4.2.1.1. Hoạt động kiểm soát phải được thực hiện đối với tất cả các hoạt động, quy trình nghiệp vụ, các bộ phận tại NHCT, bao gồm tại Chi nhánh và cả các đơn vị tại Trụ sở chỉnh• • •
Tại từng bộ phận, phải có cá nhân độc lập hoặc có bộ phận độc lập khác thực hiện kiểm tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất để đảm bảo toàn bộ các giao
dịch, nghiệp vụ ngoài việc đã được thiêt kê theo nguyên tăc kiêm soát hai tay bôn mắt thì vẫn có một bộ phận khác có chức năng độc lập soát xét đánh giá tính tuân thủ quy chế, quy trình, quy định nội bộ, đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật. Do đó, NHCT cần rà soát, cân nhắc, bổ sung chức năng nhiệm vụ tự kiểm tra giám sát tại từng phòng ban nghiệp vụ tại CN. Hiện tại mới đang thiết lập hai bộ phận là Hậu kiểm và Hỗ trợ tín dụng, tuy nhiên qua kết quả kiểm tra ghi nhận đội ngũ nhân sự thực hiện hậu kiểm hiện nay chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, độ tuổi và mức lương, hầu hết bộ phận hậu kiểm đều giao cho GĐCN sắp xếp bố trí và thực tiễn đều bố trí cán bộ sắp nghỉ chế độ, hoặc kỹ năng chưa tốt đảm nhiệm dẫn tới không đáp ứng được yêu cầu. Bên cạnh đó cần bố sung mở rộng phạm vi nhiệm vụ cho bộ phận Hồ trợ tín dụng là ngoài việc kiểm soát khâu giải ngân thì cần phải có trách nhiệm nhận diện rủi ro một cách độc lập đối với bộ phận kinh doanh, báo cáo kịp thời cấp có thẩm quyền khi có dấu hiệu vi phạm trong hoạt động tín dụng.
4.2.1.2. Tiếp tục nâng cao hiệu lực hiệu quả của bộ máy KTKSNB:
Trong bối cảnh các đơn vị tuyến bảo vệ 1 chưa thực hiện tốt vai trò nhận diện, kiểm soát và giảm thiểu rủi ro thì sự cần thiết để duy trì bộ máy KTKSNB trong hoạt động kiểm soát tại NHCT là hết sức cần thiết. Cũng vì lẽ đó, nàm 2019, BLĐ NHCT đã chủ động mở rộng phạm vi Kiểm tra giám sát cho bộ phận này thêm các đơn vị tại TSC. Với thực trạng bộ phân này như đã phân tích tại Chương 3 nêu trên thì NHCT cũng cần sớm xem xét cân nhắc hoàn thiện các nội dung sau:
(i) về mô hình tổ chức: Xem xét tinh gọn bộ máy, giảm thiểu số lượng phòng khu vực phù hợp để nâng cao vị thế vai trò Phòng khu vực đối với CN, đơn vị được kiểm tra. Khắc phục tình trạng khó khăn trong tuyển dụng nhân sự tại một số địa bàn như hiện nay và tình trạng Lãnh đạo phòng khu vực không đáp ứng tốt các tiêu chuẩn theo khung năng lực nhưng không thể tìm được nguồn thay thể đáp ứng.
(ii) về nhân sự: Tiếp tục đào tạo, tuyển dụng nguồn nhân sự có trinh độ chuyên môn tốt. Công tác điều động/bổ nhiệm: Đe khắc phục tâm lý cán bộ trong bộ máy như đã nêu trên, NHCT cần có thông điệp rồ ràng trong quá trình điều
động/ bô nhiệm cán bộ từ bộ máy vê CN như: Sự ôn định mồ hình cùa Bộ máy trong trung dài hạn; cán bộ có nguyện vọng về CN thì phải báo trước cho phòng KTKSNB TSC ít nhất trước 01 năm để có bố trí/phân công công việc hiện tại cho phú hợp nhằm tránh xung đột lợi ích. Có cơ chế bảo vệ cán bộ (như có kênh để báo cáo) khi cán bộ bị điều động về CN mà cán bộ trực tiếp phụ trách liền trước đó. Giải quyết triệt để các cán bộ có mong muốn về CN, từng bước thay thế bằng các cán bộ có đủ tâm huyết, có cam kết và định hướng rõ ràng lâu dài đối với công việc.
(iii) về hoạt động chuyên môn: Tập trung giám sát, kiểm tra trên cơ sở rủi ro. Tận dụng tối đa lợi thế của PKV (gần CN) nhằm phát huy được vai trò tại chỗ của PKV và vai trò quản lý, chỉ đạo, định hướng của TSC. Rà soát lại toàn bộ các bộ chỉ tiêu giám sát để điều chỉnh tần suất, tham số nhằm hạn chế các chỉ tiêu có chất lượng giám sát không tốt trong khi hao phí sức lao động cao. Sử dụng toàn bộ dữ liệu của các chỉ tiêu để đánh giá nhìn nhận trên nhiều chiều như KH; Phòng ban, CN... tù’ đó nhằm phân loại, sàng lọc và tập trung nguồn lực vào rủi ro trọng yếu. Tiếp tục hiện đại hoá công tác kiềm tra giám sát, đáp ứng kịp thời phù họp với tiến trình số hoá ngân hàng đang triển khai tại NHCT. Đối với hoạt động kiểm tra đột xuất: Xây dựng cơ chế kiểm soát chất lượng cùa hoạt động này, cụ thể TSC sẽ kiểm soát hoạt động KTĐX từ khâu lên kế hoạch đến khi có kết quả cuối cùng. Ngoài ra, để phát huy vai trò chủ động của từng lãnh đạo và Cán bộ tại Phòng khu vực thì công tác KTĐX sể không chỉ giao cho Phòng khu vực phụ trách CN mà có thể sẽ được kiểm tra chéo nhàm phát hiện sớm, đầy đủ, trung thực và tránh bỏ sót vấn đề trọng yếu đồng thời sẽ có cơ chế đánh giá Phòng khu vực nếu không phát hiện được sớm và bở sót lỗi/ vấn đề trọng yếu.
4.2.1.3. Hoàn thiện hoạt động phân cấp thảm quyền
Phân cấp thẩm quyền là một trong những biện pháp quan trọng để thực hiện mục tiêu kinh doanh và kiểm soát rủi ro. Tại NHCT vấn đề này đã được quan tâm và triển khai từ nhiều năm trước, theo đó việc giao thẩm quyền đã thể hiện bằng các tiêu chí quy mô giao dịch, hạn mức rủi ro ... đồng thời không chỉ tăng cường việc đánh giá nãng lực cá nhân, bộ phận thực hiện mà NHCT đã chuyển đổi mô hình kinh doanh theo hướng thẩm định, phê duyệt tập chung (tín dụng,
phát hành thẻ, phê duyệt chuyên tiên, mua bán ngoại tệ...) nhăm hạn chê rủi ro xung đột lợi ích và nâng cao chất lượng hoạt động. Tuy nhiên để hoàn thiện hoạt động kiểm soát này, NHCT nên bổ sung xem xét mô hình xử lý nợ tập chung (tức là thẩm quyền xử lý nợ sẽ giao chuyển dịch từ CN về các trung tâm xử lý nợ) để chuyên môn hoá nhằm tăng hiệu quả, kiểm soát tốt hơn công tác xử lý hiện nay đang còn hạn chế; Việc phân quyền NHCT cần tiếp tục đánh giá dựa trên năng lực của các cá nhân bộ phận tuy nhiên tần suất đánh giá cần đảm bảo tối thiếu và đột xuất.
4.2.1.4. Hoàn thiện hệ thống vãn bản chính sách nghiệp vụ, quy định chức năng nhiệm vụ tại các vị trí công việc
Hệ thống Vãn bản chính sách của NHCT hiện nay về cơ bản đã rất đầy đủ và chi tiết, tuy nhiên trong quá trình xây dựng văn bản được giao cho từng bộ phận khác nhau và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh trong khi đó tại các thời điểm 2019 trở về trước chưa có một bộ phận đầu mối rà soát, đối khớp với các văn bản khác dẫn tới một số quy định còn chồng chéo, có khả năng gây xung đột lợi ích. Do đó NHCT cần triển khai việc rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản chính sách để tinh giảm quy định quy trình, đặc biệt rà soát các vấn đề có thể tiềm ẩn rủi ro xung đột lợi ích.
4.2.1.5. Áp dụng các nguyên tắc KSNB trong kế toán
Để có thể cung cấp BCTC trung thực và hợp lý thi các nguyên tắc thiết kế cùa KSNB cần phải được áp dụng đầy đủ đối với bộ phận kế toán như: việc phân chia trách nhiệm hợp lý; kiểm soát quá trình xử lý thông tin như kiếm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, kiểm soát phần mềm hệ thống, hệ quản trị cơ sở dừ
liệu, kiểm soát việc truy cập hệ thống; kiểm soát đối với từng hệ thống cụ thể.
4.2.1.6. Tăng cường hoạt động kiêm soát của trụ sở chính của ngản hàng thương mại đối với chỉ nhánh, đơn vị phụ thuộc khác
NHCT cần tiếp tục tăng cường cơ chế kiểm soát giao dịch, hoạt động của Chi nhánh thông qua các hoạt động của các đơn vị nghiệp vụ theo trục dọc tại Trụ sở chính. Có biện pháp tăng cường các đơn vị kinh doanh chủ động báo cáo kịp thời cấp có thẩm quyền khi phát hiện các hành vi vi phạm về thẩm quyền, xung đột lợi ích, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và các hành vi vi phạm trong
thực thi nghiệp vụ và quy định của Pháp luật. Tăng cường giám sát trên cơ sở định hướng rủi ro; kiểm toán các doanh nghiệp có dư nợ lớn; các nghiệp vụ có tính rủi ro cao. Tăng cường vai trò kiểm soát sau trong từng bộ phận nghiệp vụ đảm bảo có sự kiểm tra, kiểm soát chéo trong quy trinh; tăng cường công tác kiềm soát gắn liền với quản trị của các đơn vị nghiệp vụ trụ sở chính đối với các chi nhánh.
4.2.1.7. Nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động bộ phận quản lý tuân thủ
NHCT đà thành lập bộ phận tuân thủ và ban hành đầy đủ chức năng nhiệm vụ theo định hướng của TT13/2018/TT-NHNN, tuy nhiên trong quá trình vận hành của bộ phận này trong những năm qua mới đang chỉ đáp ứng được về công tác đầu mối báo cáo tình hình tuân thú pháp luật, thay đồi quy định liên quan của pháp luật theo quy định nội bộ của ngân hàng, hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc xây dựng, rà soát ban hành Văn bản chính sách và giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý khi có yêu cầu từ phía cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên nhiệm vụ đầu mối quản lý rủi ro gian lận bên trong và bên ngoài chưa được phát huy. Do đó, NHCT cần triền khai mạnh các giải pháp biện pháp, ứng dụng sớm các công nghệ hiện đại như AI, bigdata trong việc phân tích nhận diện các rủi ro gian lận có thế xảy ra đế cảnh báo, khoanh vùng xử lý kịp thời. Chú động xây dựng các kịch bản để có ứng phó, cảnh báo cho các đơn vị kinh doanh.
4.2.1.8. Hoạt động tư vấn pháp luật, nâng cao nhận thức về pháp luật cho chi nhánh
Theo dữ liệu kiểm tra tuân thủ cùa bộ phận KTKSNB thực hiện cho thấy một trong những nguyên nhân dẫn tới các vi phạm, sai sót gây rủi ro cho ngân hàng chính là bởi nhận thức/kiến thức pháp luật của một bộ phận không nhỏ cán bộ nghiệp vụ còn quá yếu trong khi đó hàm lượng kiến thức cơ bản về pháp luật chưa được các đơn vị chú trọng đào tạo, truyền thông. Tại NHCT, bộ phận Pháp chế được dưy trì tuy nhiên hoạt động tư vấn pháp luật, truyền thông pháp luật gần như là chưa được triển khai. Do đó, NHCT cần xem xét đẩy mạnh hơn nữa hoạt động này đế nâng cao ý thức tuân thủ, nhận thức rủi ro cho nhân viên từ đó nâng cao năng lực tự kiểm soát, phòng tránh rủi ro ngay tại tuyến bảo vệ thứ nhất.
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện cơ chê trao đôi thông tin
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của ngân hàng cần phải thiết lập một hệ thống báo cáo định kỳ (hàng tháng) từ tất cả các bộ phận, đơn vị để báo cáo cho Ban kiểm soát thông qua Kiểm toán nội bộ. Trên cơ sở đó, Ban kiểm soát/Kiểm toán nội bộ đánh giá về mức độ nghiêm trọng của các tồn tại, sai phạm, rủi ro để tống họp các vấn đề cần báo cáo cho Hội đồng quản trị và Cơ quan Thanh tra giám sát ngân hàng theo quy định. Do đó, ngân hàng cần ban hành quy định rõ ràng và minh bạch đối với quy định này và Ban kiểm soát phải thực hiện giám sát việc thực hiện quy định này để đảm bảo tính hiệu lực của quy định.• • • X e • • í. *
Xây dựng cơ chế phối họp giữa các đơn vị thuộc ba vòng kiểm soát: Kết quả hoạt động, thông tin (bao gồm toàn bộ các thông tin thu thập được có liên quan đến Hoạt động kinh doanh của Ngân hàng) phải được trao đổi thường xuyên liên tục. Đây là cơ sở dữ liệu cốt lõi, là nguyên liệu đầu vào cho từng đơn vị sử dụng cho hoạt động chuyên môn của mình cũng như thực hiện tốt vai trò quản trị rủi ro.
Thiết lập các hoạt động kiểm soát nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Yêu cầu các nhân viên báo cáo định kỳ về việc hoàn thành nhiệm vu của• • ụ • • mình. Tổ chức các buổi hội thảo, huấn luyện, các buổi hoạch định kế hoạch cung cấp nhiều thông tin phản hồi quan trọng cho những cấp quản lý về tính hữu hiệu của KSNB vi thông qua các hoạt động này các khiếm khuyết của KSNB sẽ được nêu ra và sẽ có các giải pháp khắc phục
Tiếp tục hiện đại hoá công tác báo cáo. Xây dựng các chương trình báo cáo trên nền tảng số, đặc biệt có thể truyền tải trên các ứng dụng mobile để đáp ứng được tính chất kịp thời, độc lập, trực tiếp nhưng đảm bảo được sự an toàn bảo mật thông tin.
Nâng cao hiệu quả truyền thông để đảm bảo thông tin về mục tiêu, chiến lược, chính sách, quy trình được trao đổi từ cấp cao xuống Cấp dưới và đến các cá nhân, bộ phận có liên quan; thông tin về mục tiêu, chiến lược, chính sách, quy trình được trao đổi từ cấp cao xuống cấp dưới và đến các cá nhân, bộ phận có liên quan. Do đó cần nâng cao hiệu quả cùa truyền thông theo hướng thiết lập các kênh truyền thông giữa các bộ phận trong ngân hàng đảm bảo các bộ phận nắm
được tình hình hoạt động của nhau và tình hình hoạt động chung như hội nghị, cầu truyền hình, văn bàn chỉ đạo, tổ chức thi nghiệp vụ, quy định chế tài ... Mặt khác ngân hàng cũng cần phải thực hiện truyền thông tới mỗi cá nhân giúp cho các cá nhân hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng cùa nó đến các cá nhân khác đề từ đó có những hành động phù hợp với mục tiêu chung. Mỗi một thành viên trong ngân hàng cần phải nhận thức được hành vi nào được khuyến khích, hành vi nào sẽ bị lên án.
4.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lỷ
Hoàn thiện hệ thống thông tin: Hiện đại hóa hệ thống Công nghệ thông tin, phát triển hệ thống quản lý nội bộ, nâng cấp hệ thống ngân hàng lõi phù hợp với quy mô, mức độ phức tạp hoạt động và yêu cầu quản trị, điều hành. Bên cạnh những hệ thống NHCT đã có như hệ thống báo cáo tri thức kinh doanh Bl, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, các hệ thống báo cáo, hỗ trợ phê duyệt tín dụng, phòng chống rửa tiền... thì Hệ thống thông tin quản lý cần tiếp tục phải được chuẩn hoá nguồn thông tin dữ liệu. Đặc biệt để làm giàu dữ liệu thì bộ phận nhập dữ liệu phải thực hiện đúng quy định, do đó Cần tăng cường khâu kiểm soát giao dịch ngay tại bộ phận giao dịch.
Tăng cường hoạt động giám sát trong quản lý thông tin: Một trong những rủi ro trọng yếu ảnh hưởng đến danh tiếng, hiệu quả hoạt động kinh doanh chính là rủi ro thất thoát thông tin. Do đó NHCT cần tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp hệ thống DLP để giám sát hệ thống email nội bộ, cần thiết phải có chế tài nghiêm khắc khi đế xảy ra vi phạm. Đối với thông tin khai thác trực tiếp từ hệ thống core, ngoài việc phân quyền thì cần có hệ thống theo dõi log vấn tin báo cáo đế phát hiện, truy vết được các các cá nhân bộ phận truy cập, sử dụng thông tin trái
phép.
4.2.4. Giải pháp nâng cao nguồn nhân lực cho hệ thống kiểm soát nội bộ
Ban lãnh đạo các ngân hàng phải có kế hoạch đào tạo nâng cao nhận thức rủi ro cho nhân viên, đào tạo đặc biệt cho đội ngũ kiếm soát viên và bộ phận kiểm tra nội bộ. Tổ chức các khỏa học thực tế để giúp các bộ phận tích lũy thêm các kiến thức chuyên sâu và kỹ nãng nghề nghiệp đặc biệt là kỹ nàng xử lý các