguyên liệu để chế biến
• Nguyên nhân
- Công việc được hoàn thành trước khi công việc G (Khai trương) được bắt đầu. - Vì tính chất của cửa hàng là cà phê hữu cơ nên vấn đề về vệ sinh an toàn thực
phẩm rất quan trọng trong quá trình tiếp cận khách hàng
- Cần đảm bảo đủ các loại giấy phép để đảm bảo lòng tin của khách hàng khi mới gia nhập thị trường.
- Nếu công việc không diễn ra đúng tiến độ sẽ khiến dự án bị chậm trễ, không thể bán được hàng.
• Cách xử lý
- Cần nhanh chóng chuẩn bị mọi thủ tục cần thiết giúp cho việc xin giấy phép kinh doanh nhanh chóng hoàn thành, không phát sinh thêm nhiều chi phí và thời gian.
- Đảm bảo vệ sinh từ khâu nhập nguyên liệu – chế biến – bán cho khách.
- Xử lý các loại côn trùng, gián, bụi bẩn,… có thể ảnh hưởng đến vệ sinh của cửa hàng.
F. Bán thử nghiệm
• Nguyên nhân
Bán thử nghiệm là công việc được thực hiện trước khi quán đi vào hoạt động chính thức, do vậy đây là một trong những công việc cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm:
- Phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình lên kế hoạch thực hiện dự án. - Giảm thiểu, lược bớt các chi phí dư thừa (nếu có).
- Đầu tư tập trung vào các thức uống được khách hàng yêu thích (về chất lượng, máy móc, marketing,…).
- Thời điểm này cũng là lúc đánh giá, và nhìn nhận việc bố trí nguồn lực đã hợp lí chưa, nếu có thì điều chỉnh như thế nào để tối ưu hiệu suất làm việc.
• Cách xử lý
Trong quá trình bán thử nghiệm cần:
- Chú ý, quan sát, ghi chép hoặc thống kê một cách chi tiết (thời gian làm ra sản phẩm, doanh thu đạt được, lợi nhuận, nhu cầu phát sinh của khách hàng,…) để kịp thời sửa đổi, bổ sung đi đến thực thi dự án một cách tốt nhất..
- Đánh giá bổ sung nguồn lực, lượng nguyên liệu, máy móc,… để hoàn thiện dự án và từ đó bắt đầu bước vào quá trình kinh doanh chính thức.