3.2.1.1. Ban hành các quy định, quy trình về cho vay ngoại tệ
Xây dựng quy định, quy trình riêng hoặc có thể là hình thức sổ tay tín dụng cho hoạt động cho vay ngoại tệ, trong đó quy định rõ ràng, cụ thể các vấn đề cần giải quyết từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng của hoạt động này, nhấn mạnh đi sâu vào các khâu đặc trưng của hoạt động cho vay ngoại tệ, như: Căn cứ để đánh giá khách hàng vay vốn có đủ nguồn ngoại tệ để trả nợ (Bao gồm: Các chứng từ khách hàng phải cung cấp, cách kiểm tra tính chân thật của các chứng từ nhằm tránh trường hợp có nơi thì yêu cầu khách hàng cung cấp quá nhiều chứng từ, có nơi lại yêu cầu một cách sơ sài, dễ dãi . Các bước phối hợp giữa Bộ phận tín dụng với Bộ phận Thanh toán quốc tế và Bộ phận Kinh doanh ngoại tệ… Bên cạnh đó cần ban hành đầy đủ các mẫu biểu thống nhất sử dụng trong toàn hệ thống. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các Ngân hàng thì việc ban hành những quy định rõ ràng, thống nhất trong đó có quy định cụ thể về thời gian giải quyết từng khâu, trách nhiệm của từng bộ phận sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
3.2.1.2. Phân công công việc nhằm chuyên môn hóa hoạt động cho vay
Tùy tình hình nhân sự của từng đơn vị mà có sự phân công công việc cho CBNV một cách hợp lý nhằm tách rời từng khâu, bộ phận riêng biệt trong nghiệp vụ cho vay. Đối với những đơn vị có đủ nhân sự để phân chia thành các bộ phận
riêng biệt thì có thể phân chia thành 3 bộ phận như sau: Bộ phận tín dụng: thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm, chăm sóc khách hàng hàng, giải ngân, quản lý hồ sơ vay và thực hiện các công việc phát sinh sau cho vay, bao gồm cả việc phòng ngừa, xử lý nợ quá hạn phát sinh; Bộ phận thẩm định: chịu trách nhiệm thẩm định hồ sơ vay, thẩm định tài sản bảo đảm và đề xuất cho vay; Bộ phận kế toán tín dụng: nhập dữ liệu khoản vay vào hệ thống máy tính, tính toán nợ gốc và lãi khách hàng phải trả, theo dõi nợ vay, phối hợp với Bộ phận tín dụng nhắc nhở khách hàng trả nợ, báo cáo tình hình cho vay. Nhân sự các bộ phận bao gồm trưởng bộ phận và các nhân viên, trưởng bộ phận có thể do lãnh đạo phòng kinh doanh kiêm nhiệm.
Đối với những chi nhánh có ít nhân sự không đủ thành lập các bộ phận riêng biệt thì cần phân công công việc cho từng nhân viên dựa trên năng lực, sở trường của từng người để đảm bảo một nhân viên không làm tất cả các khâu khi thực hiện khoản vay, có thể phân công nhân viên chuyên phụ trách tín dụng, nhân viên chuyên phụ trách thẩm định và nhân viên chuyên phụ trách kế toán tín dụng, nhiệm vụ của từng nhân viên giống như các bộ phận nêu trên, các nhân viên này được chỉ đạo thống nhất từ lãnh đạo Phòng kinh doanh. Đối với các Phòng giao dịch thường chỉ có 1-2 CBTD) không thể phân công việc cụ thể cho từng người thì trước khi cho vay các hồ sơ của Phòng giao dịch cần được Bộ phận thẩm định tại chi nhánh (nếu có) hoặc lãnh đạo Phòng kinh doanh tái thẩm định và góp ý trước khi quyết định cho vay.