Quy trình nghiệp vụ nhập điểm ứng dụng công nghệ mã vạch hai chiều PDF417 gồm hai công đoạn là mã hóa dữ liệu và giải mã dữ liệu.
- Mã hóa dữ liệu: Giảng viên lập bảng điểm, phần mềm giúp mã hóa toàn bộ dữ liệu trên bảng điểm bằng mã vạch hai chiều.
- Giải mã dữ liệu: Chuyên viên phụ trách nhập điểm dùng đầu đọc mã vạch để giải mã lưu dữ liệu vào hệ thống phần mềm quản lý đào tạo.
Mã hóa dữ liệu
Tác nhân Nhiệm vụ
Giảng viên
Là người sử dụng hệ thống sinh ra bảng điểm có mã vạch hai chiều. Nhập điểm thành phần, điểm cuối kỳ cho sinh viên thuộc lớp môn học và trọng số điểm của môn học.
39
Hình 2.8: Biểu đồ tuần tự hệ thống
Giảng viên được cung cấp một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống.
Hình 2.9: Giao diện đăng nhập hệ thống
Giảng viên lựa chọn năm học, lựa chọn giảng viên, lựa chọn lớp môn học, nhập trọng số điểm thành phần, chọn nhập điểm từ file (nếu đã có file điểm.xls) sau đó chọn “Xuất bảng điểm mã vạch” để nhập trực tiếp hoặc xuất file excel để nhập vào máy tính cá nhân.
Giảng viên Hệ thống
1. Đăng nhập vào hệ thống 2. Chọn năm học, lớp môn học
4. Nhập điểm thành phần, điểm cuối kỳ 5. Lưu bảng điểm
6. In bảng điểm 3. Nhập trọng số điểm
40
Giảng viên in bảng điểm sau khi nhập xong điểm và nộp cho phòng đào tạo, kết thúc quy trình mã hóa dữ liệu điểm.
Giải mã dữ liệu
Tác nhân Nhiệm vụ
Chuyên viên phụ trách điểm
Là người sử dụng thiết bị đọc mã vạch hai chiều để chuyển toàn bộ dữ liệu điểm của sinh viên vào hệ thống phần mềm quản lý đào tạo. Kết thúc quá trình nhập điểm.
41
CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM NHẬP DỮ LIỆU TRONG FORM ỨNG DỤNG NGHIỆP VỤ NHẬP ĐIỂM
TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ THÁI NGUYÊN 3.1 Sơ lƣợc về trƣờng cao đẳng Y tế Thái Nguyên.
Giới thiệu khái quát về nhà trường:
Tên tiếng anh: Medical college Thai Nguyen.
Khái quát về lịch sử phát triển, tóm tắt thành tích nổi bật của trường. Trường cao đẳng y tế Thái Nguyên được thành lập vào ngày 6/11/2006 theo quyết định số 6317/QĐ-BGDĐT của Bộ GD&ĐT trên cơ sở nâng cấp từ trường trung cấp y tế (Thành lập ngày 26/12/1966 theo quyết định số 1476/TCDC của Ủy ban hành chính tỉnh Bắc Thái).
Từ một trường trung cấp chỉ có gần 50 cán bộ, giảng viên với quy mô học sinh lúc thấp nhất trong 10 năm gần đây là 580, cao nhất là 2221. Cơ sở vật chất thiếu thốn, trường chỉ có 01 nhà 3 tầng, 01 nhà đa năng và 01 dãy nhà cấp 4 để làm việc; tổng diện tích phòng học là 7.163,4 mét vuông tăng gấp 3 lần so với trước, đồng thời tiếp nhận bàn giao bệnh viện tâm thần, cải tạo thành các phòng thực hành, thí nghiệm, nâng diện tích các phòng học lên 12.525 mét vuông; khu hiệu bộ đủ cho các phòng, ban làm việc và ký túc xá khá tiện nghi cho 1680 chỗ. Hiện tại, về cơ bản trường đã đáp ứng đủ phòng học lý thuyết mặc dù quy mô học sinh tăng gấp 2, 3 lần. Nhân lực tăng cả về chất lượng, số lượng, với 129 cánbộ, giảng viên, nhân viên được cơ cấu thành 5 phòng chức năng, 09 bộ môn và 01 phòng khám đa khoa chất lượng cao. tỷ lệ giảng viên đạt trình độ chuẩn 97,2%, giảng viên có trình độ sau đại học đạt 32,7%. Thiết lập mối quan hệ với các bộ, sở ban ngành liên quan trong công tác đào tạo, tăng cường sự hợp tác quốc tế trong xuất khẩu lao động, triển khai các dự án do nước ngoài tài trợ để thu hút nguồn lực, tăng khả năng tiếp cận với các chương trình đào tạo tiên tiến, đồng tời nâng cao năng lực cho đội ngũ giảng viên.
Với truyền thống hơn 45 năm, trường đã khẳng định được vị trí tiên phong trong lĩnh vực đào tạo cán bộ Y - Dược, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của nhân dân trong và ngoài tỉnh và phục vụ xuất khẩu lao động tại Đài Loan, Nhật, Hàn Quốc. Mười năm liền, trường được công nhận danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc cấp tỉnh.
42
3.2 Thiết lập bài toán ứng dụng mã vạch hai chiều trong quản lý điểm.
3.1.1 Thiết lập bài toán.
Ở trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên, qua khảo sát thực trạng về cách lập bảng điểm và nhập bảng điểm ta thấy:
- Bảng điểm của một lớp môn học được lập gồm một số tờ ghi: số thứ tự, mã sinh viên, họ tên sinh viên, ngày sinh, lớp, điểm thành phần, điểm cuối kỳ, tổng điểm. Số lượng sinh viên trên mỗi tờ là cố định, do đó có thể xác định được độ lớn của dữ liệu.
- Giảng viên lập bảng điểm ngoài các thông tin quan trọng nhất là mã sinh viên, môn học, điểm thành phần còn có tên kỳ thi và trọng số điểm thành phần, trọng số điểm cuối kỳ phục vụ tính tổng điểm. Bảng điểm sau khi đã tổng hợp điểm xong, giảng viên nộp cho phòng đào tạo và nhân viên phòng đào tạo trực tiếp nhập điểm cho sinh viên vào cơ sở dữ liệu của trường. Do đó để giải quyết bài toán, ta có thể đưa bài toán về việc mã hóa dữ liệu (quá trình lập bảng điểm của giảng viên) và giải mã dữ liệu (quá trình nhập điểm của nhân viên phòng đào tạo).
- Quá trình nhập điểm hiện nay trong các trường Đại học cũng đã có sự hỗ trợ của ứng dụng trực tuyến. Sau khi lập bảng điểm giảng viên gửi cho phòng đào tạo thông qua các ứng dụng trực tuyến như gửi file điểm qua email. Sử dụng các ứng dụng trực tuyến hiện nay đã giảm áp lực nhập điểm thủ công cho nhân viên phòng đào tạo phụ trách điểm, hiệu quả công việc tốt hơn, nhưng trong đó vẫn còn một số vấn đề:
a. Nhân viên phòng đào tạo luôn phải theo sát hệ thống, kiểm tra lớp môn học nào đã được gửi bảng điểm, và đưa yêu cầu nộp bảng điểm đến giảng viên khi đến hạn phải nộp. Do quá trình nhập điểm của giảng viên tại nhà không có cơ chế kiểm tra lỗi nên có thể sảy ra sai sót. Nhập điểm qua ứng dụng trực tuyến gửi email không có chữ ký của giảng viên. Vì vậy nhân viên phòng đào phải in bảng điểm và yêu cầu giảng viên đến ký.
b. Giảng viên ngoài việc nộp bảng điểm cho phòng đào tạo qua các ứng dụng trực tuyến thì cần phải lên phòng đào tạo ký xác nhận đã nộp bảng điểm.
c. Dễ xảy ra nhầm lẫn điểm môn học này với môn học khác khi import điểm.
43
Với số lượng lớn sinh viên, kèm theo là số lượng lớn các môn học trong chương trình đào tạo tại các trường đại học, tiêu tốn nhiều thời gian và công sức cho việc nhập điểm đòi hỏi trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên cần một phần mềm chuyên biệt hỗ trợ nhập điểm, đây chính là lý do cần thiết lập bài toán “Ứng dụng nghiệp vụ nhập điểm trong trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên”.
3.2.2 Mục tiêu của bài toán.
Mục tiêu chung của bài toán nhập điểm bằng mã vạch hai chiều tại trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên là:
- Xây dựng phần mềm quản lý điểm ứng dụng mã vạch hai chiều.
- Phục vụ hiệu quả cho hoạt động đào tạo của trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên;
- Thúc đẩy phát triển, ứng dụng các dịch vụ CNTT, từng bước xây dựng đại học số hóa.
Mục tiêu cụ thể của bài toán:
- Xây dựng bài toán ứng dụng phần mềm nhập điểm bằng mã vạch hai chiều vào trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên. Tích hợp với phần mềm quản lý người học, cổng thông tin đào tạo, phần mềm quản lý thư viện.
- Xây dựng module mã hóa từ dữ liệu người dùng sang dữ liệu máy tính và module giải mã dữ liệu máy sang dữ liệu người dùng có ứng dụng mã vạch. Từ đó ta có thể quản lý điểm qua mã vạch.
- Tăng công suất nhập điểm vì huy động mọi giáo viên đều có thể tham gia nhập điểm.
- Giảm tải cho phòng đào tạo không phải khai báo các trọng số điểm thành phần, không phải nhập điểm cho từng sinh viên để giảng viên có quyền cao trong quá trình tổ chức giảng dạy và đánh giá.
- Tránh được trường hợp import một bảng điểm excel nhầm lẫn giữa môn này với môn kia, vì mã vạch đã có thông tin về mã môn, mã kỳ thi nên không gây nhầm lẫn.
44
- Các phòng ban trong trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên nhanh chóng triển khai xử lý học vụ sau mỗi học kỳ.
- Phân quyền cụ thể cho người sử dụng.
3.2.3. Ý nghĩa của hệ thống nhập điểm.
Quản lý điểm thi của sinh viên có những đặc điểm đặc trưng nên việc lưu trữ và cập nhật điểm bằng phương pháp thủ công như hiện nay còn gặp nhiều khó khăn, khó tránh khỏi những sai sót đáng tiếc, tốn nhiều thời gian và công sức của chuyên viên. Phần mềm thực hiện việc nhập điểm sẽ giải quyết được những tồn tại trên. Phần mềm sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server là một công cụ lưu trữ và xử lý dữ liệu mạnh, phù hợp với việc lưu trữ và xử lý thông tin quản lý điểm thi. Ưu điểm của phần mềm là khả năng cập nhật và tổng hợp dữ liệu rất nhanh chóng và dựa vào công nghệ mã vạch hai chiều.
Giải pháp cho vấn đề trên là ứng dụng công nghệ nhập liệu tự động ở đây chúng ta sử dụng công nghệ mã vạch hai chiều PDF417. Xây dựng phần mềm hỗ trợ nhập điểm thi. Phần mềm này là một công cụ hỗ trợ nhập điểm thi tự động bằng mã vạch hai chiều cho hệ thống Quản lý đào tạo. Bằng công cụ này giảng viên có thể kết nối với hệ thống đào tạo của đơn vị để tải về danh sách sinh viên và nhập vào điểm thi. Sau đó bảng điểm được in ra kèm với mã vạch hai chiều. Với mã vạch hai chiều này, các chuyên viên ở phòng đào tạo có thể nhập điểm thi một cách tự động vào hệ thống rất chính xác và thuận tiện, tiết kiệm được nhiều công sức trong khâu nhập điểm.
3.3 Phân tích và thiết kế hệ thống bài toán nhập điểm tự động ứng dụng mã vạch hai chiều trong quản lý điểm. hai chiều trong quản lý điểm.
3.3.1 Quy trình và các thuật toán.
3.3.1.1 Quy trình của hệ thống.
Toàn bộ quy trình hiện nay và sơ đồ hoạt động khi áp dụng hệ thống nhập điểm thi sử dụng mã vạch 2 chiều tương ứng với 2 hình sau:
45
Hình 3.1: Quy trình khi chƣa áp dụng hệ thống
Hình 3.2: Quy trình áp dụng hệ thống Giáo viên dùng chương trình phần mềm (Module1) nhập điểm thi Phần mềm in bảng điểm có kèm mã vạch 2 chiều lưu toàn bộ
thông tin điểm thi Module 1 Giáo viên ký tên xác nhận và gửi cho văn phòng khoa Sinh viên thi Chương trình xử lý và lấy thông tin từ mã vạch và
lưu vào cơ sở dữ liệu
Văn phòng khoa dùng máy quét mã vạch lấy
thông tin điểm thi Module 2
Giáo viên gửi bảng điểm bản cứng có chữ ký xác nhận cho văn phòng khoa Nhân viên văn phòng khoa nhập thủ công lại điểm thi vào máy tính
Sinh viên thi
Giáo viên ghi điểm thi vào bảng điểm theo mẫu và ký tên xác nhận
46
3.3.1.2 Thuật toán hoạt động của module 1.
Hình 3.3: Các bước thực hiện chương trình
A, Bước 1: Từ dữ liệu được nhập vào trong bảng điểm trên chương trình, chương trình sẽ chuyển dữ liệu đó về dạng 1 xâu ký tự có cấu trúc như sau:
Mã MH (1) Mã GV (2) Số trình (3) Ngày thi (4) Mã SV t1 (5) ĐL1 (6) ĐL 2 (7) Mã SV t2 (8) Đ L1 ĐL 2 … Mã SV n (9) ĐL1 ĐL 2
Thông tin về môn học Phần dữ liệu điểm thi của sinh viên
Hình 3.4: Cấu trúc của chuỗi ký tự mang thông tin
1 – Mã môn học, gồm 5 ký tự. 2 – Mã giảng viên, gồm 5 ký tự. 3 – Số trình, gồm 2 ký tự. 4 – Ngày thi, gồm ký tự. 5 – Mã sinh viên thứ nhất, gồm 6 ký tự. end File mềm điểm begin
Tạo một xâu ký tự chứa các thông tin về file điểm
Tạo mã vạch 2 chiều chứa thông tin về xâu ký tự
In mã vạch vào tờ bảng điểm
47
6 – Điểm thi lần 1 của sinh viên thứ nhất, gồm 2 ký tự. Tương tự có điểm lần1, lần 2 của sinh viên thứ 2 và cứ lặp lại cho đến hết danh sách sinh viên.
7 – Điểm thi lần 2 của sinh viên thứ nhất, gồm 2 ký tự. 8 – Mã sinh viên thứ 2, gồm 6 ký tự.
B, Bước 2: Dùng mã vạch PDF417 để lưu xâu ký tự trên và in kèm bảng điểm để giáo viên ký trước khi nộp cho văn phòng khoa.
3.3.1.3 Thuật toán hoạt động module 2.
Quá trình giải mã được thực hiện:
A, Bước 1: Thiết bị đọc mã vạch 2 chiều sẽ đọc được một xâu ký tự (String) có cấu trúc: Mã MH (1) Mã GV (2) Số trình (3) Ngày thi (4) Mã SV1 (5) Điểm L1 (6) Điểm L2 (7) Mã SV2 (8) Điểm L1 Điểm L2 … Mã SVn (9) Điểm L1 Điểm L2
Thông tin về môn học Phần dữ liệu điểm thi của sinh viên Hình 3.5: Cấu trúc của chuỗi ký tự mang thông tin
1 – Mã MH: Mã môn học, gồm 5 ký tự 2 – Mã GV: Mã giảng viên, gồm 10 ký tự 3 – Số trình, gồm 2 ký tự Begin End Bảng điểm bản cứng với mã vạch 2 chiều đã tích hợp thông tin
Dùng đầu đọc mã vạch chuyển hóa từ mã vạch thành xâu ký tự
Từ xâu ký tự, đọc để trích lấy các thông tin cần thiết được cất dữ trong
nó
Đưa về dạng bảng điểm ban đầu lúc chưa mã hóa và lưu vào cơ sở dữ liệu
48 4 – Ngày thi: Ngày thi, gồm 10 ký tự
5 – Mã SV1: Mã sinh viên thứ nhất, gồm 10 ký tự
6 – Điểm L1: Điểm lần 1 của sinh viên thứ nhất, gồm 2 ký tự 7 – Điểm L2: Điểm lần 2 của sinh viên thứ nhất, gồm 2 ký tự 8 – Mã SV2: Mã sinh viên thứ hai, gồm 10 ký tự
9 – Mã SVn: Mã sinh viên thứ n, gồm 10 ký tự
Tương tự mỗi sinh viên sẽ có điểm lần 1, lần 2 lặp lại đến cuối danh sách.
B, Bước 2: Từ xâu String, từ 22 ký tự đầu tiên của các trường mang thông tin về môn học sẽ biết được Mã môn học (từ đó dựa vào CSDL sẽ biết Môn học nào), mã giảng viên (từ đó biết giảng viên nào)…. Việc đọc dữ liệu về điểm của sinh viên sẽ tiến hành theo vòng lặp của tất cả sinh viên trong danh sách. Đọc 5 ký tự đầu sẽ biết mã sinh viên (qua đó biết sinh viên), 2 trường còn lại cho ta kết quả điểm thi của sinh viên đó. Từ đó lưu các thông tin đọc được vào bảng Sinhvien_Diem (bảng dùng để lưu kết quả thi của sinh viên) với record (Mã sinh viên, Mã môn học, Mã giảng viên, Điểm số, Lần thi, Ngày thi, Học kỳ, Ghi chú).
3.3.2 Phân tích, thiết kế Cơ sở dữ liệu.
Thường là CSDL này là CSDL có sẵn trong hệ thống quản lý đào tạo của nhà trường, nhưng để thực hiện phù hợp với dự án này, cần thấy rõ một số bảng dữ liệu.
3.3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Xác định các thực thể và mối quan hệ giữa chúng:
Mỗi sinh viên thuộc vào một lớp nhất định và mỗi lớp có nhiều sinh viên, như vậy mối quan hệ giữa thực thể “Sinh viên” và “lớp” là quan hệ 1-n. Quan hệ này được thể hiện trong hình sau:
Hình 3.6: Sơ đồ liên kết thực thể sinh viên và lớp
Mã Sinh viên Họ tên
Sinh viên Thông tin liên lạc Giới tính Thuộc Mã lớp Tên lớp