- Về giải ngân: Thực tế việc giải ngân của dự án JBIC so với việc giải ngân của các dự án sử dụng vốn ODA khác thì Dự án JBIC có sự tiến bộ vượt
4 Kế hoạch quản lý bảo vệ và chính sách
4.2.6 Đánh giá công tác tổ chức quản lý điều hành của Dự án
Công tác tổ chức và quản lý một dự án có vai trò rất quan trọng, góp phần quyết định sự thành công trong tiến trình thực hiện và kết quả đạt được của dự án. Việc đánh giá công tác tổ chức và quản lý để có những điều chỉnh phù hợp nhằm giải quyết những tồn tại và mang lại hiệu quả cao hơn cho thực hiện Dự án.
Cơ cấu tổ chức quản lý dự án khá đơn giản và gọn nhẹ, đây là Dự án lâm nghiệp đầu tiên không có Ban điều hành dự án và được phân cấp mạnh cho UBND các tỉnh trong vùng Dự án. UBND các tỉnh là chủ đầu tư trực tiếp quản lý điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ Dự án tại tỉnh, nên đã chủ động thực hiện triển khai các hoạt động của Dự án cũng như giải quyết các vướng mắc phát sinh mà không cần phải xin ý kiến cấp trên. Ban QLDA tỉnh được thành lập (thuộc Sở Nông nghiệp và PTNT) đại diện cho UBND tỉnh (không thành lập Ban điều hành như các dự án khác), trực tiếp chỉ đạo các nhà thầu trong việc thực thi dự án về chuyên môn nghiệp vụ không phải qua tổ chức trung gian nào nên đã giảm bớt được kinh phí cho quản lý dự án. Cách thức tổ chức này đã giảm bớt được sự chồng chéo khi thực hiện Dự án, người dân trong vùng khi tham gia dự án tiến hành đăng ký trực tiếp với BQL và các nhà thầu, có sự chứng nhận của chính quyền địa phương. Việc phân định quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi thành viên tham gia được coi là một mặt tích cực của Dự án. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án được thể hiện theo sơ đồ 4.1 dưới đây.
Sơ đồ 4.2: Cơ cấu tổ chức quản lý dự án JBIC tỉnh Quảng Trị
Ghi chú: - Quan hệ trực tuyến - Quan hệ chức năng
Trong quá trình chỉ đạo thực hiện và quản lý dự án các đơn vị đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hoạt động phối hợp giữa ban QLDA tỉnh, các cơ quan ban ngành và các nhà thầu được tăng cường và đi vào chiều sâu. Ban QLDA tỉnh thường xuyên đôn đốc, kiểm tra các nhà thầu trong việc thực hiện chỉ tiêu kế hoạch được giao. Các nhà thầu vừa thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các đơn vị cấp dưới đồng thời hoàn thành các nhiệm vụ mà cấp trên giao cho và chịu sự theo dõi sát sao của cấp trên. Có thể nói đây là một hướng tổ chức mới có hiệu quả cho việc phát triển các Dự án Lâm nghiệp.
UBND Tỉnh Sở NN&PTNT Ban QLDA Tỉnh Các Nhà thầu Cá nhân Hộ gia đình UBND Huyện Các Sở Ban Ngành UBND Xã
Ngoài ra qua nghiên cứu ta thấy Dự án còn hợp tác và sử dụng một cách triệt để các tổ chức hiện có trên địa bàn Vùng dự án, hạn chế tạo ra các tổ chức mới. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án hoàn toàn phù hợp với cơ cấu tổ chức của Vùng dự án, cụ thể như: Các đơn vị cơ sở trực tiếp chỉ đạo thi công là các lâm trường đã có và đang đóng tại địa bàn trên các huyện của Vùng dự án và chịu sự chỉ đạo của Ban QLDA tỉnh, ngoài ra còn tranh thủ sự hỗ trợ của các cơ quan ban ngành khác trên địa bàn vùng dự án trong quá trình thực hiện Dự án giúp cho việc thực hiện thuận lợi hơn.
Hàng năm, dự án đều tổ chức hội nghị tổng kết để đánh giá việc thực hiện kế hoạch năm và thông qua kế hoạch hoạt động năm tiếp theo. Ở cấp tỉnh, UBND tỉnh tổ chức họp thường kỳ 6 tháng 1 lần vào cuối tháng 6 và cuối tháng 12 để đánh giá việc thực hiện kế hoạch 6 tháng và thông qua kế hoạch hoạt động tiếp theo, Ban QLDA tỉnh họp định kỳ 3 tháng 1 lần để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và triển khai kế hoạch tiếp theo. Ban quản lý dự án Trung ương cùng các tỉnh phối kết hợp quản lý một cách chặt chẽ, toàn diện từ khâu xây dựng, tổng hợp kế hoạch, theo dõi kiểm tra thực hiện công trình và thường xuyên phối kết hợp với các ban ngành hữu quan, bám sát cơ sở để chỉ đạo thực hiện chương trình, tuân thủ các chế độ thanh quyết toán theo quy định của Nhà tài trợ và của Chính Phủ Việt Nam.
Từ nghiên cứu thực tiễn kết hợp tham khảo ý kiến của các lãnh đạo Ban QLDA Trung ương, Sở NN & PTNT tỉnh Quảng Trị, lãnh đạo các cấp chính quyền địa phương, các cán bộ khuyến nông khuyến lâm từ cấp tỉnh đến cấp thôn cũng như các đối tượng hưởng lợi từ dự án, có thể đánh giá hệ thống tổ chức quản lý, chỉ đạo điều hành dự án đủ năng lực để triển khai thực thi các hoạt động của dự án, cơ cấu tổ chức dự án mang tính tổng hợp (quản lý thực hiện tất cả các hợp phần). Ban QLDA đã biết phối hợp chặt chẽ với các cấp các ngành sắp xếp và bố trí hệ thống tổ chức, chỉ đạo và thực thi dự án một
cách gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. Các bộ phận trực tiếp quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực thi dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt đối với từng hợp phần trong bản kế hoạch hàng năm và đảm bảo được tiến độ thực thi dự án. Quy chế tổ chức thực hiện dự án tại tỉnh phù hợp với quy chế tổ chức thực hiện dự án của Bộ NN & PTNT và Hiệp định ký kết với JBIC. Dự án đã tranh thủ được sự ủng hộ của lãnh đạo từ Trung ương đến địa phương, biết phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn cấp Trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện, các cơ quan nghiên cứu và các nhà khoa học trong quá trình thực thi, từ đó đã đem lại cho dự án sự thành công.
Tuy nhiên, trong quá trình chỉ đạo thực hiện dự án theo các nhiệm vụ đã được giao, các cấp quản lý còn gặp nhiều khó khăn:
+ Vùng dự án nằm cách xa Hà Nội, nơi đặt trụ sở của bộ máy Trung ương và nhà tài trợ, nên việc chỉ đạo và kiểm tra giám sát thường xuyên khó thực hiện thường xuyên.
+ Công tác giám sát đánh giá dự án chưa được chú trọng quan tâm, đặc biệt ở cấp tỉnh, chưa thu hút được người dân tham gia vào Ban QLDA ở cấp cơ sở để tăng sự gắn kết giữa người dân và dự án, đảm bảo cho công tác thực thi dự án thuận lợi hơn.
+ Số lượng cán bộ kỹ thuật ở cấp Trung ương và cấp Tỉnh ít, không đủ để đáp ứng các yêu cầu kiểm tra, đánh giá, giám sát kỹ thuật thường xuyên trong toàn vùng dự án.
+ Công tác nhân sự chưa được coi trọng, cán bộ dự án thường là kiêm nhiệm nên hiệu quả không cao, năng lực quản lý bị hạn chế do làm việc không đúng với chuyên môn nghiệp vụ, không có sự ổn định nên nhân sự thường bị xáo trộn.