Công ty có mô hình tổ chức của một công ty cổ phần điển hình. Theo điều 110 Luật doanh nghiệp 2014: “Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa, chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 119 và khoản 1 Điều 126 của Luật này. Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn.” Trong đó, chủ tịch hội đồng quản trị kiêm chức danh tổng giám đốc sẽ lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của công ty.
Theo cách tổ chức này, các phòng ban như kế toán, hành chính, kinh doanh, sản xuất, kiểm tra chất lượng sẽ cùng tham vấn để giúp ban lãnh đạo tìm ra giải pháp để giải quyết các vấn đề trong quy trình quản lý. Công ty sẽ được vận hành một cách trực tiếp theo mối quan hệ là cấp trên ra các chỉ thị mệnh lệnh và người thừa hành sẽ nhận chỉ thị đó, chấp nhận, thực hiện theo. Do mọi quyết định là của cấp trên trực tiếp chỉ thị nên họ là người chịu trách nhiệm với kết quả hoạt động của cấp dưới quyền của họ. Điều này sẽ giúp tăng sự nhất quán của mệnh lệnh, tăng trách nhiệm cá nhân khi họ phải tự chịu trách nhiệm với quyết định của mình. Các quyết định được thực hiện bởi các bộ phận nghiên cứu, khi được giám đốc phê duyệt, các quyết định này sẽ truyền xuống các phòng ban từ trên xuống dưới một cách thống nhất. Tóm lại, ban lãnh đạo có quyền ra lệnh, quyết định, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các bộ phận phòng ban còn các phòng ban chỉ có trách nhiệm đóng góp ý kiến, thảo luận dựa vào chuyên môn, đưa ra biện pháp, phương hướng. Nếu có khó khăn trong quá trình thực hiện, cấp dưới có thể xin ý kiến từ cấp trên. Tổ chức bộ máy như vậy vừa phát huy khả năng chuyên môn của các phòng ban vừa đảm bảo quyền lãnh đạo tập trung thống nhất của toàn bộ công ty.
28
Ngô Hải Vân - K19CLCB
29
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng Cơ cấu tổ chức:
Thành viên trong công ty:
Ban lãnh đạo: Trần Hoài Nam - Chủ tịch hội đồng quản trị Bộ phận: gồm 5 phòng nghiệp vụ: - Phòng hành chính nhân sự - Phòng kế toán tài chính - Phòng sản xuất - Phòng kinh doanh - Phòng chất lượng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Chức năng của từng bộ phận:
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty.
- Chủ tịch hội đồng quản trị- Tổng giám đốc: là người nắm giữ nhiều nhất số cổ phần trong hội đồng quản trị, là đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách
30
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng
nhiệm trước hội đồng quản trị cũng như trước pháp luật. Tổng giám đốc là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các bộ phận phòng ban.
- Phòng hành chính nhân sự: có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc về các công việc hành chính, tham mưu, giải quyết các vấn đề chế độ chính sách, xây dựng nội quy, quy chế của công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động quản lý nhân sự của công ty như tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng.
- Phòng tài chính- kế toán: cũng là một bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, phòng tài chính- kế toán sẽ giúp đề xuất, xây dựng, thực hiện các kế hoạch tài chính quản lý và giám sát tình hình tài chính, theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua các thời kỳ thông qua báo cáo tài chính.
- Phòng sản xuất: có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc về các công việc thiết kế sản phẩm, kế hoạch sản xuất, quản lý, giám sát và theo dõi tình hình sản xuất của các phân xưởng, các hoạt động về cơ điện trong các xưởng sản xuất.
- Phòng kinh doanh: tham mưu cho Tổng giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh đúng ngành, đúng pháp luật và mang lại hiệu quả cao, xây dựng chiến lược kinh doanh, xây dựng chiến lược PR, marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn từng khách hàng, các chính sách chăm sóc khách hàng.
-Phòng chất lượng: giúp Tổng giám đốc giám sát và kiểm tra chất lượng công việc,
sản phẩm của các bộ phận nhằm mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
2.1.1. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo quy mô kế hoạch hóa tập trung. Toàn bộ chứng từ bắt đầu của bộ phận đều được tập trung về phòng kế toán của công ty để phân loại, tổng hợp hạch toán theo đúng chế độ kế toán. Tổ chức kế toán thực hiện toàn bộ các công tác kế toán tài chính thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình định kỳ lập báo cáo lên phòng kế toán tài chính công ty để tổng hợp.
31
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ
Ke toán trưởng: là trưởng bộ phận kế toán, người có chức vụ cao nhất của bộ phận,
phụ trách, chỉ đạo chung các hoạt động của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm về hoạt động của đơn vị kế toán trong đơn vị.
- Quản lý hoạt động của bộ phận kế toán, quản lý kế toán viên
- Đảm bảo tính hợp pháp, chính xác, kịp thời trong sổ sách kế toán
- Giám sát việc quyết toán, theo dõi, kiểm soát dòng tiền
- Lập báo cáo tài chính
- Hỗ trợ ban lãnh đạo, tham gia phân tích và dự báo
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
Ke toán tổng hợp:
- Hướng dẫn, phân công công việc cho các kế toán thành viên.
- Trợ giúp kế toán trưởng trong việc giám sát và chỉ đạo mọi vấn đề kế toán và tài chính và kiểm soát nội bộ.
- Kiểm tra, rà soát lại các tài khoản cần quyết toán trước khi trình kế toán trưởng và ban giám đốc.
32
- Tính toán giá thành sản phẩm để đưa ra giá kinh doanh hợp lý Kế toán kho:
- Theo dõi tình hình biến động của hàng hóa, tài sản trong kho
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các kế toán viên, phát triển hệ thống kế toán nội bộ
- Tham gia chuẩn bị báo cáo tài chính, thuế hàng tháng, hàng kỳ.
Ke toán tiền ( Thu- Chi) :
- Theo dõi sự biến động của tiền trong doanh nghiệp, các khoản thu- chi hàng ngày. Sự biến động của tiền bao gồm tiền mặt và tiền trong ngân hàng.
- Kế toán thu- chi có thể kiêm luôn cả chức năng thủ quỹ hoặc có người làm thủ quỹ riêng hỗ trợ.
Ke toán thuế:
- Làm các nghiệp vụ kế toán liên quan đến thuế trong doanh nghiệp.
- Thu thập, xử lý các hóa đơn, chứng từ kế toán.
- Tính thuế, kê khai, làm báo cáo thuế
- Làm các báo cáo về đơn chứng từ
- Làm việc với cơ quan thuế...
Kế toán tiền lương:
- Chấm công nhân viên, người lao động
- Tính lương, thanh toán tiền lương cho lao động
- Tạm ứng lương khi người lao động có nhu cầu.
Kế toán hàng hóa vật tư:
- Ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của hàng hóa vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tính giá thành sản phẩm.
- Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng từ đó phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tập hợp chi phí.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại hàng hóa vật tư theo chế độ quy định.
Kế toán giá thành:
- Tổ chức đánh giá khối lượng sản phẩm dở dang khoa học, hợp lý, xác định giá thành và hạch toán giá thành sản xuất trong kỳ một cách đầy đủ và chính xác.
33
Ngô Hải Vân - K19CLCB
- Ghi chép, lập các chứng từ về xuất kho- nhập kho
- Kiểm kê kho định kỳ...
Kế toán công nợ:
- Theo dõi sự biến động của tiền trong doanh nghiệp, các khoản phải thu- phải trả của doanh nghiệp với khách hàng cũng như nhà cung cấp.
- Lên kế hoạch thu hồi nợ, trả nợ
- Báo cáo ban giám đốc về tình hình công nợ trong doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng:
- Lập hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa
- Kiểm tra hàng hóa tại doanh nghiệp
- Lên các kế hoạch nhập hàng, bán hàng
- Báo cáo tình hình mua bán hàng.
2.1.4.1. Các chế độ kế toán và phương pháp hạch toán áp dụng
Hiện nay doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Đây là các nghiệp vụ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có nội dung kinh tế giống nhau, cùng là phiếu thu, phiếu chi, phiếu Nhập - xuất vật tư hàng hóa nhằm đảm bảo đơn giản thuận tiện cho công tác kế toán. Nhờ chứng từ ghi sổ mà số lần ghi sổ sẽ được giảm đi đáng kể.
Chứng từ kế toán, hệ thống báo cáo áp dụng theo thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Đường thẳng
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp KKTX
34
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng
- Ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền: Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì ngoại tệ được chuyển sang đơn vị VND theo tỷ giá niêm yết của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại ngày phát sinh.
Kỳ kế toán: Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng này đến hết ngày cuối cùng của đó.
Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của một năm Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định KQHĐ kinh doanh tại Công tyCổ phần Bao bì Hoàng Hải Việt Nam. Cổ phần Bao bì Hoàng Hải Việt Nam.
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ
Do công ty Hoàng Hải áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT vì vậy doanh thu khi bán hàng chưa bao gồm thuế GTGT. Doanh thu của công ty chủ yếu từ việc sản xuất bán bao bì carton và cho thuê nhà xưởng sản xuất. Công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu trong tháng 11 năm 2019.
Chứng từ sử dụng
Các chứng từ được sử dụng phục vụ cho kế toán bán hàng và CCDV bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
- Đơn đặt hàng, phiếu xuất kho
- Các chứng từ khác như giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu, séc thanh toán,...
Tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán được sử dụng:
“TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Trong đó, một số khoản doanh thu dựa theo hoạt động của công ty được hạch toán bằng tài khoản như:
35
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng
“TK 51121 - Doanh thu bán phôi Carton” “TK 51122 - Doanh thu bán thùng Carton”
“TK 51132 - Dịch vụ cho thuê nhà kho, nhà xưởng”
Và các tài khoản “TK 111 - Tiền mặt”, “TK 112 - Tiền gửi ngân hàng”, “TK 131 - Phải thu khách hàng”...
Sổ kế toán
- Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 131, sổ cái TK 511
- Sổ tổng hợp chi tiết TK 131, sổ chi tiết TK 131
Quy trình luân chuyển chứng từ
Phòng kinh doanh là nơi tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng muốn mua hàng của công ty thông qua giao dịch trực tiếp hoặc qua thông tin như công văn, điện thoại. Các yêu cầu này sẽ được xem xét, nếu yêu cầu được chấp nhận, hai bên thống nhất các điều khoản sẽ tiến hành ký hợp đồng. Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, sau khi ký, một bản hợp đồng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi quá trình thanh quyết toán.
Ví dụ 1: Ngày 08/11/2019, công ty Hoàng Hải xuất hàng bán cho đối tác là công ty
TNHH sản xuất bột mỳ Vimaflour theo hợp đồng NO.03/2019/HH-VMF đã ký kết ngày 19/08/2019. Sản phẩm là hộp carton 1kg và 0.5kg với đơn giá lần lượt là 9.600 VNĐ và 8.680 VND, thuế GTGT 10%. Bên mua sẽ thanh toán bằng chuyển khoản cho bên cung cấp.
Căn cứ vào thời hạn trên hợp đồng với công ty Vimaflour, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho để tiến hành gửi hàng cho khách. Hóa đơn GTGT được lập gồm có 3 liên phân biệt qua màu sắc khác nhau:
• Liên 1: kẹp với chứng từ gốc lưu tại phòng kế toán
• Liên 2: giao cho bên mua hàng hóa
• Liên 3: dùng để thanh toán lưu hành trong nội bộ
36
HÓA ĐƠN GTGT Mau số: 01 GTKT3/001
Liên 2: Giao người mua Ký hiệu: AA/19P
________________Ngày 08/11/2019___________________ Số 0005264______________ Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Bao bì Hoàng Hải Việt Nam
Mã số thuế: 0201654549
Địa chỉ: Lô C5-2, KCN Tràng Duệ, thuộc Khu Kinh tế Đình Vũ - Cát Hải, xã Hồng Phong, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng
Số tài khoản
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn
vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 ~ 5 6 = 4 x 5 ~ 1 Thùng HNL 0.5kg (tấm vách ngăn ở giữa)__________ Cái 5.000 9.600 48.000.000 ^2 Thùng HNL 1kg Cái 5.000 8.680 43.400.000 Cộng tiền hàng: 91.400.000
Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 9.140.000
Tổng cộng tiền thanh toán 100.540.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm triệu năm trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./.
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng
Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên yêu cầu có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho. kế toán trưởng, giám đốc.
• Liên 1: kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán lưu trữ bảo quản.
• Liên 2: giao cho thủ kho với mục đích ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển cho bộ phận kế toán ghi sổ
• Liên 3: giao cho người nhận hàng hóa
37
Ngô Hải Vân - K19CLCB
Khóa Luận Tốt Nghiệp Học viện Ngân Hàng
Biểu 2.3. Hóa đơn GTGT số 0005264
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị : Công ty TNHH sản xuất bột mỳ Vimaflour Mã số thuế: 5700101210
Địa chỉ: KCN Cái Lân, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam
ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Mã sp Đơnvị tính Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền Yêu cầu Thựcxuất A B C D 1 2 3 4 1 Thùng HNL 0.5kg VIMATBC5002-1 Cái 500 0 5000 7.55 6 33.860.00 0 2 Thùng HNL Ikg VIMATBC5001-1 Cái 500 0