CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
3.1.2.1 Đối với mua hàng nội địa
a. Chứng từ sử dụng gồm: Hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu
nhập kho.
Khi trả tiền cho người bán thì kế tốn sử dụng một trong số các chứng từ sau phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ (nếu thanh toán qua ngân hàng) hoặc biên bản cấn trừ công nợ (nếu cơng ty và đối tác có mua bán qua lại).
b. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Phòng thu mua sau khi nhận được đơn bán hàng đã được ký duyệt từ nhân viên kinh doanh thì tiến hành tìm nhà cung cấp, lấy báo giá và trình cho trưởng phịng thu mua ký duyệt. Sau đó lập đơn đặt hàng theo mẫu của cơng ty gồm 3 liên, liên 2 gửi cho nhà cung cấp. liên 3 gửi bộ phận kho, liên 1 lưu tại phòng thu mua. Tiến hành lập hợp đồng mua bán và gửi cho phịng kế tốn kiểm tra, trình ký và gửi đến nhà cung cấp. Thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
Khi bộ phận kho nhận được hàng thì căn cứ vào liên 3 của đơn đặt hàng, phiếu xuất kho của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa. Tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng và thủ kho. Gửi liên 2 cho phòng thu mua và liên 1 thì lưu tại bộ phận kho.
Phịng thu mua chuẩn bị bộ chứng từ đề nghị thanh tốn có đầy đủ chữ ký của nhân viên thu mua, trưởng phòng thu mua gồm hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán đã ký, liên 2 của phiếu nhập kho, liên 1 của đơn đặt hàng gửi đến kế toán cơng nợ.
Kế tốn cơng nợ sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp để nhập vào phần hành Mua hàng của phần mềm kế toán và lưu trữ bộ chứng từ theo thời hạn thanh toán.
Đến hạn thanh tốn, kế tốn sẽ trình đề nghị thanh tốn cho kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt. Sau khi thanh toán xong, kế tốn đóng dấu “Đã thanh tốn” lên đề nghị thanh tốn và lưu bộ chứng từ này theo thời gian thanh toán.
Khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng, kế tốn cơng nợ tiến hành nhập liệu vào phần hành Ngân hàng của phần mềm kế tốn. Kế tốn cơng nợ in giấy báo nợ thành 2 bản, 1 bản lưu cùng sổ phụ ngân hàng, 1 bản lưu cùng bộ đề nghị thanh toán.