Theo như phân tích nêu trên hoạt động KSNB là một cấu phần trong HTKSNB tại các doanh nghiệp nói chung và tại NHCT nói riêng, hoạt động KSNB tại NHCT hiện nay đã được thiết lập và vận hành theo đúng quy định cùa pháp luật và đặc biệt đã có sự bổ sung thêm các thành phần kiểm soát để phù hợp với yếu cầu của thực tiễn đòi hởi nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động
KSNB, quản trị tốt rủi ro tại NHCT, cụ thể:
NHCT cũng ban hành các quy định quy trình nội bộ, phân tách chức năng nhiệm vụ đảm bảo tính độc lập giữa các bước để luôn đảm bảo nguyên tắc: phân tách trách nhiệm giữa (i) Người thực hiện, người kiểm tra - tại cấp giao dịch; (ii) giám sát cấp cao và hoạt động vận hành của NHCT. Thực hiện triển khai phân cấp thẩm quyền tại tất các các cấp, các nghiệp vụ đảm bảo thẩm quyền được giao phải được dựa trên năng lực trình độ, chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận.
NHCT chủ động thiết lập bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ để kiểm tra giám sát các giao dịch hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng. Hoạt động kiềm tra giám sát thực hiện dựa trên rủi ro căn cứ theo Quy định khung giám sát CN trên cơ sở rủi ro. Cách thức thực hiện cụ thể được quy định tại quy trình kiểm tra trực tiếp; quy trình giám sát hoạt động.
Để duy trì vàn hóa kiểm soát và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, HĐQT đã ban hành sổ tay văn hóa doanh nghiệp NHCT trong đó bao gồm 7 giá trị văn hóa
doanh nghiệp và 5 chuân mực đạo đức nghê nghiệp. Các nội dung này đã được truyền thông, phổ biến đến toàn thể CBNV NHCT qua các cuộc thi tìm hiểu về Văn hóa doanh nghiệp như "Hiểu nhiều trúng lớn”, "Nét đẹp văn hóa NHCT”, "Trí tuệ NHCT", qua các poster, tạp chí, bài báo... Đối với CB mới tuyển dụng, bắt buộc phải tham dự và hoàn thành Module đào tạo "Văn hóa doanh nghiệp” trước khi được ký Hợp đồng lao động chính thức.
Kiểm soát đối với tài sản: việc phân cấp trách nhiệm quản lý của từng cá nhân, bộ phận đối với tài sản đã được quy định chi tiết trong Quy trinh giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ
sơ tài sản bảo đảm; Quy định quản lý và vận hành kho hàng hóa; Quy định quản lý, sử dụng, hạch toán Tài sản cố định và công cụ dụng cụ; Quy định Giao nhận và hạch toán ấn chỉ; Quy định quản trị người sử dụng trên các hệ thống tác nghiệp.
Công tác hạch toán kế toán đều được quy định trong các văn bản quy định hướng dẫn về hạch toán kế toán trong đó đáp ứng theo yêu cầu về chuẩn mực và chế độ kế toán theo quy định Pháp luật. NHCT cũng ban hành Quy định công tác hậu kiểm nghiệp vụ kế toán để đảm bảo phát hiện, xử lý kịp thời các sai sót và báo cáo cho cấp có thẩm quyền theo quy định
NHCT xây dựng định biến phù hợp với từng bộ phận để đảm bảo thúc đẩy hoạt động kinh doanh và hoạt động kiểm soát (bao gồm cả nhân sự thay thế khi cán bộ, nhân viên vắng mặt, tuyển dụng, luân chuyển, bổ nhiệm cán bộ).
Đối với hoạt động kiểm soát của trụ sở chính đối với CN. Hoạt động
kiểm tra giám sát của TSC đối với CN được thực hiện dựa trên rủi ro căn cứ theo Quy định khung giám sát CN trên cơ sỡ rủi ro. Cách thức thực hiện cụ thể được quy định tại quy trình kiểm tra trực tiếp; quy trình giám sát hoạt động. Cụ thể: TSC NHCT có thể kiểm soát các hoạt động của chi nhánh thông qua: Giám sát giao dịch thực hiện trên hệ thống (Chương trình giám sát từ xa các bộ chỉ tiêu); Hệ thống các báo cáo quản lý về giao dịch tiền mặt, ACQT, hồ sơ TSBĐ trên hệ thống Core, CLIMS, EDW; Chương trình giám sát tập trung tại bộ phận quỹ giúp TSC giám sát được việc tuân thủ quy định kho tiền và xem trực tiếp camera giám sát tại gian đệm, phòng Tiền tệ kho quỹ CN để giám sát việc tuân thù quy trình
nghiệp vụ kho quỹ; Hệ thông giám sát xe chuyên dùng đôi với Trung tâm quản lý tiền mặt...TSC sử dụng bộ phận hậu kiểm để kiểm soát đối với công tác hạch toán kế toán giao dịch. TSC thông qua bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Khu vực để kiểm tra giám sát toàn diện mọi mặt hoạt động của CN trên cơ sở rủi ro. NHCT đã ban hành đầy đủ chức năng nhiệm vụ, giao thẻ điềm cân bằng, mục tiêu, kế hoạch công việc đối với bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ (KTKSNB) đảm bảo độc lập, không xung đột lợi ích với đơn vị được kiếm soát. Việc giao, đánh giá kết quả thực hiện công việc đối với bộ phận KTKSNB đà bao gồm các KPI gắn với trách nhiệm phát hiện và xử lý các lỗi vi phạm để đảm bảo tính khách quan trong việc thực hiện nhiệm vụ.
NHCT đã ban hành Quy định mở và sử dụng tài khoản cho phép khách hàng tra soát, kiếm tra, đối chiếu giao dịch thực hiện tại chi nhánh, đơn vị phụ thuộc khác với trụ sở chính. Đồng thời trong điều khoản điều kiện sử dụng thẻ ký kết với khách hàng đã có Quy định: khách hàng được quyền đề nghị tra soát, khiếu nại trong quá trình sử dụng tài khoản thanh toán, sử dụng thẻ trong vòng 60 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch đề nghị tra soát, khiếu nại theo hai hình thức: Thông báo đến tổng đài điện thoại của Trung tâm dịch vụ khách hàng NHCT (có ghi âm) hoặc tại Điểm giao dịch của NHCT cho phép. Ngoài ra, NHCT cũng ban hành quy định, quy trình liên quan công tác giải quyết tố cáo, kiến nghị, phản ánh trong hệ thống NHCT.
Đối với Hoạt động kiểm soát đối với hoạt động cấp tín dụng. Tại NHCT
đã ban hành các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ mô tả công việc đối với các vị trí quan hệ khách hàng, thấm định lại, thấm định tín dụng, phê duyệt quyết định cấp tín dụng đảm bảo tính độc lập giữa cá nhân, bộ phận có chức năng thẩm định tín dụng với cá nhân bộ phận có chức năng: quan hệ khách hàng, thấm định lại, phê duyệt quyết định cấp định cấp tín dụng. Ngoài ra, NHCT đà rà soát, điều chỉnh các Quy trình cấp và quản lý tín dụng, Quy trình nhận đảm bảo cấp tín dụng, các quy trình cấp tín dụng với các đối tượng khách hàng khác nhau để nhằm đảm bảo mức độ độc lập theo giao dịch, phù hợp với mô hình hiện tại của NHCT và tối đa hóa việc sử dụng lao động, nâng cao nàng suất lao động nhưng
vẫn phải kiểm soát tốt rủi ro và xung đột lợi ích.
Đôi vói hoạt động kiêm soát đôi với giao dịch tự doanh. NHCT đã ban hành chức năng nhiệm vụ của Khối Kinh doanh vốn và thị trường, trong đó quy định rõ chức năng nhiệm vụ của các đơn vị liên quan trong giao dịch tự doanh. Ban hành quy định về phân cấp thẩm quyền của cá nhân, bộ phận trong đơn vị giao dịch tự doanh. Các Quy trình nghiệp vụ đầu tư và Quy trình giao dịch kinh doanh ngoại hối do NHCT ban hành đã đảm bảo việc thực hiện giao dịch tự doanh do nhiều đơn vị độc lập, kiểm soát lẫn nhau: (i) Bộ phận kinh doanh nhập và phê duyệt thông tin giao dịch; (ii) Bộ phận QLRRTT kiểm tra phê duyệt thông tin thị trường, hạn mức giao dịch, hạn mức đối tác...; (iii) Bộ phận Thanh quyết toán vốn kinh doanh kiểm tra tính khớp đúng của giao dịch, kiểm tra việc tuân thủ hạn mức ủy quyền của giao dịch, phê duyệt giao dịch, tạo điện xác nhận, đối chiếu giao dịch với đối tác và thanh toán qua hai cấp kiểm soát. Cách thức triển khai trên đảm bảo tính độc lập giữa các cá nhân và bộ phận trong hoạt động giao dịch tự doanh; đảm bảo giao dịch viên chỉ được thực hiện các giao dịch theo loại giao dịch, đối tác, thẩm quyền được giao. Đối với các trường hợp giao dịch tự doanh được thực hiện qua điện thoại, NHCT thực hiện yêu cầu về ghi âm và lưu trữ tối thiểu trong vòng 02 tháng. Trong trường họp giao dịch tự doanh thực hiện qua hệ thống máy tính: Hệ thống nội bộ của NHCT cho phép giao dịch viên thực hiện nhập dữ liệu giao dịch tự doanh vào hệ thống bằng mã của giao dịch viên. Hệ thống máy tính đáp ứng các yêu cầu về việc tự động nhập ngày, giờ giao dịch, mã số giao dịch tự doanh và giao dịch viên không được phép chỉnh sửa các thông tin.
Thành lập Bộ phận tuân thủ. NHCT đã thành lập bộ phận Tuân thủ - Phòng Quản lý tuân thủ thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo yêu cầu tại Điều
18 TT13. Các chức năng nhiệm vụ của bộ phận Tuân thủ được thể hiện trong Quy định tạm thời chức năng nhiệm vụ Khối pháp chế và tuân thủ ban hành theo Quy định tạm thời chức năng nhiệm vụ Khối pháp chế, tuân thủ NHCT theo QĐ số 647/2018/QĐ-HĐQT-NHCT 1.1
Xây dụng CO’ chế trao đổi thông tin. Mọi văn bản chính sách cùa NHCT khi ban hành đều được phổ biến tới các cá nhân, đơn vị liên quan thông qua Hệ thống phân phối văn bản (Edoc) và được lưu trên Hệ thống Văn bản nội bộ để tất
cả các cá nhân, bộ phận có thể tìm kiếm một cách dễ dàng. NHCT cũng đà ban hành Quy định về quản lý văn bản trong hệ thống NHCT. Tùy thuộc vào đặc thù của Văn bản chính sách các đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có thể xem xét triển khai các hình thức truyền thông khác ví dụ như đào tạo, gửi email truyền thông, tồ chức tọa đàm, đào tạo trực tuyến.
Thông tin về mục tiêu, chiến lược được truyền thông, thông báo từ HĐQT đến CN, phòng ban TSC và từ CN, TSC đến các cán bộ, nhân viên có liên quan qua các văn bản định hướng chiến lược hàng năm, hội nghị tổng kết và triển khai nhiệm vụ kinh doanh, video conference, hội nghị triền khai nhiệm vụ tại đơn vị... đảm bảo mọi cá nhân ở tất cả các cấp, các bộ phận có liên quan hiểu rõ, nhận thức thống nhất, đầy đủ về mục tiêu kinh doanh, thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ, kết quả hoạt động được trao đổi từ cấp dưới lên cấp cao và từ chi nhánh, đơn vị phụ thuộc khác của NHCT lên TSC thông qua nhiều hình thức báo cáo bằng văn bản, qua các cuộc họp, hội nghị tổng kết và triển khai nhiệm vụ kinh doanh định kỳ.• • • J
Các nguyên tắc khác về cơ chế trao đổi thông tin cũng đã được nêu tại Quy định Khung QLRR, đảm bảo các cá nhân bộ phận liên quan tại NHCT thực hiện
Phát triển hệ thống thông tin quản lý. Kết quả khảo sát cho thấy NHCT có các hệ thống CNTT trong đó có đủ cơ sở dừ liệu thực để thực hiện báo cáo HĐQT, BKS, TGĐ và các bên liên quan theo yêu cầu. Các hệ thống thông tin quản lý do Trung tâm Công nghệ Thông tin (TTCNTT) quản trị vận hành về mặt kỹ thuật. TTCNTT phân tách các phòng ban bộ phận theo 04 mảng chính: bộ phận vận hành, bộ phận phát triển, bộ phận hạ tầng, bộ phận bảo mật. TTCNTT đã xây dựng hệ thống các VBCS quy định về việc quản trị, vận hành sử dụng chung cho các hệ thống, ngoài ra từng hệ thống sẽ có những VBCS riêng tùy thuộc yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ. NHCT có cơ sở hạ tầng thông tin đáp ứng yêu cầu hoạt động của toàn hệ thống bao gồm 02 Trung tâm dữ liệu chính (DC) và dự phòng (DR) và các hạ tầng thông tin tại các đơn vị/CN. về đường truyền, NHCT thuê 02 kênh truyền của hai nhà cung cấp khác nhau đảm bảo kết nối thông suốt trong nội bộ NH cũng như kết nối với đối tác. Việc thu thập, cung cấp
dữ liệu, xử lý báo cáo trên hệ thông phải có sự phê duyệt cùa BLĐ, tuân thủ quy trình cung cấp dữ liệu. Ngoài ra, NHCT cũng đã xây dựng Hệ thống Kho dừ liệu doanh nghiệp (EDW) và Tri thức kinh doanh (BI) sẽ là một cấu phần nằm trong hệ thống thông tin quản lý này của NHCT (do hệ thống EDW/BI bao gồm một số báo cáo, chỉ tiêu thông tin về quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ). NHCT đã ban hành các quy định và quy trình thề hiện cụ thể trách nhiệm cũng như luồng công việc cùa từng bộ phận tham gia quá trình xây dựng, chỉnh sửa thông tin trên hệ thống BI từ lúc thu nhập yêu cầu đến xử lý, lưu trữ, xây dựng và cung cấp thông tin trên hệ thống EDW/BI.
NHCT đã chủ động nghiên cứu nhu cầu thông tin toàn ngân hàng để từ đó xây dựng các mục tiêu, chiến lược và các giải pháp thông tin nhằm đáp ứng tốt và kịp thời các nhu Cầu thông tin tại mọi thời điểm; chủ động phân tích nhu cầu thông tin và phối họp với TTCNTT tích họp dừ liệu từ các hệ thống thông tin vào EDW/BI để đảm bảo tính đầy đủ và sẵn sàng của dữ liệu trên hệ thống EDW/BI. Hệ thống CNTT tuân thủ theo các yêu cầu về an toàn bảo mật và đảm bảo dữ liệu theo các quy định và tiêu chuẩn của NHCT và NHNN. Các sai phạm do vi phạm quy định an toàn thông tin (như cho mượn tài khoản truy cập, cung cấp thông tin trái phép...) được xử lý theo quy định về an toàn thông tin của NHCT. Ví dụ, trong quá trình vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống EDW/BI, tùy theo mục đích thực hiện (cố ý hay vô ý phá hoại Hệ thống EDW/BI), tính chất và mức độ nghiêm trọng và tần suất sai phạm (trong tháng, quý và năm) sẽ có hình thức xử lý thích hợp đối với cán bộ vi phạm theo Quy chế Nội quy lao động và các vãn bản pháp luật hiện hành. Người sử dụng hệ thống EDW/BI phải tuân thủ chính sách bảo mật và an toàn thông tin. NHCT cũng chủ động bổ sung, làm giàu thông tin, báo cáo trên hệ thống BI và tối ưu hóa, tái kiến trúc và tổ chức lại tầng thông tin nhằm nâng cao hiệu năng và thuận tiện hơn với người sử dụng trong quá trình phân tích và khai thác báo cáo. Hàng năm NHCT thực hiện diễn tập phục hồi thảm họa DC-DR đảm bảo hệ thống dự phòng vẫn sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp. Ngoài ra thực hiện chính sách bảo trì phần cứng, phần mềm định kỳ bảo đảm phần cứng và phần mềm hoạt động tốt, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ.
3.2.3. Thực trạng hoạt động của Phòng kiêm tra giám sát nội bộ trong hoạt
động KSNB tại NHCT
❖ Sự cần thiết của việc thiết lập bộ máy KTKSB trong mô hình 3 tuyển bảo vệ
Trước bối cảnh diễn biến nền kinh tế thế giới tiếp tục suy giảm trong nhừng năm gần đây; kinh tể Việt Nam cũng chịu những tác động tiêu cực, phụ thuộc nhiều vào xuất nhập khấu nên nhạy cảm hơn với những cú shock đến từ bên ngoài, nhiều ngành nghề tiếp tục gặp khó khăn và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Cách mạng số hóa diễn ra mạnh mẽ dẫn tới gia tăng rủi ro trên không gian mạng đặc biệt là rủi ro gian lận áp dụng công nghệ cao ngày càng gia tăng và tinh vi...Bên cạnh đó, văn hóa tuân thủ của con người Việt Nam chưa đạt được ngưỡng như các nước phát triển trong khi hầu hết các chốt kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ đều được thiết kế và vận hành bởi con người, tỷ lệ chốt kiểm soát được tự động hóa còn rất thấp, thông tin tài chính doanh nghiệp tại Việt Nam còn nhiều hạn chế... Tất cả những yếu tố bên ngoài này đang tiềm tàng rủi ro rất lớn cho hoạt động của NHTM, đòi hỏi các NHTM cần phải xây dựng một hệ thống kiểm
soát đủ mạnh, đủ hiệu lực, hiệu quả để phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro. Đây cũng chính là lý do mà NHNN đã thể chế hóa thành quy định (Thông tư 13) nhàm bắt