CHƯƠNG 4 : NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.1 kiến và nhận xét
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về cơng tác kế tốn của cơng ty, đặc biệt là cơng tác kế tốn phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán. Em nhận thấy cơng tác kế tốn phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán đóng vai trị cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp, sâu sắc đến tình hình tài chính của cơng ty. Với vốn kiến thức cịn hạn hẹp, em xin trình bày một số nhận xét mang tính chủ quan như sau:
4.1.1. Về tình hình, đặc điểm chung của cơng ty
Về tình hình chung của cơng ty
Ưu điểm: Cơng ty tiếp tục ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng với các khách hàng cũ và phát triển thêm các khách hàng mới từ đó thu về các đơn hàng với giá trị cao, tạo nên doanh thu lớn cho công ty. Hoạt động kinh doanh vẫn được diễn ra đều đặn tạo việc làm ổn định cho cơng nhân viên. Duy trì chính sách phúc lợi đã có đồng thời thực hiện các chính sách phúc mới như khen thưởng cho con của cơng nhân viên đạt thành tích học tập tốt, khen thưởng cá nhân có thành tích tốt, …
Nhược điểm: Do ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19 nên việc lưu thơng hàng hóa gặp nhiều khó khăn, thời gian giao hàng kéo dài làm phát sinh nhiều chi phí, theo đó thời gian thu hồi công nợ cũng bị kéo dài ảnh hưởng đến dịng tiền kinh doanh của cơng ty.
Về chiến lược kinh doanh
Ưu điểm: Trong giai đoạn hiện nay, hoạt động xuất khẩu luôn nhận được sự quan tâm từ nhà nước qua các chính sách ưu đãi cho hàng hóa xuất khẩu. Trong đó xuất khẩu hàng may mặc là một trong những ngành mũi nhọn xuất khẩu của nước ta. Vì thế hoạt động xuất khẩu của công ty luôn được ưu tiên phát triển. Ngồi ra cơng ty đang xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh thương mại điện tử. Hiện nay là thời kỳ mà internet phát triển mạnh mẽ nên việc phát triển kinh doanh thương mại điện tử là hợp lý và hứa hẹn sẽ gặt hái được nhiều thành tựu.
Nhược điểm: Việc kinh doanh bn bán với nước ngồi còn tồn đọng nhiều vấn đề trong đó vấn đề nổi trội là về việc thu hồi công nợ và về luật pháp áp dụng nếu hai bên xảy ra tranh chấp kiện tụng. Ngoài ra phát triển kinh doanh lĩnh vực mới đòi hỏi phải hiểu biết về các quy định thủ tục, nếu vẫn giữ số lượng nhân viên như hiện tại thì cơng việc sẽ bị quá tải, nhân viên bị thiếu kiến thức chun mơn dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc.
Về bộ máy quản lý của cơng ty
Ưu điểm: Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, phù hợp với loại hình kinh doanh và nhu cầu quản lý của cơng ty. Các bộ phận gắn bó chặt chẽ bổ sung thiếu sót cho nhau dưới sự chỉ đạo chung của giám đốc. Việc phân chia các phịng ban giúp cơng việc được xử lý nhanh chóng, nhân viên của từng phịng ban đều có chun mơn nghiệp vụ cao.
Nhược điểm: Mọi quyết định đều cần thông qua giám đốc, trong trường hợp giám đốc đi công tác hoặc vắng mặt vì lý do cá nhân thì các quyết định hay các văn bản cần ký duyệt đều bị hỗn lại. Điều này có thể dẫn đễn việc mất khách hàng, mất nhà cung cấp do chậm
53
trễ trong việc ra quyết định hoặc bị phạt do chậm nộp các văn bản đến các cơ quan liên quan.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Ưu điểm: Tất cả các hoạt động kế toán đều được tập trung tại một phịng kế tốn nên tốc độ xử lý và cung cấp thơng tin được diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Với việc tổ chức bộ máy kế tốn gọn nhẹ, dễ vận hành đã góp phần tiết kiệm nguồn lực đáng kể cho công ty.
Nhược điểm: Với việc số lượng nhân viên kế toán là 2 nên mỗi nhân viên được phân công kiêm nhiệm nhiều phần hành làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc, dễ mắc sai sót nhầm lẫn. Việc mở rộng quy mơ phát triển thêm lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử, nếu vẫn giữ bộ máy kế tốn như hiện tại thì sẽ gây thêm gánh nặng và áp lực cho nhân viên kế tốn. Ngồi ra các văn bản pháp luật ln được cập nhật đổi mới liên tục, gây khó khăn trong việc áp dụng vào cơng ty, vì thế u cầu kế toán cần phải nắm bắt nhanh nhạy kịp thời.
4.1.2 Về kế toán phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán
Về tổ chức chứng từ kế toán
Ưu điểm: Công ty đã xây dựng được bộ chứng từ phù hợp với quy mô của công ty và phù hợp với quy định hiện hành. Chứng từ được đánh số liên tục và trên chứng từ có ghi chép đầy đủ thơng tin, chữ ký, con dấu tránh tình trạng thiếu sót, trùng lặp. Trình tự ln chuyển chứng từ tương đối kép kín, hợp lý giúp thơng tin đến kế tốn kịp thời, chính xác. Lưu trữ chứng từ cẩn thận, hợp lý, dễ tìm kiếm, tránh việc mất, hỏng chứng từ.
Nhược điểm: Do sử dụng phần mềm khác nhau giữa các phòng ban nên các mẫu chứng từ chưa được áp dụng đồng đều, mỗi phịng ban có mẫu chứng từ và tên gọi khác nhau gây nhầm lẫn khi sử dụng.
Về tổ chức sổ kế tốn
Ưu điểm: Cơng tác hạch toán được thực hiện hợp lý, tuân theo các quy định hiện hành. Việc ứng dụng phần mềm kế toán Misa giúp kế tốn giảm bớt lượng cơng việc, việc lập sổ sách được tiến hành nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác và có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần.
Nhược điểm: Việc ghi sổ phải được tiến hành đúng các trình tự theo phần mềm, chỉ cần hạch tốn sai một bước là số liệu có khả năng bị sai. Phần mềm kế tốn có rất nhiều mẫu báo cáo tuy nhiên có nhiều mẫu khơng sử dụng đến và có những mẫu báo cáo cần thì phần mềm lại khơng có như sổ cái tài khoản.
Về phần mềm kế toán Misa
Ưu điểm; Giao diện được thiết kế đẹp, thân thiện, dễ sử dụng. Luôn được cập nhật đầy đủ các biểu mẫu, chính sách mới về thuế. Hệ thống phiếu hạch tốn và báo cáo được thiết kế đẹp, đầy đủ thông tin, dễ dàng in ra giấy và lưu trữ. Số liệu trên phần mềm được tính tốn chính xác, rất ít xảy ra trường hợp sai sót. Đặc biệt dữ liệu trên phần mềm có thể được sao lưu thường xuyên và có tính bảo mật cao nên khơng cần lo lắng về việc mất dữ liệu.
Nhược điểm: Phầm mềm kế toán Misa SME.NET 2020 là phầm mềm cài trực tiếp trên máy tính và chỉ đăng nhập vào phần mềm bằng máy tính được cài, điều này làm kế toán bị động trong việc đăng nhập xử lý thơng tin. Ngồi ra cấu hình của phần mềm kế tốn Misa khá nặng, nếu cài phần mềm trên máy tính có cấu hình thấp thì phần mềm chạy rất chậm
54
hoặc không chạy được. Phầm mềm Misa chỉ sử dụng cho phịng kế tốn nên khơng có tính ứng dụng cho tồn cơng ty.
Về kế tốn phải thu của khách hàng
Ưu điểm: Tài khoản 131 được mở theo dõi chi tiết theo đối tượng và loại nguyên tệ. Ngồi ra, cơng ty đã xây dựng được bộ mã dành cho khách hàng, thuận tiện sử dụng trong cơng tác hạch tốn và dễ dàng theo dõi công nợ trên sổ chi tiết phải thu theo khách hàng. Kế tốn cơng nợ và nhân viên kinh doanh đồng thời theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng nên tránh được các trường hợp gian lận, thiếu sót, nhầm lẫn. Cơng tác thanh tốn được thực hiện thông qua ngân hàng nên tránh được phát sinh gian lận trong quá trình thu tiền. Việc sử dụng tỷ giá hối đoái để hạch tốn các giao dịch có gốc ngoại tệ được thực hiện đúng theo quy định. Việc hạch toán bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá trong kỳ và bút toán đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính được thực hiện đầy đủ và tuân theo đúng quy định. Cơng ty đã sử dụng mức trích lập dự phịng khoản phải thu khó địi theo đúng Thơng tư 48/2019/TT-BTC, điều này góp phần quan trọng trong việc phản ánh đúng tình hình các khoản phải thu của cơng ty. Công ty đã áp dụng kiểm sốt nội bộ vào chu trình bán hàng của cơng ty như việc ký xác nhận vào đơn bán hàng, các chứng từ luân chuyển đều có đầy đủ chữ ký và được lập thành nhiều liên gửi cho các phòng ban liên quan.
Nhược điểm: Khoản nợ phải thu của khách hàng chưa được phân loại theo tuổi nợ điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và thu hồi công nợ. Việc xét duyệt hạn mức tín dụng chưa được thực hiện làm xuất hiện các rủi ro về khoản phải thu khách hàng như bán hàng với giá trị quá cao so với khả năng thanh tốn của khách hàng. Cơng ty không tiến hành đối chiếu cơng nợ hàng tháng với khách hàng nên có khách hàng đến hạn thanh tốn nhưng cơng ty khơng nhắc nhở đốc thúc vì thế họ dây dưa khơng chịu trả, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dịng tiền của cơng ty. Đối với những khách hàng thanh tốn chậm cơng ty chưa có chính sách xử lý hợp lý mà vẫn tiến hành bán hàng như bình thường vì thế mà cơng ty bị chiếm dụng nguồn vốn lớn và có thể phát sinh khoản nợ phải thu khó địi. Trong cơng tác hạch tốn thì kế tốn cơng nợ là người ghi nhận công nợ vào sổ và cũng là người thực hiện ghi nhận xóa sổ cơng nợ điều này khơng phù hợp với nguyên tắc bất kiêm nhiệm của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Khi lập dự phịng phải thu khó địi, cơng ty khơng có sự đối chiếu xác nhận bằng biên bản đối chiếu công nợ với đối tượng nợ.
Về kế toán phải trả cho người bán
Ưu điểm: Việc hạch toán nợ phải trả cho người bán được thực hiện đúng theo quy định. Tài khoản 331 được mở theo dõi chi tiết theo đối tượng và loại nguyên tệ giúp cho công tác theo dõi công nợ được thuận tiện. Kế tốn cơng nợ và phịng thu mua cùng theo dõi các khoản phải trả cho người bán giúp cho số liệu được chính xác tránh tình trạng thiếu sót nhầm lẫn. Cơng ty ln tiến hành thanh tốn cho người bán đúng hạn, đủ điều kiện được hưởng đầy đủ các khoản chiết khấu thanh tốn và xây dựng được uy tín với các bên bán. Việc thanh tốn ln được thực hiện thông qua tài khoản ngân hàng và chỉ khi nhận được sự đồng ý ký duyệt của giám đốc tránh được gian lận trong việc thanh toán. Bộ chứng từ được sử dụng hợp lý tuân theo quy định và được sắp xếp lưu trữ cẩn thận.
Nhược điểm: Trong kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng, nhân viên tìm kiếm nhà cung cấp, nhận báo giá và tiến hàng đặt hàng là cùng một người điều này có thể phát sinh gian lận nếu người này nhận tiền hoa hồng của người bán để nâng giá mua hoặc mua hàng không đúng chất lượng gây thiệt hại cho công ty. Trong công tác hạch tốn, kế tốn cơng nợ là người ghi nhận các khoản nợ cũng là người xóa bỏ các khoản nợ việc này có thể làm phát sinh gian lận khi việc thanh tốn khơng được tiến hành mà cơng nợ đã được xóa bỏ.
55
Cơng ty chưa chủ động đối chiếu cơng nợ hàng tháng với nhà cung cấp, nên không thể kịp thời phát hiện sai sót cũng như phát hiện hành vi gian lận của nhân viên.