3. Nhận xét, đánh giá
3.3 Một số kiến nghị:
* Đối với cơ quan chủ quản
- Tăng biên chế, số lượng cán bộ văn thư cho cấp huyện.
- UBND tỉnh thì cần thường xuyên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ văn thư trực thuộc tỉnh cho cấp huyện và cấp xã.
- Cần xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phịng. Đồng thời nâng cao nhận thức cho cán bộ cấp huyện cũng như cán bộ điều hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng.
- Ban hành văn bản về hướng dẫn lập danh mục hồ sơ tới cấp huyện và xã. - Thường xuyên kiểm tra theo định kỳ và kiểm tra đột xuất về công tác tổ chức Văn thư – Lưu trữ của cấp huyện.
Để công tác văn thư của UBND huyện trong thời gian tới được tổ chức tốt hơn em xin đưa ra một số kiến nghị sau:
- Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa đến Công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan. Ban hành các chủ trương, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác này một cách cụ thể, sâu sát hơn.
- Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ Văn thư – Lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ cơng việc đối với các phịng, ban trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư – Lưu trữ đi vào hoạt động có hiệu quả.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa ra những giải pháp khắc phục những hình thức xử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phịng ban vi phạm góp phần nâng cao năng lực và trách nhiệm của môi cán bộ.
- Cần quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ nhân viên. Lãnh đạo cơ quan thường xuyên, đôn đốc, nhắc nhở triển khai có hiệu quả các văn bản của Nhà nước.
- Hàng năm cử cán bộ văn phòng đi học các lớp ngắn hạn và tập huấn để bổ sung thêm kiến thức mới và nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ.
- Cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo mơ hình ISO 9000 trong cơng tác văn thư.
- Cần hồn thiện hóa và hiện đại hóa mơ hình Văn phịng UBND huyện, cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng nhằm tạo sự liên kết giữa các khâu trong giây chuyền công việc được liên tục. Đảm bảo cơng việc được tiến hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho lãnh đạo khi cần.
- Lãnh đạo UBND huyện đôn đốc kiểm tra thường xuyên các phòng ban lập hồ sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ.
- Phịng lưu trữ huyện cần trang bị thêm các thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, và các biện pháp chống ẩm, mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi hình thức xảy ra với tài liệu.
- Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ nhiều hơn để cơng tác này được tiến hành nhanh chóng kịp thời, chính xác, hiện đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.
- Thường xuyên cập nhật các văn bản chỉ đạo hướng dẫn hơn nữa về công tác Lưu trữ.
Tiểu kết:
Văn thư- lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của môi cơ quan, tổ chức và đó là cơng việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của khơng ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ cơng tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ.
KẾT LUẬN
Trong q trình khảo sát tại UBND huyện Lập Thạch,tơi phần nào hiểu hơn về tầm quan trọng cũng như vai trị, trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ. Tại UBND huyện Lập Thạch, bộ phận văn thư- lưu trữ đã thực hiện đúng vai trị của mình
Cơng tác văn thư- lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phịng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phịng. Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Việc đưa ra giải pháp nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phịng UBND huyện đối với cơng tác văn thư- lưu trữ của cơ quan chỉ mang tính đóng góp ý kiến và tham khảo nên có thể chưa được đầy đủ và cịn nhiều bất cập. Tuy nhiên, đó cũng là những ý kiến mong muốn công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện được tốt hơn.
Như vậy thời gian khảo sát tại văn phòng UBDN huyện Lập Thạch tơi đã tích luỹ cho mình được những kinh nghiệm thực tế về cơng tác VTLT nói riêng và cơng tác hành chính văn phịng nói chung, ngồi thực hành những nghiêp vụ chun mơn tơi cịn học hỏi thêm nhiều kiến thức ngồi chun mơn như tác phong trong công việc, phong cách hành chính, cách ăn mặc và trang phục cơng sở, cách giao tiếp xử lý các tình huống trong giao tiếp, tạo mối quan hệ tốt đẹp với mọi người trong cơ quan …Tất cả những điều đó là hành trang cần thiết để tôi tự tin, vững vàng hơn để sau này không quá bỡ ngỡ khi tiếp cận với công việc mới.
Bài tiểu luận là tất cả những gì tơi nhìn, nghe, hiểu và ghi lại trong quá trình khảo sát. Để hồn thành bài tiểu luận này tơi muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến lãnh đạo và cán bộ Văn phòng UBND huyện Lập Thạch đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi rất nhiều; Thầy Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa quản trị văn phịng đã hướng dẫn giúp tơi thực hiện tốt bài tiểu luận này.
Bài tiểu luận của tơi chắc chắn khơng tránh được những thiếu sót, rất mong sự đóng góp của q thầy cơ giáo và các bạn để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.