1 Thời gian, không gian thực hiện TTHC
- Trong giờ hành chính tại Trung tâm DV HCC tỉnh: người dân phải tuân thủ thời gian và địa điểm khi thực hiện TTHC
- Mọi lúc, mọi nơi trên môi trường mạng Internet: người dân có thể thực hiện nộp hồ sơ TTHC 24/24 giờ ở bất kỳ đâu có mạng Internet
2 Cách thức nộp hồ sơ TTHC
- Nộp trực tiếp tại quầy giao dịch của Sở TT&TT tại Trung tâm DV HCC tỉnh: người dân tốn kém thời gian, công sức và tiền bạc để đến giao dịch tại Trung tâm DV HCC tỉnh
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng DVC TT: người dân tiết kiệm được chi phí, thời gian đi lại
3 Cách giao tiếp với cán bộ thụ lý hồ sơ
Giao tiếp trực tiếp: với hình thức giao tiếp này, người dân dễ gặp tình huống bị một số CBCC nhũng nhiễu, gây phiền hà Không cần gặp trực tiếp cán bộ thụ lý hồ sơ: hạn chế được nạn nhũng nhiễu và thái độ hách dịch của CBCC 4 Nhận kết quả hoặc bổ sung hồ sơ đã nộp
Người dân được nhận phiếu hẹn, tuy nhiên khi nhận kết quả hoặc bổ sung hồ sở thì phải đến trực tiếp tại Trung tâm DVC HCC tỉnh giao dịch
Người dân được cấp tài khoản, theo dõi TTHC đã nộp, có thể bổ sung trực tuyến (nếu có) ngay trên môi trường mạng. Khi nhận kết quả có thể nhận thông qua dịch vụ bưu chính công ích của bưu điện
5
Tính công khai, minh bạch
Người dân phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình xử lý hồ sơ của CBCC thụ lý hồ sơ và thực hiện theo yêu cầu của CBCC mà không được công khai minh bạch
Khi nộp hồ sơ trực tuyền, quá trình xử lý hồ sơ được công khai minh bạch, người dân có thể theo dõi quá trình xử lý hồ sơ của CBCC cũng như của lãnh đạo Sở. Mọi lệ phí khi thực hiện TTHC qua DVC TT đều được công khai theo quy định
2.2.2.4. Về trách nhiệm của CBCC khi giải quyết TTHC trên Cổng DVC TT của Sở TT&TT tỉnh Hà Tĩnh
Mỗi CBCC được giao nhiệm vụ tiếp nhận, giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp sẽ được người dân và lãnh đạo các cấp theo dõi công khai trên Cổng DVC TT, do vậy cần tuyên truyền nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi CBCCVC khi thực thi công vụ, tránh tình trạng nhũng nhiễu, giải quyết hồ sơ chậm tiến độ gây mất lòng tin của người dân vào cơ chế của Nhà nước.
2.2.3. Thực trạng hình thức và công cụ tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT tỉnh Hà Tĩnh
2.2.3.1. Hình thức và công cụ tuyên truyền trực tiếp
Hình thức, công cụ tuyên truyền trực tiếp này là hình thức mang lại hiệu quả cao nhất trong việc tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT tỉnh Hà Tĩnh; Ở hình thức này người dân được tuyên truyền trực tiếp từ người giới thiệu, có thể trao đổi trực tiếp để được giải đáp mọi thắc mắc. Tuy nhiên, hình thức này lại mất nhiều thời gian và nhiều nguồn nhân lực, kinh phí mới có thể thực hiện được. Trong những năm qua, Sở TT&TT đã triển khai hình thức này và đạt nhiều hiệu quả nhưng số lượng triển khai của Sở TT&TT còn ít, số lượng người dân tiếp cận được DVC TT thông qua hình thức này chưa cao, cách thức triển khai chủ yếu gồm:
- Tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền DVC TT cho người dân, doanh nghiệp tại các huyện, thành phố, thị xã;
- Tổ chức phổ biến các văn bản pháp luật về DVC TT của trung ương, của tỉnh cho cán bộ, công chức thực hiện công tác giải quyết TTHC để cán bộ công chức nhận thức được vai trò, trách nhiệm của mình khi thực thi công vụ và giao tiếp với công dân thông qua các buổi tập huấn hoặc lồng ghép vào các cuộc họp, giao ban định kỳ.
Các nhiệm vụ cụ thể của hình thức và công cụ tuyên truyền trực tiếp được thể hiện thông qua bảng 2.15 dưới đây.
Bảng 2.15. Mô tả hình thức và công cụ tuyên truyền trực tiếp DVC TT của Sở TT&TT
STT Hình thức tuyên truyền trực tiếp Mô tả nhiệm vụ
1
Tổ chức tập huấn tuyên truyền trực tiếp tới cán bộ, công chức, người dân do TT CNTT&TT tổ chức cho người dân, doanh nghiệp và cán bộ cấp xã
Sở TT&TT giao Trung tâm CNTT&TT phối hợp với các địa phương tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền DVC TT của Sở cho người dân, doanh nghiệp tại các địa phương trên địa bàn tỉnh.
- Trung tâm CNTT&TT chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tập huấn, biên soạn tài liệu, bố trí cán bộ thực hiện; - Phòng VHTT cấp huyện phối hợp mời các thành phần tham gia, chỉ đạo các xã, phường, thị trấn phối hợp chuẩn bị các điều kiện về hội trường, điện, nước, mạng…
- Phòng TTBCXB có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện, báo cáo lãnh đạo Sở sau các đợt triển khai
2
Tổ chức phổ biến các văn bản pháp luật về DVC TT của TW và địa phương cho CBCC thực hiện giải quyết TTHC
- Phòng TTBCXB cập nhật các văn bản, quy định mới về DVC TT, xây dựng nội dung, báo cáo lãnh đạo Sở để bố trí thời gian phổ biến đến các CBCC thực hiện nhiệm vụ giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp tại các cuộc giao ban, họp định kỳ tại Sở TT&TT
(Nguồn: Sở TT&TT tỉnh Hà Tĩnh) 2.2.3.2. Hình thức và công cụ tuyên truyền gián tiếp
Sở TT&TT đã thực hiện công tác tuyên truyền DVC TT thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí, đải PTTH, hệ thống đài TTCS, mạng xã hội … để đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến cho người dân về DVC TT của Sở TT&TT. Đây là hình thức tuyên truyền có tính lan tỏa cao, nhiều người được tiếp cận, tuy nhiên đây là hình thức tuyên truyền gián tiếp nên người dân không thể trao đổi trực tiếp để giải đáp thắc mắc của người dân mà phải chờ thời gian phản hồi thông qua các đợt khảo sát. Các nhiệm vụ cụ thể của hình thức và công cụ tuyên truyền DVC TT bằng hình thức gián tiếp thể hiện qua bảng 2.16.
Bảng 2.16. Mô tả hình thức và công cụ tuyên truyền gián tiếp DVC TT của Sở TT&TT
TT Nội dung thực hiện Mô tả công việc
1 Tuyên truyền trên Cổng TTĐTSở TT&TT
- Ban biên tập Cổng TTĐT Sở TT&TT chịu trách nhiệm đăng tải các tin, bài, video phản ảnh quá trình thực hiện công tác tuyên truyền DVC TT.
- Đăng tải các tài liệu hướng dẫn thực hiện DVC TT trên Cổng TTĐT
2 Tuyên truyền trên các cơ quanbáo chí
- Phòng TTBCXB căn cứ kế hoạch đầu năm, thực hiện nhiệm vụ phối hợp các cơ quan báo chí trên địa bàn tỉnh đặt hàng viết các tin, bài, chuyên mục nhằm tuyên truyền rộng rãi đến người dân về DVC TT của Sở TT&TT Hà Tĩnh;
- Sở TT&TT bố trí kinh phí cho việc tuyên truyền qua các cơ quan báo chí nhằm đảm bảo triển khai hiệu quả nhất
3 Tuyên truyền trên Đài PTTH tỉnh
- Tại các cuộc tập huấn tuyên truyền DVC TT hoặc các Hội nghị có liên quan, Sở TT&TT đề nghị Đài PTTH cử phóng viên dự và đưa tin nhằm tuyên truyền, quảng bá DVC TT của Sở;
- Đặt hàng thực hiện các phóng sự, chuyên mục phát sóng tại các khung giờ cố định để tuyên truyền DVC TT của Sở
4 Tuyên truyền bằng pano, ápphích, khẩu hiệu
- Thiết kế Pano, áp phích, khẩu hiệu tuyên truyền về DVC TT treo tại cơ quan Sở TT&TT và các Trung tâm HHC để tuyên truyền, cổ động về DVC TT của Sở TT&TT tỉnh Hà Tĩnh;
5
Phát trên hệ thống truyền thanh cơ sở tại xã, phường, thị trấn (số lượt phát sóng/262 xã, phường)
- Phòng TTBCXB xây dựng nội dung bài đọc, phối hợp với các xã, phường, thị trấn đọc trên đài TTCS các khung giờ cố định;
- Giao Trung tâm CNTT&TT ghi âm, sao lưu đĩa CD để phát sóng
- Phòng TTBCXB theo dõi, đánh giá hiệu quả công tác tuyên truyền qua Đài TTCS thông qua hệ thống phần mềm báo cáo nhật ký TTCS
TT Nội dung thực hiện Mô tả công việc
TT (số lượng tờ rơi đã cấp
phát) phương hoặc phát tại các cuộc tập huấn,đào tạo tại các địa phương
7
Tuyên truyền trên mạng xã hội Facebook, Zalo (Đăng tải tin, bài, video)
Thành lập Fanpage về DVC TT của Sở, giao Tổ quản trị thường xuyên đăng tải tin, bài, video… tuyên truyền DVC TT - Giao phòng TTBCXB cử người theo dõi và trả lời các câu hỏi mà người dân có thể đặt ra.
Thông qua các bảng trên cho thấy, công tác tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT đã được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Thông qua bảng phân công này, các bộ phận sẽ cắt cử người thực hiện, đảm bảo tính kịp thời, hiệu quả nhất.
2.2.4. Thực trạng thực hiện quy trình tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT Hà Tĩnh
Để đảm bảo công tác tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT năm sau được triển khai hiệu quả, công tác lập kế hoạch hàng năm đóng vai trò quan trọng và được thực hiện thông qua các bước sau:
2.2.4.1. Kháo sát lập kế hoạch tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT Hà Tĩnh
Hàng năm vào tháng 12, Sở TT&TT tỉnh Hà Tĩnh rà soát các văn bản pháp luật quy định liên quan, các chỉ thị, nghị quyết, nghị định, thông tư; các văn bản chỉ đạo của bộ, ngành, địa phương và các báo cáo kết quả công tác tuyên truyền của các cơ quan, đơn vị để xác định mục tiêu, các chỉ tiêu tuyên truyền trong năm tới;
Bảng 2.17. Thực trạng xây dựng nội dung, hình thức tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT
ST T
Hình thức tuyên
truyền Nội dung tuyên truyền
Thời gian thực hiện
1 Đăng tải tin, bài trên Cổng TTĐT tỉnh, cổng TTĐT các cơ quan, đơn vị và các địa phương
- Tuyên truyền Các quan điểm, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về CCHC và DVC TT nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của nền hành chính điện tử.
- Tuyên truyền hoạt động của Trung tâm phục vụ Hành chính công của tỉnh và các huyện, thị, thành trên địa bàn tỉnh; về các bước thực hiện, chất lượng, hiệu quả ứng dụng DVC TT mức độ 3, 4 trên cổng DVC; - Xây dựng Clip, tin bài hướng dẫn quy trình thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, các huyện, thị, thành phố và quy trình nộp hồ sơ qua DVC mức độ 3,4 trên Cổng DVC TT.
Từ tháng 1 – tháng 12
2 Tuyên truyền trên báo giấy và báo điện tử đóng trên địa bàn
- Tuyên truyền về các chính sách mới về CCHC và DVC TT;
- Các kết quả đạt được trong quá trình
Mỗi Quý từ 03-05
ST T
Hình thức tuyên
truyền Nội dung tuyên truyền
Thời gian thực hiện
tỉnh triển khai DVC TT;
- Tuyên truyền đến người dân về Cổng DVC TT và cách thức khai thác TTHC trên Cổng DVC TT
- Tuyên truyền về các gương điển hình trong thực hiện nhiệm vụ ở các trung tâm dịch vụ HCC các cấp.
báo
3 Tuyên truyền trên
đài truyền hình - Xây dựng phóng sự phát trên đài truyền hình về DVC TT, hoạt động của các Trung tâm dịch vụ hành chính công các cấp;
- Phát clip hướng dẫn quy trình khai thác, sử dụng DVC TT; Từ tháng 1 – tháng 12 4 Tuyên truyền bằng pano, áp phích, khẩu hiệu
- Thiết kế, in ấn các pano, áp phíc, khẩu hiệu tuyên truyền DVC TT treo tại các Trung tâm dịch vụ HCC của tỉnh và các địa phương;
- Treo hoặc chạy khẩu hiệu trên bảng LED tuyên truyền DVC TT tại các cơ quan nhà nước
Từ tháng 1 – tháng 12
5 Phát trên hệ thống truyền thanh cơ sở tại xã, phường, thị trấn
- Biên soạn bài đọc tuyên truyền về DVC TT để đọc trực tiếp trên Đài TTCS;
- Sản xuất đĩa CD thu âm bài đọc tuyên truyền DVC TT để phát trên hệ thống TTCS
Từ tháng 1 – tháng 12
6 Tuyên truyền trên mạng xã hội Facebook, Zalo
- Thiết lập các Fanpage tuyên truyền DVC TT, cập nhật TTHC, hướng dẫn khai thác, sử dụng DVC TT trên mạng xã hội Facebook, Zalo
7 In ấn tờ rơi, tờ gấp
về DVC TT - In ấn các tờ rơi, tờ gấp tuyên truyền về DVC TT và phát tới các thôn, xã trên địa bàn tỉnh Từ tháng 1 – tháng 12 8 Tổ chức tập huấn tuyên truyền trực tiếp tới cán bộ, người dân, doanh nghiệp tại các huyện thị và các xã,
phường, thị trấn
- Tập huấn, hướng dẫn cách sử dụng DVC TT cho người dân, doanh nghiệp tại các địa phương trên toàn tỉnh;
- Tuyên truyền về công tác cải cách, đơn giản hóa TTHC thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan, đơn vị; các quy định về TTHC trong giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà
Từ tháng 1 – tháng 12
ST T
Hình thức tuyên
truyền Nội dung tuyên truyền
Thời gian thực hiện
nước với người dân, doanh nghiệp; công tác công khai minh bạch hoạt động của cơ quan nhà nước. Địa chỉ, số điện thoại “đường dây nóng” và cách thức phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính.
2.2.4.2. Lập kế hoạch tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT Hà Tĩnh
Sau khi được khảo sát kết quả đạt được năm trước, nhu cầu về tuyên truyền của năm tới, CBCC phòng TTBCXB xây dựng kế hoạch tuyên truyền DVC TT của Sở để trình lãnh đạo Sở phê duyệt, quá trình này được thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 1: Căn cứ cơ sở pháp lý qua rà soát, khảo sát, xác định vấn đề tuyên truyền DVC TT;
Bước 2: Đánh giá và phân tích về năng lực bộ máy tuyên truyền và tài chính, phương tiện, trang thiết bị, thực trạng các hoạt động tuyên truyền DVC TT qua báo cáo đánh giá của năm trước để xác định những điểm mạnh, điểm yếu của Sở Thông tin và Truyền thông qua các hoạt động tuyên truyền;
Bước 3: Xác đinh mục tiêu tuyên truyền DVC TT:
- Mục tiêu cụ thể là số lượng người được tiếp cận DVC TT thông qua các hình thức tuyên truyền;
- Mục tiêu chung là gia tăng số lượng hồ sơ được giao dịch thông qua hình thức giao dịch trên hệ thống DVC TT của tỉnh;
Bước 4: Lập kế hoạch tuyên truyền DVC TT:
Phòng Thông tin báo chí xuất bản căn cứ Kế hoạch CCHC hàng năm được UBND tỉnh ban hành và các bước trên để xây dựng kế hoạch tuyên truyền DVC TT trình lãnh đạo Sở phê duyệt và cấp kinh phí thực hiện.
Bảng 2.18. Kế hoạch thực hiện tuyên truyền DVC TT của Sở TT&TT Hà Tĩnh giai đoạn 2017 - 2019
TT Nội dung thực hiện Năm
2017
Năm 2018
Năm 2019
1 Tuyên truyền trên Cổng TTĐT tỉnh, cơ quanđơn vị (Số tin, bài, video) 80 150 180 2 Tuyên truyền trên các cơ quan báo chí (số tin,bài) 90 92 95 3 Tuyên truyền trên Đài PTTH tỉnh (số bản tin,phóng sự)
TT Nội dung thực hiện Năm2017 Năm2018 Năm2019
3.2 Số Phóng sự 6 6 10
4 Tuyên truyền bằng pano, áp phích, khẩu hiệu 150 150 150 5 Phát trên hệ thống truyền thanh cơ sở tại xã,phường, thị trấn (số lượt phát sóng/262 xã,
phường)
500 650 900
6 In ấn tờ rơi, tờ gấp về DVC TT (số lượng tờ
rơi đã cấp phát) 20,000 35,000 50,000
7
Tổ chức tập huấn tuyên truyền trực tiếp tới cán bộ, công chức, người dân do TT CNTT&TT tổ chức cho người dân, doanh nghiệp và cán bộ cấp xã
7.1 Số lớp tập huấn 8 10 10
7.2 Số lượt người tham gia 1600 2000 2000
8 Tổ chức phổ biến các văn bản pháp luật vềDVC TT của TW và địa phương cho CBCC thực hiện giải quyết TTHC
8.1
Số lượt quán triệt văn bản hoặc giao ban lồng ghép nội dung tuyên truyền nâng cao ý
thức trách nhiệm cho CBCC Sở 18 32 36
8.2 Số lượt người tham gia 160 640 720
9 Tuyên truyền trên mạng xã hội Facebook,Zalo (Đăng tải tin, bài, video)
9.1 Số tin, bài, video 20 20 30
9.2 Số lượt người theo dõi 10,000 40,000 280,000