Chỉ tiêu 2017 2018 2019 lệch 2018 -Chênh 2017 Chênh lệch 2019 – 2018 I. Phải thu khách hàng 11.363 8.237 5.909 - 3.126 -2.328 1. Bán buôn 2.177 1.239 972 -938 -267 2. Bán đại lý 246 82 0 -164 -82 3. Bán lẻ 8.940 6.916 4.937 -2.024 -1.979
II. Trả trước cho
người bán 7.087 6.151 3.998 -936 -2.153
III. Phải thu
khác 293 321 450 28 129
IV. Dự phòng
phải thu khó đòi 127 2.672 2.891 2.545 219
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty Xăng Dầu Yên Bái 2017- 2019)
Từ bảng số liệu trên, ta thấy rõ sự biến động của từng khoản nợ phải thu của Công ty như sau:
- Phải thu từ khách hàng vẫn tồn tại từ năm 2017 đến 2019. Trong tổng số nợ phải thu từ khách hàng thì tỷ trọng của nợ bán lẻ là cao nhất, sau đó đến nợ bán buôn và thấp nhất là nợ bán đại lý. Tuy nợ phải thu năm nào cũng có nhưng số nợ được giảm xuống. Đặc biệt khoản thu nợ từ hình thức bán đại lý đến năm 2019 giảm xuống bằng 0.
Hình 2.5: Cơ cấu nợ phải thu từ khách hàng
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty Xăng Dầu Yên Bái năm 2017-2019)
Theo tỷ trọng, các khoản nợ từ bán buôn chiếm tỷ trọng lớn trong năm 2017 (trên 60%) nhưng giảm mạnh trong năm 2018 và 2019 (chưa đến 20%), thay vào đó, tỷ trọng của nợ bán lẻ tăng lên nhanh chóng, từ dưới 30% năm 2017 lên đến trên 80% vào năm 2018-2019.
- Các khoản trả trước cho người bán từ năm 2017 – 2019 cũng giảm dần. Năm 2017, khoản trả trước là 7.087 triệu đồng thì đến năm 2018 khoản này còn 6.151 triệu đồng. Tức là năm 2018 giảm 936 triệu đồng, tương đương giảm 13,2% so với năm 2017. Đến năm 2019, khoản trả trước này giảm xuống 3.998 triệu đồng, tương đương giảm 2.153 triệu đồng tức 35% so với 2018. Sở dĩ có kết quả này là do Công ty nắm được quền kiểm soát trong giao dịch mua bán. Các hợp đồng kinh tế của Công ty ít cần phải ứng trước tiền hàng.
- Các khoản phải thu khác lại biến động ngược lại với sự tăng lên qua các năm. Năm 2017, khoản này chỉ 293 triệu đồng thì đến năm 2018 tăng lên 321 triệu đồng và con số tiếp tục tăng đến năm 2019 là 450 triệu đồng. Do tỷ trọng khoản này trong tổng nợ phải thu khôngcao nên sức ảnh hưởng của chỉ tiêu này với tình hình tài chính của Công ty là không lớn.
- Dự phóng phải thu khó đòi cũng tăng lên. Nội dung này được trình bày chi tiết ở phần tiếp theo.
2.2.3. Về dự phòng nợ phải thu khó đòi
Cách đây vài năm, khi Công ty Xăng Dầu Yên Bái nới lỏng chính sách tín dụng để mở rộng thị trường, tăng doanh thu tiêu thụ; và đi kèm với nó là rủi ro, ở đây là rủi ro không thu hồi được nợ do bán chịu. Hiện tại có các khoản nợ của 3 Công ty khách hàng vẫn chưa thu hồi được và do đó Công ty Xăng Dầu Yên Bái đã lập dự phòng phải thu khó đòi. Cụ thể như sau:
Bảng 2.7: Các khoản nợ phải thu khó đòi giai đoạn 2017- 2019
Đơn vị tính: triệu đồng
67
1. Công ty cổ phần Mông
Sơn 4.291 4.252 3.294
2. Công ty Chuyền Đạt 127 127 127
3. Công ty khoáng sản Yến
Thanh 137 137 137
4. Lập dự phòng phải thu
khó đòi 127 2.672 2.891
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán - Công ty Xăng Dầu Yên Bái
Khi các khoản nợ của Công ty đứng trước khả năng khó thu hồi, Công ty quyết định lập dự phòng phải thu khó đòi. Năm 2017, dự phòng được lập cho 100% khoản nợ của Công ty Chuyền Đạt là 127 triệu đồng sau khi đã đủ điều kiện để trích lập dự phòng. Sang đến năm 2018, dự phòng phải thu khó đòi tiếp tục phải lập thêm 50% khoản nợ của Công ty Yến Thanh, 50% khoản nợ của Công ty cổ phần Mông Sơn. Năm 2019, khoản dự phòng phải thu khó đòi của Công ty tăng lên 2.891 triệu đồng sau khi trích thêm 20% các khoản nợ của Công ty Yến Thanh và Công ty Cổ Phần Mông Sơn.
Việc trích lập dự phòng của Công ty có đầy đủ chứng từ xác thực như hợp đồng kinh tế, bộ hồ sơ thanh toán, biên bản và các giấy tờ khác theo quy định. Các khoản nợ phải thu được ghi nhận theo giá gốc trừ đi dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng được Công ty thực hiện nghiêm túc theo quy định của Bộ Tài chính. Cụ thể như sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận nợ của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, khế ước vay nợ và các chứng từ khác.
- Phương pháp lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi
phí quản lý doanh nghiệp.
Để xuất hiện tình trạng này ở Công ty do nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng chủ yếu là do đối tác gặp khó khăn về tình hình tài chính. Công ty vẫn đang tìm các biện pháp khác nhau để có thể thu hồi được các khoản nợ này trong tương lai.
2.3. Thực trạng quản lý thu nợ của Công ty Xăng Dầu Yên Bái
2.3.1. Lập kế hoạch thu nợ
Căn cứ để lập kế hoạch thu nợ của Công ty đó là: - Căn cứ vào các quy định về giá xăng dầu
- Căn cứ vào chính sách bán chịu của Công ty, Phòng Kế toán- Tài chính là người lập kế hoạch chi tiết, cụ thể về thu nợ.
- Tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm sản phẩm và khách hàng của Công ty.
Các nội dung của kế hoạch thu nợ: Kế hoạch được xây dựng linh hoạt để có thể thay đổi thích ứng theo tình hình thực tế. Ở giai đoạn này, bộ phận lập kế hoạch của Phòng Kế toán – Tài chính xác định: đối tượng cần thu nợ với số tiền là bao nhiêu? thu bằng phương thức nào? vào thời gian nào và do ai thực hiện?
Kế hoạch thu nợ của Công ty gồm các thông số quan trọng sau:
- Phân loại khách nợ: Việc phân loại này giúp bộ máy quản lý thu nợ biết được đối tượng mình cần thu nợ là ai, khả năng tài chính, thái độ hợp tác khi thu nợ…
- Xác định giá trị khoản nợ phải thu: năm 2017 là 20.660 triệu đồng; năm 2018 là 18.743 triệu; và năm 2018 là 14.709 triệu. Con số nợ phải thu theo kế hoạch đã giảm dần qua 3 năm, thể hiện tình hình nợ xấu đang có xu hướng giảm.
- Chọn người thu hồi nợ: Không phải ai cũng có khả năng thu hồi nợ nên nhà quản lý thu nợ cần lựa chọn người phù hợp nhất để tiến hành thu nợ.
- Xác định phương tiện và quỹ tài chính đầy đủ, rõ ràng để phục vụ cho việc thu nợ.
69
2017-2019 được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 2.8: Kế hoạch thu nợ của Công ty giai đoạn 2017- 2019
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
1. Tổng số nợ phải thu trong kế hoạch
Trong đó: 20.660 18.743 14.709
1.1. Nợ trong hạn 10.347 6.228 4.001
1.2. Nợ quá hạn 10.082 2.260 1.849
1.3. Nợ khó đòi 231 10.256 8.859
2. Thời gian thực hiện 31/12/17 31/12/18 31/12/19
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán - Công ty Xăng Dầu Yên Bái
Để có thêm thông tin về thực trạng công tác lập kế hoạch thu nợ của Công ty, tác giả đã thực hiện cuộc khảo sát đối với 36 cán bộ nhân viên có liên quan đến quản lý thu nợ của Công ty (gồm 01 Phó giám đốc, 01 trường phòng Kế toán- Tài chính, 01 kế toán công nợ và 33 cửa hàng trưởng), kết quả thu được thể hiện ở hình 2.8 như sau:
Hình 2.6: Khảo sát về công tác lập kế hoạch thu nợ
Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát của tác giả, tháng 6/2020 Nhận xét: Theo kết quả khảo sát, có thể thấy điểm của tiêu chí “Việc lập kế hoạch thu nợ dựa trên các căn cứ đầy đủ” được đánh giá ở mức thấp nhất với 3,2/5 điểm. Sở dĩ như vậy là vì hiện nay lập kế hoạch thu nợ tại đơn vị chưa thực hiện điều tra kĩ càng về khách hàng mặc dù đã thực hiện đầy đủ các căn cứ pháp luật. Tiếp đến lần lượt là các tiêu chí “Các phương tiện và quĩ tài chính phục vụ cho việc thu nợ được hoạch định rõ ràng, đầy đủ” (3,5 điểm), “Mục tiêu về giá trị các khoản nợ phải thu và thời hạn được xác định chính xác” đạt mức rất tốt (4,2 điểm). Tiêu chí được đánh giá cao nhất là “Việc phân loại nợ luôn được thực hiện kịp thời, đúng qui chế” với 4,4/5 điểm.
Công tác tổ chức thực hiện thu nợ của Công ty tập trung vào 3 vấn đề cần giải quyết đó là: Phân công giao nhiệm vụ cho nhân sự; Bảo đảm các phương tiện và kinh phí phục vụ việc thu nợ; Hướng dẫn, đôn đốc các cửa hàng và khách hàng. Các yếu tố này được bảo đảm và kết hợp với nhau để thực hiện việc thu nợ hiệu quả nhất theo đúng kế hoạch đã được xây dựng.
Phân công giao nhiệm vụ cho nhân sự thực hiện kế hoạch thu nợ:
Để quản lý công nợ phải thu đạt hiệu quả cao hơn, Công ty đã phân công và giao trách nhiệm cụ thể cho kế toán công nợ và các đồng chí trưởng cửa hàng về các khoản phải thu. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu khách hàng, kể cả trường hợp thanh toán ngay đều được hạch toán, theo dõi thông qua tài khoản phải thu khách hàng theo quy định chế độ kế toán hiện hành. Kế toán công nợ phải theo dõi chi tiết công nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng cụ thể thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Công ty thành lập tổ quản lý thu nợ gồm Phó giám đốc phụ trách tài chính- kế toán, Trưởng phòng Kế toán- Tài chính, 01 nhân viên kế toán công nợ và các cửa hàng trưởng (hoặc phó) đang có các khách hàng nợ. Chức năng của Tổ thu nợ và nhân viên thu nợ được lãnh đạo Công ty xác định như sau: hướng dẫn, vận động, đàm phán với khách hàng trả nợ đúng hạn, thực hiện các kế hoạch thu nợ của doanh nghiệp một cách tốt nhất. Yêu cầu đối với Tổ thu nợ và các nhân viên thu nợ là: phải khéo léo, tạo thiện chí để khách trả nợ; có kĩ năng thúc đẩy quá trình thanh toán nợ của khách nợ; tạo hình ảnh chuyên nghiệp, tốt đẹp của doanh nghiệp với tư cách chủ nợ. Từ đó có thể thấy nhân viên thu nợ là người quyết định khả năng thành công của việc thu nợ. Tuy nhiên hiện nay đội ngũ thu nợ của Công ty chỉ có 01 Kế toán công nợ cộng với các cửa hàng trưởng, lực lượng còn mỏng so với khối lượng công việc, chưa có nhiều kinh nghiệm và kĩ năng, hơn nữa các cửa hàng trường là người trưc tiếp kinh doanh và quản lý bán hàng nên họ rất bận bịu, do vậy đã làm hạn chế phần nào kết quả và hiệu quả thu nợ.
Bảo đảm các phương tiện và kinh phí phục vụ việc thu nợ: Công ty đã đảm bảo các nguồn lực, phương tiện cần thiết để thực hiện công việc thu nợ. Kinh phí
71
phục vụ cho hoạt động thu nợ được Công ty cấp cho các cửa hàng giai đoạn 2017- 2019 qua các năm cụ thể như sau (Bảng 2.9).
Bảng 2.9: Tổng hợp kinh phí phục vụ thu nợ cấp cho các cửa hàng