Khoản mục tiền lương vă câc khoản trích theo lươnglă một chu trình vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp năo. Đđy lă một chu trình dăi, liín quan đến nhiều người, nhiều phòng ban khâc nhau nín rất dễ xảy ra câc sai phạm trong quâ trình thực hiện. Một số sai phạm có thể thấy như:
Thứ nhất, đối với việc xđy dựng vă thực hiện câc chính sâch, quy định về tiền lương: Công ty chưa xđy dựng đầy đủ câc quy chế lương, hệ thống thang bảng lương theo quy định của phâp luật về mức lương tối thiểu Nhă nước quy định hợp đồng vă lương thử việc, lương thời vụ, lương trong kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc. Doanh nghiệp không ký đầy đủ hoặc không ký câc HĐLĐ với lao động chính thức, lao động thử việc, tạm thời theo quy định của phâp luật. Ngoăi ra, một sai phạm phổ biến khâc liín quan đến việc thực hiện câc chính sâch về lương lă doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ việc đóng câc khoản bảo hiểm cho NLĐ. Những sai phạm trín thường dẫn đến việc doanh nghiệp có thể sẽ bị phạt vi phạm về bảo hiểm xê hội, thuế TNCN vă không được cho chi phí lương văo chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Thứ hai, về việc phí duyệt, bất kiím nhiệm trong việc trả lương, Quyết định thưởng: câc Quyết định thuí, tuyển dựng, khen thưởng chưa có sự phí duyệt của người có thẩm quyền. Kí toân tính lương cũng lă người thanh toân tiền lương cho nhđn viín, Thanh toân lương cho NLĐ không đúng thời gian quy định, tiến hănh thanh toân khi chưa có phí duyệt của người có thẩm quyền.
Thứ ba, đối với việc quản lý việc chấm công vă tính toân câc khoản phải trả cho NLĐ: Đđy lă sai phạm thường xuyín xảy ra nhất. Nó liín quan đến việc thông tin về số ngăy, giờ công của lao dộng bị theo dõi sai. Nguyín nhđn có thể do nhầm lẫn giữa số giờ người quản lý tổng hợp từ bảng chấm công vă số giờ nhđn viín tự chấm, hoặc nghiím trọng hơn lă do sự gian lận, thông đồng giữa người quản lý chấm công vă NLĐ. Ví dụ phổ biến nhất trong việc gian lận như trả lương cho nhđn viín đê nghỉ việc, hoặc cho nhđn viín khống không tồn tại. Một sai phạm khâc có thể xảy ra trong việc tính toân tiền lương lă việc kế toân Thứ tư, đối với quâ trình kế toân tiền lương vă thanh toân lương cho NLĐ: Sại phạm năy xảy ra thường do kế toân phđn bổ chưa chính xâc chi phí tiền lương, bảo hiểm văo câc bộ phận, tăi khoản liín quan. Việc năy dẫn đến giâ vốn, giâ trị sản phẩm dở dang, giâ trị hăng tồn kho cũng bị tính toân sai lệch
1.1.4. Kiểm soât nội bộ đối với khoản mục tiền lương vă câc khoảntrích theo lương trích theo lương
“KSNB lă quy trình do Ban Quản trị, Ban Giâm đốc vă câc câ nhđn khâc trong đơn vị thiết kế, thực hiện vă duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiíu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuđn thủ phâp luật vă câc quy định khâc có liín quan” (Chuẩn mực kiểm toân Việt Nam VSA số 315). Vấn đề tiền lương có ảnh hưởng tới tất cả câc phương diện trong nội dung quản lý nguồn nhđn lực của một doanh nghiệp vă lă mối quan tđm hăng đầu của người lao động. Do đó kiểm soât nội bộ đối với chu trình năy lă hết sức quan trọng vă cần được câc doanh nghiệp thiết kế vă thực hiện sao cho hiệu lực, hiệu quả để trânh xảy ra những sai sót vă hạn chế những gian lận phât sinh đối với chu trình năy.
Câc thủ tục kiểm soât được doanh nghiệp thiết lập ra nhằm đạt được một mục tiíu kiểm soât cụ thể tương ứng. Một số mục tiíu vă thủ tục kiểm soât đối với chu trình tiền lương trong câc doanh nghiệp có thể kể đến như:Bảng 1.1: Mục tiíu vă thủ tục kiểm soât trong chu trình tiền lương vă nhđn viín
Việc tuyển dụng nhđn viín cần phải được dựa trín một số tiíu chí nhất định đê được sự phí duyệt của người có thẩm quyền
Công ty cần xđy dựng chính sâch vă thủ tục tuyển dụng rõ răng bằng văn bản vă có sự phí duyệt của ban quản lý Thông tin của người lao động phải được xâc minh vă được cập nhật liín tục trong sổ theo dõi nhđn sự
Câc khoản tiền lương, thưởng, khấu trừ trước khi thực chi cần có sự phí duyệt của Ban quản lý
Sự điều chỉnh, thay đổi trong tiền lương, thông tin của NLĐ cần phải có sự phí duyệt của Ban quản lý
Thiết lập câc thủ tục ră soât vă phí duyệt đối với mức lương, thưởng. Duy trì một danh sâch liệt kí mức lương, bậc lương theo từng công việc đê được phí duyệt, công bố rộng rêi chính sâch điều chỉnh lương cho phòng nhđn sự, câc đốc công vă công nhđn từng bộ phận.
viín vă tiền lương nghiím ngặt, trânh việc bị lấy cắp. Chỉ cấp quyền truy cập vă chỉnh sửa câc thông tin trín sổ theo dõi nhđn sự cho những người có thẩm quyền
Câc khoản chi liín quan đến tiền lương, thưởng, câc khoản trích theo lương, phúc lợi, thuế thu nhập câ nhđn của người lao động phải được ghi chĩp chính xâc về cơ học, phđn loại vă đúng
kỳ
Tiền lương được ghi nhận đúng với thời gian, số lượng sản phẩm mă NLĐ đê lăm
Thiết lập một hệ thống sơ đồ kế toân vă câc thủ tục phđn bổ chi phí nhđn công hợp lý.
Thống nhất một câch hợp lý giữa hệ thống câc bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí nhđn công, nhật ký tiền lương, sổ thanh toân tiền lương, sổ câi Bộ phận nhđn sự (quản lý lao động) vă bộ phận chấm công, xâc nhận khối lượng công việc hoăn thănh, bộ phận tính vă thanh toân lương phải độc lập với nhau. Từ đó sẽ có sự dối chiếu giữa câc bộ phận
Kiểm tra việc chấm công, bấm giờ, theo dõi giờ đến vă giờ về của nhđn viín hoặc kiểm nhận sản phẩm của công nhđn theo từng ca, từng ngăy. Cần có biện phâp kiểm tra độ tin cậy của những người được giao trâch nhiệm chấm công, hay có câch để kiểm tra chĩo kết quả chấm công được thực hiện bởi những người năy.
Thiết lập câc thủ tục tiền lương vă câc khoản trích theo lươngcần phải tuđn theo sự phí chuẩn của Ban quản lý Tất cả những khoản chi tiền lương đều phải căn cứ văo câc khoản nợ đê được ghi nhận
Thiết lập một hệ thống hướng dẫn cũng nhưu câc thủ tục về tiền lương vă nhđn sự
Định kỳ xâc minh sự phđn công lại về nhđn sự cũng như câc bâo câo hoạt động về nhđn sự
Đânh số trước vă kiểm tra câc bảng chấm công, thẻ thời gian, phiếu hoăn thănh sản phẩm, câc phiếu chi cũng như câc bâo câo về sự điều chỉnh Yíu cầu phải có chữ ký của câc bín liín quan đối với tất cả câc khoản chi tiền lương