- Trường hợp số thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng:
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống chứng từ
a. Lập chứng từ và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ
- Các chứng từ do Kho bạc lập hoặc các chứng từ do các đơn vị ngoài Kho bạc gửi đến, chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử đều phải thống nhất được lập theo đúng mẫu biểu quy định của chế độ kế toán ngân sách và nghiệp vụ Kho bạc, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hướng dẫn các đơn vị sử dụng ngân sách tạo sẵn các mẫu biểu thường dùng áp dụng cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cụ thể mẫu C2-02NS giấy rút dự toán ngân sách cho khoản chi thường xuyên như chi lương, thanh toán điện, nước, văn phòng phẩm và các dịch vụ khác… tạo sẵn từng mẫu chứng từ ứng với mã NDKT phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, cố định các chỉ tiêu như: niên độ ngân sách, tài khoản DVSDNS, mã cấp, mã chương, mã ngành… Mẫu C4-02 Ủy nhiệm chi, mẫu C4-09 giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi, và một số các mẫu biểu thường dùng khác. Kết hợp phần mềm hỗ trợ đọc số tiền bằng số, bằng chữ hạn chế các sai sót liên quan đến số tiền.
b. Công tác kiểm tra chứng từ
Khi nhận chứng từ của các đơn vị, kế toán viên phải kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tính đúng đắn và thẩm mỹ. Kiên quyết trả lại các chứng từ lập sai quy định. Thực hiện nghiêm túc quy chế giao dịch một cửa đối với bộ phận kế toán viên giao dịch, lập biên bản báo lỗi, hoàn trả chứng từ, từ chối thanh toán.
c. Phân loại và sắp xếp chứng từ
- Tại bộ phận kế toán cần tổ chức sắp xếp, phân loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi, đối chiếu, quản lý tại đơn vị. Chứng từ cần được sắp xếp theo từng loại căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đánh số thứ tự tăng dần.
- Bố trí riêng khu vực dùng chung phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu văn bản chế độ của Ngành, văn bản hướng dẫn chế độ kế toán.
d. Luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào quy trình luân chuyển chứng từ do KBNN quy định và tình hình hoạt động thực tế tại đơn vị cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học. Quy trình luân chuyển đảm bảo khép kín, giảm thiểu thời gian luân chuyển qua các bộ phận, an toàn về chứng từ. Bên cạnh
đó cần sắp xếp vị trí hợp lý giữa các kế toán viên: bố trí bàn làm việc của cán bộ kế toán làm công tác thu NSNN đặt cạnh quầy thu NSNN; bàn làm việc của Ủy quyền kế toán trưởng toán phụ trách kiểm soát công tác thu NSNN đặt cạnh kế toán làm công tác thu NSNN; Bàn làm việc của Kế toán trưởng đặt tại trung tâm bộ phận kế toán, tăng khả năng quản lý, điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, thuận tiện cho việc trình ký, ký duyệt chứng từ và giao trả chứng từ cho kế toán viên…
e. Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Chứng từ phải được bảo quản và lưu trữ theo quy định của Bộ Tài chính. Kho chứa chứng từ phải đảm bảo an toàn, có báo cháy và chống ẩm. Chứng từ khi đưa vào lưu trữ phải lưu trữ ở kho, không để tại nơi làm việc.