huyện Lập Thạch
- Soạn thảo văn bản: các văn bản đi của UBND huyện Lập Thạch đều giao cho các chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn, chuẩn bị và soạn thảo. Những văn bản do Văn phòng ban hành do Chánh văn phịng hoặc phó Chánh văn phịng soạn thảo.
- Chuẩn bị trình ký:
+ Tất cả các văn bản trước khi trình lãnh đạo ký chính thức đều phải trình Chánh văn phịng để kiểm tra lại tồn bộ nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và lơi chính tả. Nếu văn bản đi đảm bảo đúng và đầy đủ các yếu tố trên thì Chánh văn phịng sẽ ký nháy vào cuối nội dung văn bản đó.
+ Văn bản đi của UBND sau khi được Chánh văn phòng kiểm tra và ký nháy sẽ chuyển cho Chủ tịch UBND ký chính thức và thơng qua bộ phận phụ trách pháp chế để kiểm tra quy trình và ký nháy vào cuối dịng “lưu” trong văn bản.
- Thủ tục trình ký:
+ Văn bản đi của UBND huyện Lập Thạch đảm bảo đúng nguyên tắc trình ký: đúng quy định và đúng thẩm quyền.
Đối với những văn bản thường, nội dung khơng phức tạp chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra cho người có thẩm quyền ký.
Đối với văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp trước khi trình cho Chủ tịch UBND ký, đều có kèm theo hồ sơ trình ký bao gồm các văn bản có liên quan đến nội dung văn bản trước khi ký.
+ Tổ chức trình ký: Văn bản đi của UBND huyện Lập Thạch do cơng chức chun mơn thực hiện sau đó chuyển xuống bộ phận văn thư để làm các thủ tục để phát hành văn bản.
- Đóng dấu văn bản: Tất cả những văn bản gửi đi đều được đóng dấu. Dấu đóng lên văn bản căn cứ vào thẩm quyền của người ký, nếu là Chủ tịch hay Phó chủ tịch UBND kí hoặc Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phịng ký thừa lệnh và ký thay sẽ được đóng dấu UBND. Những văn bản do Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phịng ký chính thức sẽ được đóng dấu của văn phịng.
+ Nguyên tắc lưu văn bản cũng được cán bộ văn thư thực hiện đúng đó là văn bản đi được lưu tại văn thư 1 bản gốc (chưa có dấu đỏ) và được sắp xếp theo thứ tự văn bản có số nhỏ ngày tháng ban hành văn bản xếp xuống dưới, văn bản có số lớn ngày tháng năm ban hành muộn xếp lên trên. Cịn 1 bản chính sẽ được lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn trực tiếp soạn thảo ra văn bản.
+ Các tập lưu được cán bộ văn thư xếp theo từng năm, trường hợp lưu quyết định của UBND huyện nhiều sẽ được chia ra thành nhiều tập lưu theo nửa năm một. Tập lưu được sắp xếp lên giá sau khi kết thúc năm sẽ được đưa vào lưu trong tủ theo nguyên tắc từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Các tập lưu được lưu tại phòng văn thư là các tập lưu trong thời gian 3 năm trở lại đây còn tất cả các tập lưu từ 4 năm trở về trước thì được lưu tại phịng lưu trữ của UBND huyện.
Tiểu kết
Qua đây khẳng định lại một lần nữa công tác văn thư- lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mơi cơ quan, tổ chức và đó là cơng việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của khơng ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ cơng tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ.