ban hành
Nơi nhận cần ghi rõ ràng, đúng đối tượng, ngắn gọn và hợp lý. Khi cần thiết có thể ghi rõ số lượng văn bản cho mỗi nhóm để tiện việc sao, gửi cho đầy đủ.
p. Dấu độ mật và độ khẩn
Trong một số trường hợp cần thiết văn bản có thể có dấu hiệu chỉ độ mức độ mật(“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) và mức độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”; “Hỏa tốc hẹn giờ”). Việc đóng dấu này do người ký văn bản quy định. Văn thư đóng dấu này băng mực dấu đỏ vào khoảng trống giữa số và ký hiệu theo đúng quy định của pháp luật.
q. Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị như Thu hồi, xem tại chỗ, xem xong xin trả lại, không phổ biến, lưu hành nội như Thu hồi, xem tại chỗ, xem xong xin trả lại, không phổ biến, lưu hành nội bộ, không đăng tin trên báo, đài, ...
Các yếu tố thuộc bố cục được trình bày theo quy định và đó cũng là những yếu tố thể thức văn bản như : việc đặt lề để vùng trình bày, vị trí các yếu tố thể thức, phông, cỡ và kiểu chữ, độ dãn dòng, ... Thể thức của văn bản đảm bảo cho văn bản có tính pháp lý, tính khuôn mẫu và tạo điều kiện sử dụng thuận tiện văn bản trong thực tiễn quản lý nhà nước
3.2. Nội dung của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mang những thông tin có tính quy phạm hoặc các biệt do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tính quy phạm hoặc các biệt do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một thể thức nhất định phục vụ cho các quá trình quản lý của các cơ quan nhà nước.
Cần chú ý tới tính chất đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước là chúng không chỉ phản ánh các thông tin quản lý, mà còn thể hiện ý chí, chúng không chỉ phản ánh các thông tin quản lý, mà còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan quản lý nhà nước đối với cấp dưới và những người chịu sự quản lý của các cơ quan.
Do được hình thành trong hoạt động hành chính nên một bộ phận của loại văn bản này được gọi là văn bản quản lý hành chính nhà nước. của loại văn bản này được gọi là văn bản quản lý hành chính nhà nước.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước cũng như văn bản quản lý nhà nước nói chung là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn nhà nước nói chung là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý của nhà nước. Do đó, xây dựng các văn bản quản lý nhà nước cần được xem là bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này.
Nội dung văn bản là phần trọng tâm của văn bản. Tùy theo nội dung của từng loại văn bản mà phần này có thể trình bày theo “văn bản dung của từng loại văn bản mà phần này có thể trình bày theo “văn bản điều khoản” hoặc “văn xuôi pháp luật”. Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng quy phạm pháp luật.
Nội dung của văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật bảo các yêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản: đó là