b) Kế toán giá vốn hàng bán
3.2. Các đề xuất và kiến nghị về Kế toán bán vật tư, thiết bị cung cấp cho nhà máy tại Công ty TNHH TECHCONVINA FACTORY CARE
* Thứ nhất: Hoàn thiện chứng từ, sổ sách kế toán:
- Do Công ty thực hiện công tác kế toán trên phần mềm kế toán, do vậy công việc kế toán được thực hiện đơn giản, nhanh chóng hơn trước. Tuy nhiên để theo dõi một cách cụ thể, chi tiết về các nghiệp vụ kế toán, Công ty nên chi tiết cụ thể trong cho
các khách hàng, cụ thể nên chi tiết tài khoản phải thu khách hàng cho từng khách hàng, công ty chỉ mới dừng lại trong việc phân chia nhóm khách hàng và mã khách nhưng trong phần tài khoản không thực hiện chi tiết về các khoản phải thu khách hàng do vậy sẽ khó khăn trong việc quản lý các khoản phải thu khách hàng.
- Với hình thức bán buôn vận chuyển thẳng (hình thức giao tay ba), kế toán phải hạch toán trực tiếp vào tài khoản 632 không phản ánh qua tài khoản 156, như vậy sẽ phán ánh đúng bản chất của nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng hình thức giao tay ba. Ví dụ (ví dụ 2): bán buôn vận chuyển thẳng cho công ty Changsung Vina, kế toán hạch toán: Nợ TK 632: 17.770.000 Nợ TK 133: 1.777.000 Có TK 331: 19.547.000 Nợ TK 131: 26.327.136 Có TK 511(1): 23.933.760 Có TK 333(1): 2.393.376
- Các chứng từ, sổ sách kế toán làm căn cứ để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi một cách cụ thể, chính xác các theo thời gian phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, do vậy Công ty nên thực hiện in các chứng từ, sổ sách để lưu trữ trên bản cứng, như vậy sẽ đảm bảo an toàn, tránh tình trạng mất mát dữ liệu kế toán (Công ty có thể thực hiện cuối mỗi quý nên in ra bản cứng các chứng từ, sổ sách kế toán thuận tiện cho công tác quản lý và lưu trữ thông tin).
* Thứ hai: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Công ty thực hiện hoạt động bán hàng với giá trị lớn cho khách hàng, khách hàng chưa thanh toán ngay, tuy nhiên, tại Công ty lại không thực hiện việc trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Do vậy, tính lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là biện pháp cần thiết, quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, bảo vệ tài sản của
công ty, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường. Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đựơc trích trước vào cho phí hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm báo cáo . Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán .
- Điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi:
Doanh nghiệp phải dự kiến số nợ phải thu khó đòi trên cơ sở có bằng chứng tin cậy để tính trước vào chi phí kinh doanh. Căn cứ lập dự phòng là:
+ Phải có bằng chứng đáng tin cậy
+ Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của đối tượng về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: hợp đồng kinh tế, giấy vay nợ, bản thanh lý hợp đồng…
Dự phòng nợ phải thu khó đòi phải lập chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung, từng khoản nợ, từng loại nợ. Đối với những khoản thật sự không thu được thì có thể xoá những khoản nợ này trên sổ kế toán và chuyển ra theo dõi chi tiết trên TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (ghi Nợ). Nếu sau đó lại thu được thì ghivào phần thu nhập khác trong kỳ, và ghi nhận bên Có của TK 004.
Công ty nên áp dụng thông tư 228/2009/TT-BTC để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.Cụ thể:
* Nợ quá hạn: đối với nợ phải thu qua hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên
* Nợ chưa đến hạn: Nếu do các cá nhân, DN đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, vi phạm pháp luật …thì dự kiến mức không thu hồi được để lập dự phòng.
Khi có nợ khó đòi thì DN trích lập dự phòng, hạch toán vào TK 139. Phương pháp kế toán được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số nợ khó đòi để xác định mức trích lập dự phòng tính vào chi phí. Kế toán so sánh giữa số dự phòng cần trích lập với số dự phòng đã lập của năm trước:
Nếu số dư phòng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng thì DN không phải trích lập.
Nếu có số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế toán bổ sung vào chi phí quản lý DN của năm kế toán đồng thời ghi tăng số dự phòng nợ phải thu khó đòi để kế toán làm căn cứ lập BCTC theo định khoản: Ghi Nợ TK 642 và ghi Có TK 139; Ngược lại, nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế toán hoàn nhập ghi giảm chi
phí quản lý DN trong kỳ theo định khoản ngược lại: Nợ TK 139 và ghi Có TK 642
*Thứ ba: Chính sách bán hàng
- Do hình thức bán hàng tại Công ty còn chưa đa dạng, để khuyến khích hoạt động bán hàng Công ty nên đẩy mạnh hơn nữa khâu tiếp thị, đẩy mạnh khâu bán hàng bằng hình thức như: quảng cáo trên trang Web, mở rộng thêm nhiều hình thức bán hàng, cụ thể: Công ty có thể mở rộng thêm hình thức bán hàng sau:
+ Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: với phương thức này, hoạt động bán hàng của Công ty vừa thích hợp với phương pháp tính giá hàng xuất theo thực tế đích danh, vừa có thể thực hiện các hợp đồng mua bán hàng với khách hàng ở các khu vực địa lý xa, thu hút nhiều các đối tác khách hàng, mở rộng hoạt động bán hàng của Công ty.
+ Bán lẻ thu tiền trực tiếp: công ty thực hiện bán hàng trực tiếp cho khách hàng và thu tiền trực tiếp, phương thức này, Công ty nên áp dụng bán những hàng vật tư, thiết bị cho nhà máy được chi tiết cụ thể trong phần hành kế toán, và đối tượng khách hàng thường có khoảng cách địa lý gần với công ty.
-Công ty nên đưa ra các chính sách ưu đãi hơn nữa đối với những khách hàng quen biết lâu năm hoặc những khách hàng lớn. Chẳng hạn, Công ty có thể giảm trị giá hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đó nếu họ ký kết với Công ty một hợp đồng có giá trị lớn hoặc thanh toán nhanh. Vào cuối quý, Công ty nên tính tổng giá trị các hợp đồng của những khách hàng đó để xác định xem khách hàng nào là lớn nhất, để có một hình thức ưu đãi phù hợp. Hoặc một hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng hay người giới thiệu một tỷ lệ hoa hồng nào đó tuỳ theo giá trị bản hợp đồng. Chính sách này sẽ tạo điều kiện cho Công ty có khả năng thu hồi các khoản nợ của khách hàng nhanh hơn dựa trên tinh thần tự nguyện của khách hàng. Chính sách này vừa mang lại lợi ích cho Công ty vừa mang lại lợi ích cho khách hàng: khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán sẽ tiến hành thanh toán sớm hơn so với hợp đồng, do vậy Công ty sẽ thu hồi vốn nhanh hơn mà hạn chế được khả năng rủi ro khi khách hàng không có khả năng thanh toán
- Ngoài chính sách ưu đãi trên, Công ty nên đề ra các chính sách chiết khấu thương mại, đối với những khách hàng mua với số lượng lớn như vậy sẽ thu hút, kích thích nhu cầu mua hàng của khách hàng cao hơn, tăng cường số lượng hàng bán ra của công ty. Chính sách Giảm giá hàng bán cho những mặt hàng không đúng quy cách, bị lỗi, chính sách này giúp tạo dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài của Công ty với khách hàng, sẽ duy trì được mối quan hệ với khách hàng truyền thống và tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng.
*Thứ tư: Giải pháp về nhân lực kế toán và tổ chức bộ máy kế toán
Nhân lực kế toán tại Công ty còn ít, chỉ có hai nhân viên kế toán, không có kế toán trưởng, kế toán tổng hợp nên hoạt động quản lý kế toán của Công ty chưa được chú trọng. Công ty nên tuyển thêm kế toán viên và lập ra kế toán trưởng. Như vậy công việc kế toán của mỗi kế toán viên sẽ được giảm bớt, giảm áp lực công việc, tăng hiệu quả, mức độ chính xác, đảm bảo trong công tác kế toán, đồng thời kế toán trưởng sẽ có nhiệm vụ quản lý và có cái nhìn sâu sắc, tổng quát về công tác kế toán của toàn công ty, từ đó sẽ cung cấp cho Ban lãnh đạo công ty về các thông tin hoạt động kinh doanh hiệu quả, tổng quát, giúp cho Ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quát về hoạt động Công ty từ đó có các chiến lược chính sách kinh doanh hợp lý trong từng giai đoạn.