2.1 .Tổng quan về công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh
2.3.3. Khách hàng mục tiêu của dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
đường biển của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh.
Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh đã rất quan tâm vào chiến lược khách hàng. Công ty đã xác lập được mối quan hệ gắn bó và lâu dài với những khách hàng truyền thống , công ty lớn. Sau mỗi hợp đồng giao nhận kết thúc, công ty vẫn thường xuyên liên hệ với khách hàng cũ để chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, vì vậy mối quan hệ giữa khách hàng với công ty rất tốt, giúp cho công ty giữ được lượng khách hàng tiềm năng này. Việc thường xuyên liên hệ với khách hàng sẽ giúp công ty có thể dễ tiếp cận và năm bắt thông tin khách hàng trong những giao dịch sau, ngoài ra còn có thể thu hút được khách hàng mới thông qua việc giới thiệu từ những khách hàng tiềm năng này.
Đó là những khách hàng lớn trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh , các đại diện của hãng giao nhận , các hãng tàu vận chuyển đường biển ( đã kí kết hợp đồng với công ty ) để thực hiện việc đưa hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam . Các đại diện hãng tàu giao nhận đã kí kết : Korea Marine Transport Co.,Ltd, Kmtc Bangkok , Ocean Vessel, Kmtc Gwangyang Rcl & Vinatrans , Hanjin Shipping Co.& Hl Cargo, Intermarine Express Lines Inc ,..
Đối tượng khách hàng nhập khẩu thường xuyên là các công ty chuyên về nhập khẩu : Công ty TNHH thương mại Phú Sang ( nhập thiết bị thép) TP. Hồ Chí Minh , công ty TNHH Giấy Vĩnh Cơ tỉnh Bình Dương, Công ty TNHH TM-DV Long Men tỉnh Bình Dương, công ty TNHH Hưng Phát, Công ty TNHH Hàng Hoá Quốc Tế Vina, Công ty TNHH Việt Nam Paiho ,…
2.3.4.Cơ sở vật chất , kỹ thuật của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh.
Bảng 2.8 : Cơ sở vật chất , thiết bị của hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty từ năm 2019-2021
ĐVT : chiếc Cơ sở , trang thiết bị Số lượng
Ô tô đầu kéo 3
Hệ thống rơ móc 1 Xe cần cẩu 2 Xe container 3 Xe tải nhỏ 4 xe nâng 1 Xe đẩy 2 Băng tải 3
( Nguồn : Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh )
Hệ thống và trang thiết bị của hoạt động giao nhận hàng nhập bằng đường biển của công ty gồm có 3 ô tô đầu kéo và hệ thống rơ móc có khả năng vận chuyển hàng có trọng tải 15 tấn đến 200 tấn , xe cần cẩu có sức cẩu từ 16 tấn đến 60 tấn , 3 xe container trọng trai 30 tấn 600kg và các xe tải nhỏ có trọng tải từ 500kg đến 1,4 tấn . Các thiết bị của hoạt động giao nhận phục vụ bốc dỡ hàng như xe nâng, xe đẩy, băng tải, các phần mềm phục vụ quản lý hàng hóa trong kho, có trang thiết bị xếp dỡ hàng hóa theo đơn vị,…
Trong phòng giao nhận có 7 máy vi tính nối mạng phục vụ cho việc tìm hiểu thông tin thị trường , khách hàng theo dõi các chính sách thuế và thủ tục hải quan , và liên lạc với khách hàng về vấn đề giao nhận hàng hóa nhập khẩu.Tuy nhiên , có một số máy như đã nói trên có một số vi tính đã cũ nên đôi lúc sử dụng bị treo máy , …Công ty nên đầu tư thêm máy móc thiết bị trong hoạt động giao nhận .Việc chưa có kho bãi khiến công ty không chủ động được trong nguồn hàng của mình , tốn kém chi phí thuê bãi , gặp những phát sinh như chi phí cao , bị động trong việc chuyên chở,..đôi lúc khiến công việc bị trì hoãn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty về lâu dài và gián tiếp làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh trên thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và Việt Nam nói chung.
2.3.5 Đội ngũ lao động tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh.
Bảng 2.9 : Đội ngũ lao động tham gia hoạt động giao nhận năm 2019 – 2021 ĐVT : người
Tiêu chí Số lượng
Số lượng
Số
lượng Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ
Tổng 14 12 9 - 2 -14% -3 -25% Giới tính Nam 9 7 5 -2 -22% -2 -29% Nữ 5 5 4 0 0% -1 -20% Trình độ Đại học 6 6 4 0 0% -2 -33% Cao đằng 5 4 3 -1 -20% -1 -25% Trung cấp 3 2 2 -1 -30% 0 0%
( Nguồn:Phòng nhân sự - Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh)
Qua bảng đội ngũ lao động làm việc trong kho ta thấy , số lượng nhân viên qua các năm có sự giảm xuống do tình hình dịch covid. Nhân viên trong hoạt động giao nhận đa số là nam , họ sức khỏe và phù hợp với các công việc ngoài tàu , vận chuyển , bốc dỡ. Năm 2019 số nhân viên trong bộ phận giao nhận là 14 người, năm 2020 giảm xuống 2 người tương ứng giảm 22% và năm 2021 số nhân viên giảm xuống 3 người tương ứng giảm 25%.
Trình độ đại học năm 2020 là 6 người bằng với trình độ đại học năm 2019 và không có sự thay đổi, năm 2021 giảm xuống 2 người tương ứng giảm 33% so với năm 2020. Trình độ cao đẳng năm 2020 giảm xuống 1 người tương ứng giảm 25% so với năm 2019. Năm 2021 không có gì thay đổi so với năm 2020.
Bộ phận giao nhận hàng nhập khẩu gồm : 1 tổ trưởng giao nhận , 1 thủ quỹ và các nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ giao nhận.
Nhiệm vụ của nhân viên giao nhận tại công ty : phân loại, tìm kiếm, bổ sung và sắp xếp các loại giấy tờ liên quan đến giao nhận hàng hóa : B/L , Packing List, Invoice, tờ khai hải quan, bản sao hợp đồng, lấy giấy kiểm tra chất lượng , giấy cược container và các giấy tờ khác thuộc bộ hồ sơ hàng hóa, ra cảng khai hải quan, nhận hàng kiểm hàng và đưa hàng về kho ( hàng nhỏ lẻ). Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ gồm : người giao nhận vận tải , người nhận hàng , lái xe tải. Trong quá trình hoạt động nhân viên phải hết sức cẩn thận và đảm bảo trong quá trình giao nhận .
Nhân viên bốc dỡ hàng của công ty gồm 2 người đều là nam có sức khỏe tốt , chăm chỉ và nhanh nhẹn chịu được áp lực , biết linh hoạt giờ giấc làm việc,… Công việc này nặng hơn các công việc khác , họ sẽ tiến hành bốc dỡ hàng hóa từ kho lên hàng / xe hàng xuống mặt đất… bốc dỡ hàng bằng tay các dụng cụ chuyên dụng và tiến hành sắp xếp hàng hóa vào thùng xe vào kho,..
Do tình hình dịch covid trong năm 2019 và năm 2020 diễn biến phức tạp một số hoạt động giảm sút nên công ty đã cắt giảm mỗi nhân sự đối với một số bộ phận trong hoạt động giao nhận
Công ty thực hiện các nghiệp vụ đào tạo nhân lực trong hoạt động giao nhận
Hoạt động giao nhận là một công việc khá phức tạp đồ hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng .Khi giao dịch với khách hàng, người giao nhận không phải chỉ giỏi các nghiệp vụ mà còn phải thông thạo các tuyến đường, nắm vững các các giá cả cước phí trên thị trường với từng dịch vụ. Đội ngũ Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh cũng được đánh giá là giỏi nghiệp vụ , giàu kinh nghiệm tuy nhiên so với các trình độ với công ty khác thì vẫn còn non yếu, và do công ty chiếm nhân viên trẻ chiếm đa số, bên cạnh đó mặc dù nhanh nhẹn nhưng với tình hình khó khăn dịch covid thì họ chưa đáp ứng được các nhu cầu thị trường mà khách hàng yếu cầu. Vì thế công ty đã tạo điều kiện nhất định cho bộ phận giao nhận được học tập :
+ Hầu hết các tài xế lái xe của công ty có trình độ học vấn không cao . Chính vì vậy công ty tuyên truyền cho tài xế được ưu tiên, hằng năm đều cho họ đi học khóa đào tạo an toàn giao thông, và các huấn luyện thường niên, trau dồi đạo đức. Những người có giấy chứng nhân đã qua khảo sát tập huấn thì mới đủ điều kiện hoạt động tại công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh.
+ Công ty đảm bảo chế độ an toàn cho người tham gia hoạt động giao nhận, họ được trang bị bảo hộ lao động, khám sức khỏe định kì hàng thán
2.3.6. Quy trình giao nhận hàng nhập bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh.
Hình 2.4 : Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập của Công ty
Diễn giải quy trình :
Bước 1: Tìm kiếm và kí hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Với vai trò là một Công ty vận tải giao nhận giải quyết nhu cầu cho khách hàng, nhân viên kinh doanh của Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh tìm kiếm và tiếp nhận giải quyết nhu cầu nhập khẩu hàng hóa cho khách hàng . Những thông tin mà nhân viên tiếp nhận từ khách hàng như: loại hàng, cảng đi, cảng đến, thời gian dự kiến hàng đến...Sau đó nhân viên sẽ gửi bảng báo giá cho khách hàng, bảng báo giá gồm các chi tiết như: ; loại hàng, đơn giá hàng nguyên
Nhận thông báo đến và lấy lệnh giao hàng D/O Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ Tìm kiếm và kí hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Khai báo hải quan Kiểm tra thực tế hàng hóa Giao hàng cho khách Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách Nhận hàng tại cảng
container 20 feet, 40 feet…Giá của bảng báo giá tuy thuộc vào hàng hóa được xuất ở cảng và địa điểm người giao nhận giao cho chủ lô hàng.
Nhận xét: Bước đầu tiên tìm kiếm khách hàng là rất quan trọng, nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như lợi nhuận của phòng giao nhận. Chính vì thế mà tiêu chí được đặt ra cho các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ lẻ chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao.
Bước 2 : Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi kí kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng với nhiệm vụ làm thủ tục thông quan cho lô hàng nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao hàng cho người nhận tại địa điểm mà chủ hàng đã chỉ định trong hợp đồng. Nhân viên TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh sẽ nhận bộ chứng từ từ khách hàng của mình bằng fax. Các chứng từ cần thiết nhập khẩu hàng hóa gồm :
- Hợp đồng thương mại ( Sale contract) - Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) - Phiếu đóng gói ( Packing List)
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin) - Giấy thông báo hàng đến.
- Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng.
Sau đó công ty có trách nhiệm kiểm tra kỹ tính chính xác , đồng nhất và hợp lệ của mỗi chứng từ.Sau khi nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra tính chính xác và hợp lệ chứng từ hàng nhập khẩu , nếu hợp lệ nhân viên sẽ tiến hành các bước tiếp theo của quá trình nhận hàng , nếu có sai sót thì nahan viên giao nhận sẽ báo về với bộ phận chứng từ để liên hệ khách bổ sung sửa chữa cho hoàn chỉnh.
Bước 3 : Nhận thông báo đến và lấy lệnh giao hàng D/O
Khi đã cận kề ngày dự kiến tàu đến , hãng tàu sẽ phát giấy thông báo hàng đến thông qua công ty giao nhận người nhập khẩu .
Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận liên hệ với kế toán để ứng tiền và giấy thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến văn phòng của đại diện hãng tàu để lấy D/O. Sau khi xuất trình giấy tờ xác nhận và đóng phí tãi hãng tàu thì nhân viên giao nhận kí xác nhận và ghi số điện thoại lên tờ D/O copy để minh chứng cho việc đã nhận D/O.
Sau khi nhận D/O gốc nhân viên giao nhận phải kiểm tra nội dung D/O với vận đơn và đối chiếu, nếu phát hiện những lỗi sai thì chỉnh sửa nếu có. Các nội dung cần đối chiếu với vận đơn khi còn ở hãng tàu : tên tàu, tên và địa chỉ người nhận hàng, số vận đơn, người ngửi hàng, tên hàng, loại hàng, cảng bốc và cảng dở
Sau khi nhận đầy đủ chứng từ khách hàng, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai hải quan dựa vào thông tin trên bộ chứng từ
Khi đến nhận D/O khách hàng vui lòng xuất trình giấy tờ : giấy giới thiệu , vận đơn gốc , giấy báo hàng đến và các phí bao gồm : Phí THC, vệ sinh cont, phí gia hạn D/O ( nếu D/O đã hết hạn), CIC collect at pol, Handling.
Bước 4 : Khai báo hải quan
Trước hết phải xác định được loại hình nhập khẩu nào, nhập gia công sản xuất, hàng mậu dịch, phi mậu dịch hay kinh doanh để lên tờ khai tương ứng.
Để lập tờ khai hải quan nhân viên giao nhận sẽ lấy thông tin từ các chứng từ Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract, Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (C/I), Phiếu đóng gói – Packing List (P/L), Vận đơn – Bill of lading (B/L). Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh tiến hành lên tờ khai hải quan bằng phần mềm khai báo hải quan (VNACCS).
Kiểm tra lại tờ khai Sau khi lên tờ khai xong thì phải kiểm tra lại lần nữa trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác:
- Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.
- Số bill, số container, seal ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.
- Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân loại hóa đơn, mã phân loại tờ khai trị giá.
- Địa điểm lưu kho…
Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống.
Luồng xanh: In tờ khai, chờ nộp thuế, sau đó đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục thông quan. (Nếu làm ở nơi áp dụng hệ thống giám sát tự động thì không cần đến hải quan giám sát nữa vì hàng mặc định đã qua khu vực giám sát rồi).
Luồng vàng: Phải mang tờ khai và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.
Luồng đỏ: Xuất trình hồ sơ hải quan và hàng hóa để hải quan kiểm tra thực tế, hải quan thông quan nếu không có vi phạm và đã nộp thuế. In tờ khai và thanh lý lấy hàng hàng nhập hoặc hàng xuất tại cảng.
Nộp thuế nhập khẩu và VAT: Sau khi có kết quả phân luồng, tiến hành nộp thuế.
Khai báo từ xa
Mỗi doanh nghiệp khách hàng đều phải đăng ký một tài khoản khai báo hải quan điện tử và cung cấp tài khoản đó cho nhân viên giao nhận của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh qua phần mềm khai báo điện tử. Sau khi đã hoàn thành việc kiểm tra và lập tờ khai, nhân viên của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh sẽ gửi tới mấy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của các cán bộ hải quan cửa khẩu. Hệ thống sẽ tiếp nhận và gửi lại phản hồi, cho số tờ khai, số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
Sau khi nhận được phản hồi của hệ thống nhận viên sẽ in tờ khai và các chứng từ ra hải quan cửa khẩu để mở tài khoản hải quan.
Bước 5 : Kiểm tra thực tế hàng hóa
Nhân viên giao nhận dùng D/O để liên hệ công chức Hải quan giám sát bãi đối chiếu Manifest hay không , công chức hải quan giám sát bãi đóng dấu “ đã đối chiếu” lên D/O
Việc kiểm tra hàng hóa phải do 2 công chức hải qaun thực hiện theo quy định