M. RO Xác định Tính hiệu quả của việc Thu hồi sản phẩm
2. Thông báo cho FSIS về việc Thu hồi Sản phẩm
Một cơ sở chính thức có 24 giờ để thông báo cho FSIS rằng sản phẩm bị tạp nhiễm hoặc ghi sai nhãn hiệu đang lưu thông thương mại. Nếu cơ sở xác định rằng sẽ phải thu hồi sản phẩm, thì cơ sở phải thông báo cho FSIS ngay lập tức. Khi làm như vậy, cơ sở chính thức phải thông báo cho các nhân viên DO trong khu vực mà cơ sở đóng trụ sở. Khi các doanh nghiệp khác, bao gồm cả các nhà nhập khẩu có tên trên hồ sơ, biết hoặc xác định rằng sản phẩm bị tạp nhiễm hoặc ghi sai nhãn hiệu đã đi vào lưu thông thương mại, thì FSIS sẽ yêu cầu các doanh nghiệp đó phải ngay lập tức thông báo cho RMTAS hoặc nhân viên khác của FSIS. Thông tin cơ bản phải được truyền đạt đến FSIS bao gồm, nhưng không giới hạn, các thông tin sau:
Thông tin nhận diện sản phẩm đầy đủ và chính xác, bao gồm cả nhãn sản phẩm (các hình ảnh điện tử bất cứ khi nào có thể)
Lý do thu hồi sản phẩm và các chi tiết liên quan đến khi nào và bằng cách nào một khiếm khuyết hoặc bất cập nào đó được phát hiện
Số lượng sản phẩm nằm trong diện thu hồi đã được sản xuất và trong khoảng thời gian nào
Con số ước tính về số lượng sản phẩm trong hệ thống phân phối và thời gian sản phẩm được phân phối
Khu vực phân phối về mặt địa lý của sản phẩm cần thu hồi theo tiểu bang và quốc gia, nếu được xuất khẩu
Thông tin liên quan đến các nhà phân phối và khách hàng đã nhận sản phẩm
Bản sao mọi thư tín giao dịch của doanh nghiệp với nhà phân phối, đơn vị môi giới hoặc khách hàng liên quan đến chiến lược hoặc các hành động thu hồi sản phẩm, cũng như bản sao của mọi thông cáo báo chí được đề xuất
Tên, chức danh và số điện thoại của điều phối viên thu hồi sản phẩm đối với doanh nghiệp
Đầu tiên doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin này, bằng lời nói nhưng FSIS sẽ xác nhận lại thông tin đó. Để cho rõ ràng, nên gửi thông tin liên quan đến sản phẩm cần thu hồi được liệt kê trên đây qua e-mail. Làm như vậy sẽ tránh được các lỗi do chữ viết tay khó đọc hoặc do tín hiệu truyền fax kém. Ngay từ đầu quá trình thu hồi sản phẩm, FSIS thường sẽ cử một nhân viên phụ trách chương trình đến cơ sở để xác minh các hồ sơ phân phối và xác nhận các dữ kiện.