2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức
Có thể nói, một công ty hoạt động tốt không chỉ có chất lượng sản phẩm, am hiểu thị trường, xác định mục tiêu, tầm nhìn mà còn là công ty có hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, hoàn chỉnh về cơ cấu toàn diện. Biết cách kết nối các bộ phận để phối hợp trong quá trình làm việc thì công ty sẽ tiếp tục phát triển. Cụ thể, tôi xin cho các bạn xem sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất TMDV VINACEN:
(Nguồn Phòng nhân sự) Hình 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công Ty VinaCen
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban
Ban giám đốc:
Giám đốc: Giám đốc Công ty là người đại diện theo Pháp luật là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước Pháp luật về mọi hoạt động điều hành của Công ty. Giám đốc Công ty trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:
- Công tác Tổ chức – Nhân sự, thi đua khen thưởng và kỷ luật.
- Công tác Tài chính – Kế toán.
- Công tác Kinh doanh.
Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chiến lược kinh doanh.
Lựa chọn nhà phân phối, hình thức phân phối, tiến độ cung ứng hàng hóa ra thị trường.
Quy mô, phương thức đầu tư phát triển thị trường. Ký kết hợp đồng kinh tế mua – bán hàng hóa, dịch vụ.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG NHÂN SỰ THIẾT KẾPHÒNG PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN BÁN HÀNG BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG SẢN XUẤT VÀ THI CÔNG PHÒNG XUẤT KHẨU
Phó giám đốc: Phó giám đốc cũng là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành, thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt, thực hiện những công việc được ủy quyền. Bên cạnh đó, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.
- Bảo vệ, mở rộng và phát triển thị trường, thị phần hàng hóa Công ty đang kinh doanh bao gồm: chỉ đạo việc xây dựng phương án, tổ chức thực hiện các phương án đã được Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận và giao nhận hàng hóa theo kế hoạch.
- Công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quá trình phân phối tiêu thụ.
- Tham gia giám sát hoạt động công tác thị trường, giám sát kênh phân phối.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo ủy quyền của Giám đốc Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc Công ty phân công.
- Điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo ủy quyền của Giám đốc Công ty và khi Giám đốc Công ty đi vắng.
Các phòng ban:
Chức năng của các phòng ban là cơ quan tham mưu không thể thiếu góp phần giúp giám đốc trong công tác kế hoạch kinh doanh quản lý vật tư công tác tài chính hậu cần cũng như kỹ thuật và công tác tiền lương…
Phòng nhân sự: Vai trò của phòng nhân sự là tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra liên tục, hiệu quả. Đồng thời phòng nhân sự còn phụ trách việc chăm lo cho đời sống của toàn bộ nhân viên trong
công ty. Đại diện công ty xử lý các tranh chấp xảy ra tại công sở. Xây dựng và quản lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ đối với đội ngũ nhân sự trong công ty. Nói chung, phòng nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến xây dựng, quản lý và phát triển nguồn nhân lực chất lượng và bền vững nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận quan trọng có vai trò chủ đạo trong mỗi công ty. Phòng kinh doanh giữ vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng bằng cách áp dụng rất nhiều phương thức khác nhau. Đồng thời giữ vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc và phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng tài chính… để xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh.
Phòng thiết kế: Phòng thiết kế có vai trò giám sát các dự án thiết kế và sáng tạo khác nhau của công ty. Các thành viên thuộc phòng thiết kế phối hợp công việc với nhau để hình ảnh hóa các đối tượng trước khi đưa vào sản xuất hay thi công. Bằng các kỹ năng của mình, phòng thiết kế sẽ triển khai các ý tưởng thành những hình ảnh trực quan và sinh động nhất giúp người xem đưa ra quyết định sau cùng một cách dễ dàng. Nhờ có các thiết kế chi tiết như vậy mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được hiệu quả của các dự án.
Phòng Tài chính - Kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau:
- Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, Vốn chủ sở hữu, nợ phải trả; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Công ty, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
- Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị.
- Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và nội bộ tại đơn vị.
Phòng sản xuất và thi công: theo dõi tình hình về sản xuất của công ty, đảm bảo các yếu tố về kỹ thuật, các hoạt động xuất khẩu, các hoạt động nghiên cứu để đổi mới sản phẩm, hoạt động đánh giá chất lượng sản phẩm, hoạt động vận chuyển sản phẩm đến với khách hàng, hoạt động quản lý sản phẩm theo đúng chất lượng,…
Phòng xuất khẩu: là phòng quản lý và giám sát, điều phối toàn bộ quá trình cung
ứng của doanh nghiệp. Tức là, mọi hoạt động của phòng xuất khẩu đều liên quan đến các vấn đè xuất nhập khẩu như thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế, tìm kiếm khách hàng. Bên cạnh đó, tổ chức thực hiện xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa, thống kê báo cáo số liệu xuất nhập khẩu từng mặt hàng, thanh khoản hợp đồng, đảm bảo đúng luật và không bị cưỡng chế hoặc bị đưa vào diện quản lý rủi ro.
Bộ phận bán hàng: Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về giám sát thất thoát hàng hóa trong công ty, bảo quản hàng hóa, tư vấn giúp cho khách hàng lựa chọn những sản phẩm phù hợp và tốt nhất đối với mình, giúp họ đóng gói. Thực hiện các chính sách đề ra để đạt doanh số bán lẻ cho công ty. Đây là bộ phận rất quan trọng vì đây chính là những người có tầm ảnh hưởng cao nhất về uy tín cũng như chất lượng hàng hóa của công ty. Họ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và hiểu rõ về sản phẩm của mình.
Bộ phận chăm sóc khách hàng: là một bộ phận được Công ty quan tâm hàng đầu nhằm đáp ứng hài lòng của khách hàng trước – trong – sau quá trình mua hàng. Chăm sóc khách hàng là cách doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm, hỗ trợ, phục vụ để thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Thông qua các hoạt động này khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng và có xu hướng
gắn bó sử dụng sản phẩm lâu dài. Bộ phận chăm sóc khách hàng thực hiện các công việc sau:
- Thực hiện tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng, giải đáp những băn khoăn, thắc mắc mà khách hàng gặp phải, chưa hiểu rõ cần được giải thích.
- Chủ động quan tâm, thăm hỏi khách hàng trong quá trình họ sử dụng sản phẩm thông qua các phương thức như: gọi điện, nhắn tin, chat trực tiếp qua website, facebook...
- Ghi nhận các khiếu nại, các vấn đề cần được giải quyết khách hàng và cung cấp cho các bộ phận có liên quan đến lý các vấn đề đó.
- Phối hợp với bộ phận marketing để quảng bá các chương trình khuyến mại, các gói sản phẩm, dịch vụ ưu đãi của Công ty tới đông đảo khách hàng. Theo dõi và cập nhật liên tục các chính sách về sản phẩm của Công ty theo từng thời điểm để thông tin đến khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.
- Thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm và ghi nhận những đóng góp của họ để cải thiện chất lượng sản phẩm tốt hơn.
- Dự trù ngân sách và đề xuất các chiến lược phù hợp cho việc chăm sóc khách hàng trong tương lai.