ết kế quy trình thực hiện chất lượng
2.2.3.1 Lập kế hoạch chất lượng dịch vụ vệ sinh tại công ty TNHH DV Saigon New
Hình 2.2. Quy trình lập và theo dõi mục tiêu chất lượng
Căn cứ lập MTCL Lập MTCL toàn diện Phê duyệt Phân tích Lập MTCL từng bộ phận
Triển khai thực hiện
Theo dõi và cập nhật kết quả
Tổng hợp, báo cáo và lưu hồ sơ
Bước 1. Căn cứ lập MTCL:
Cuối mỗi kỳ xem xét, Ban Giám đốc và các trưởng phòng xây dựng MTCL của việc xác định mục tiêu chất lượng dựa trên các căn cứ sau:
− Chính sách chất lượng chung của thế giới và tình trạng chất lượng thực tế của công ty.
− Năng lực của công ty: Nhân lực, tài lực, vật lực. − Họp ban lãnh đạo đề xuất dự án.
− Định hướng phát triển của công ty. − Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Nguyên tắc lập MTCL: (Nguyên tắc SMART)
S (Specific): mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể, không chung chung và vô định.
M (Measurable): mục tiêu này phải được đo lường, lượng hóa được về số lượng và thời gian (mang tính tuyệt đối hoặc tương đối và có giá trị rõ ràng, cụ thể).
A (Achievable): Mục tiêu đặt ra phải đạt được.
R (Realistics): Mục tiêu đặt ra phải phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
T (Timebound): Mục tiêu đó phải hoàn thành trong một thời gian nhất định và phù hợp với các chiến lược khác của công ty.
Định hướng của MTCL: MTCL phải hướng vào: − Hệ thống quản lý chất lượng.
− Sự thỏa mãn của khách hàng. − Chất lượng sản phẩm/ dịch vụ.
Phòng Kinh doanh cùng ban lãnh đạo công ty tiến hành lập MTCL chung cho toàn thể công ty dựa trên những căn cứ chất lượng đã được thảo luận.
Bước 3. Tiến hành phân tích MTCL đã lập
Để thực hiện việc phân định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân có liên quan trong quá trình hoạch định các mục tiêu chất lượng, Ban giám đốc tổ chức họp các bộ phận liên quan và phân tích, hoạch định các mục tiêu chất lượng.
− Mỗi kế hoạch chất lượng phải được xác định
− Các nội dung công việc chính có ảnh hưởng đến việc thực hiện MTCL
− Trách nhiệm thực hiện của các cá nhân, bộ phận có liên quan
− Thời gian hoàn thành
− Các phương tiện, cá nhân hoặc phòng ban, đơn vị hỗ trợ (nếu có)
Bước 4. Lập MTCL từng bộ phận
Trưởng bộ phận có trách nhiệm thiết lập MTCL cho bộ phận của mình, trình Giám đốc phê duyệt, sau đó tiến hành triển khai phổ biến cho nhân viên toàn bộ bộ phận mình đảm nhiệm.
Bước 5. Thực hiện MTCL đã thiết lập
Toàn bộ nhân viên công ty tiến hành triển khai thực hiện theo MTCL chung của công ty. Từng bộ phận cùng nhau phối hợp và thực hiện MTCL riêng của bộ phận mình để làm cơ sở hoàn thành tốt mục tiêu chung của công ty.
Giám đốc và Trưởng phòng ban thực hiện theo dõi từng nội dung công việc của các cá nhân, bộ phận liên quan. Đến thời điểm hoàn thành mỗi nội dung công việc Giám đốc và Trưởng phòng ban tổng hợp, thu thập và lưu các bằng chứng thực hiện, đồng thời cập nhật kết quả vào ô tương ứng trong kế hoạch chất lượng.
Bước 7. Tổng hợp, báo cáo và lưu trữ hồ sơ
Cuối kỳ thực hiện các kế hoạch chất lượng, Giám đốc và Trưởng phòng ban tổng hợp, báo cáo kết quả.
Ban Giám đốc và Trưởng phòng ban đánh giá mức độ hoàn thành và hiệu quả của các kế hoạch chất lượng và MTCL chung của công ty và từng bộ phận, đồng thời làm cơ sở cho việc thực hiện thiết lập và hoạch định MTCL kỳ mới.
MTCL được lưu trữ tại các đơn vị liên quan trong thời gian 2 năm.