1. Thủ tục: Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc 1.1. Thời hạn giải quyết:
- Chậm nhất là 01 ngày làm việc đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi; - Chậm nhất là 04 ngày làm việc đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm.
1.2. Quy trình giải quyết:1.2.1. Sơ đồ thực hiện 1.2.1. Sơ đồ thực hiện Các bước
thực hiện Nội dung công việc
Trách nhiệm thực hiện
Thời gian thực hiện
B1
Trung tâm lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư – Lưu trữ
thuộc Sở Nội vụ 1/2 ngày B2 Bộ phận chuyên môn Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ
B3 Lãnh đạo Trungtâm 1/2 ngày
B4 Bộ phận chuyênmôn Không tínhthời gian
1.2.2. Diễn giải sơ đồa) Tiếp nhận hồ sơ a) Tiếp nhận hồ sơ
- Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, Số 01 phố Đô Lương phường Quang Trung, tp Hải Dương. ĐT: 02203. 836.804
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện kiểm tra thành phần hồ sơ, số lượng hồ sơ. Nếu đầy đủ theo quy định thì tiếp nhận gửi giấy hẹn/mã hồ sơ cho Tổ chức/cá nhân chuyển cho Bộ phận chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong thời gian ½ ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì lập phiếu hướng dẫn Tổ chức/cá nhân hoàn thiện hồ sơ.
b) Thẩm định và xem xét, ký duyệt hồ sơ theo quy định
- Bộ phận chuyên môn tiến hành thụ lý hồ sơ ngay sau khi nhận bàn giao hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Thẩm định, giải quyết hồ sơ Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ
của tổ chức, cá nhân
Ký duyệt hồ sơ
Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân
Bộ phận chuyên môn khai thác và sử dụng tài liệu tra tìm đúng hồ sơ, tài liệu cần tìm, sau đó tiến hành photocopy, trình lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử ký chứng thực lưu trữ hoặc nghiên cứu tại phòng đọc theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
(Riêng đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm:
Trong thời hạn 03 ngày làm việc Bộ phận chuyên môn khai thác và sử dụng tài liệu tra tìm đúng hồ sơ, tài liệu cần tìm, sau đó tiến hành photocopy, trình lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử ký chứng thực lưu trữ hoặc nghiên cứu tại phòng đọc theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân).
- Trong thời hạn ½ ngày làm việc Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử ký chứng thực lưu trữ và chuyển Bộ phận chuyên môn vào sổ.
c) Nhận hồ sơ/kết quả và trả cho tổ chức, cá nhân
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhận hồ sơ/ kết quả từ Bộ phận chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử và trả cho tổ chức, cá nhân, đồng thời lập biên lai thu phí theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
2. Thủ tục: Thủ tục cấp bản sao và chứng thực lưu trữ2.1. Thời hạn giải quyết: 2.1. Thời hạn giải quyết:
Không quy định
2.2. Quy trình giải quyết:2.2.1. Sơ đồ thực hiện 2.2.1. Sơ đồ thực hiện Các bước
thực hiện
Nội dung công việc Trách nhiệm
thực hiện
Thời gian thực hiện B1
Trung tâm lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư – Lưu trữ
thuộc Sở Nội vụ 1/2 ngày B2 Bộ phận chuyên môn Không quy định
B3 Lãnh đạo Trungtâm Không quyđịnh
B4 Bộ phận chuyênmôn Không tínhthời gian
2.2.2. Diễn giải sơ đồa) Tiếp nhận hồ sơ a) Tiếp nhận hồ sơ
- Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ, Số 01 phố Đô Lương phường Quang Trung, tp Hải Dương. ĐT: 02203. 836.804
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện kiểm tra thành phần hồ sơ, số lượng hồ sơ. Nếu đầy đủ theo quy định thì tiếp nhận gửi giấy hẹn/mã hồ sơ cho Tổ chức/cá nhân chuyển cho Bộ phận chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong thời gian ½ ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì lập phiếu hướng dẫn Tổ chức/cá nhân hoàn thiện hồ sơ.
b) Thẩm định và xem xét, ký duyệt hồ sơ theo quy định
- Bộ phận chuyên môn tiến hành thụ lý hồ sơ kể từ khi nhận bàn giao từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Bộ phận chuyên môn khai thác và sử dụng tài liệu tra tìm đúng hồ sơ, tài liệu cần tìm, sau đó tiến hành photocopy, trình lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử ký chứng thực lưu trữ hoặc nghiên cứu tại phòng đọc theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
- Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử ký chứng thực lưu trữ và chuyển Bộ phận chuyên môn vào sổ.
c) Nhận hồ sơ/kết quả và trả cho tổ chức, cá nhân
Thẩm định, giải quyết hồ sơ Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ
của tổ chức, cá nhân
Ký duyệt hồ sơ
Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhận hồ sơ/ kết quả từ Bộ phận chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử và trả cho tổ chức, cá nhân, đồng thời lập biên lai thu phí theo quy định tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm Lưu trữ lịch sử.