7. Kết cấu khóa luận
1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Đúng như tên gọi công việc, nhiệm vụ chính của kế toán tiền lương là chịu trách nhiệm xử lý mọi vấn đề liên quan đến tiền lương cho NLĐ. Một kế toán tiền lương phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ sau:
• Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, chất lượng sản phẩm, tính chính xác tiền lương phải trả cho NLĐ. Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của NLĐ.
17
Bên Có
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
• Trả lương kịp thời cho NLĐ, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoạch quỹ lương kỳ sau.
• Tính và phân bổ chính xác đối tượng, tính giá thành.
• Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, đề xuất biện pháp tiết kiệm quỹ lương, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.
• Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, KPCĐ đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, chế độ sử dụng chi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động.
1.4 Ke toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1 Kế toán tiền lương a. Chứng từ sử dụng
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau (Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính):
- Mẫu số 01a - LĐTL: “Bảng chấm công” Đây là cơ sở chứng từ để trả lương theo thời gian làm việc thực tế của từng công nhân viên. Bảng này được lập hàng tháng theo thời gian bộ phận (tổ sản xuất, phòng ban).
- Mẫu số 01b - LĐTL: “Bảng chấm công làm thêm giờ” Phiếu này dùng để hạch toán thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên ngoài giờ quy định được điều động làm việc thêm là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp làm đêm thêm giờ theo chế độ quy định.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
- Mau số 02 - LĐTL: “Bảng thanh toán tiền lương” - Mau số 03 - LĐTL: “Bảng thanh toán tiền thưởng” - Mau số 04 - LĐTL: “Giấy đi đường”
- Mau số 05 - LĐTL: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành” - Mau số 06 - LĐTL: “Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ”
- Mau số 07 - LĐTL: “Bảng thanh toán tiền thuê ngoài” - Mau số 08 - LĐTL: “Hợp đồng giao khoán”
- Mau số 09 - LĐTL: “Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán” - Một số các chứng từ khác liên quan khác như phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệnh (giấy đi đường) hoá đơn . . .
b. Tài khoản sử dụng
TK 334 - “Phải trả NLĐ”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả NLĐ và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho NLĐ của DN về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của NLĐ.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của NLĐ đã trả, đã chi, đã ứng trước cho NLĐ.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho NLĐ.
công của NLĐ.
Số dư Nơ (nếu có): Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả cho NLĐ
Số dư Có: Là các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho NLĐ.
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán lương và thanh toán các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của NLĐ.
Tài khoản 334 - “Phải trả NLĐ” có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của DN về tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của NLĐ.
- Tài khoản 3348 - Phải trả NLĐ khác: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho NLĐ khác ngoài công nhân viên của DN về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất tiền công và các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của NLĐ.
20
Bên Có
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đã trả cho công nhân viên.
- Các khoản chi về KPCĐ.
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào thu nhập của NLĐ.
- KPCĐ vuợt chi đuợc cấp bù.
Số du Nợ (nếu có): Số du bên nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi trả công nhân viên chua đuợc thanh toán và KPCĐ
Số du Có: Là số tiền còn phải trả, phải nộp quỹ BHYT, BHXH, KPCĐ đã trích chua nộp, giá trị tài sản thừa còn chờ xử lý, doanh thu chua thực hiện ở thời điểm cuối
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
TK Ĩ34
Cac khoăn kháu trừ vào TL phái Tr ảCNSX
IiKJIIff CNV
TLNP th c tè ph iự ả trà cho LDTT
Trich trước
TL nghi phép
τħar h∣ toán TL bâng Ti n mãt h ãe TGNHề ử
Tiên thường ĩ QUV ừ khen thttõng ph i ả trã cho NL Đ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán thanh toán với CNV
(Nguồn: Internet)
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
1.4.2 Kế toán các khoản trích theo lương a. Chứng từ sử dụng
Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán đuợc ban hành kèm theo Thông tu số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính:
- Mẫu số 10 - LĐTL: “Bảng kê trích nộp các khoản theo luơng” - Mẫu số 11 - LĐTL: “Bảng phân bổ tiền luơng và bảo hiểm xã hội”
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 338: “Phải trả, phải nộp khác”
Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác liên quan đến hạch toán tiền luơng và các khoản trích theo luơng, TK này dùng để phản ánh tình hình trích lập quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tại DN.
22
Trợ cap BHXH
Cho người lao động
TK 111,112
Nhận tiên cáp bù cùa
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
vượt chi chưa được cấp bù. kỳ . . .
Kế toán sử dụng 4 tài khoản cấp 2 của tài khoản 338 để hạch toán cho các khoản trích theo lương:
• TK 3382 - Kinh phí công đoàn
Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
• TK 3383 - Bảo hiểm xã hội
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
• TK 3384 - Bảo hiểm y tế
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị.
• TK 3386 - Bảo hiểm thất nghiệp
Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
TK IlL 112 IK 33S2.3383.3384.3386 IK 622.627.641.642 Nộp BHXH (2535% lương) BHYT (4.5% lương) BHIN (2% lương'Ị KPCD (2% lương) Trích BHXH (173% lương) BHYT (3η∕o lương)
BHTN (1% lương)
KPCD (2% lương) tinh vảo chi phí cùa doanh nghiệp
TK 334
Trích BHXH (8η∕o lương)
BHYT (1.5% lương)
BHTN (1% lương)
hữ VBO thu nhạp cữa NL
QuyBHXH
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương
(Nguồn: Internet)
1.4.3 Sổ sách kế toán sử dụng cho kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương a. Sổ sách kế toán
• Sổ kế toán chi tiết
+ Sổ chi tiết TK 334: Phải trả NLĐ
+ Sổ chi tiết TK 3382: Kinh phí công đoàn + Sổ chi tiết TK 3383: Bảo hiểm xã hội + Sổ chi tiết TK 3384: Bảo hiểm y tế
24
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
+ Sổ chi tiết TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp + Sổ chi tiết TK 3335: Thuế TNCN
• Sổ tổng hợp
- Sổ nhật ký chung: Phản ánh đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính bằng bút toán Nợ / Có.
- Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và theo một niên độ kế toán với các tài khoản có mặt trên bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh có bao nhiêu tài khoản tổng hợp thì chúng ta in bấy nhiêu sổ cái. Kể cả sổ cái đó không có phát sinh trong kỳ mà chỉ có dư Nợ đầu kỳ và dư Có đầu kỳ.
1.4.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
a. Tổ chức khai báo ban đầu
Để đưa chương trình kế toán trên phần mềm vào sử dụng, chúng ta cần thực hiện khai báo danh mục ban đầu. Danh mục là tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức, khoa học, tránh nhầm lẫn giữa các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng cụ thể cần quản lý. Mỗi danh mục sẽ bao gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý. Riêng đối với kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ liên quan đến các danh mục như: Danh mục tài khoản, danh mục nhân viên
b. Mã hóa các đối tượng
Mã hóa là cách thức thể hiện sự phân loại, sắp xếp theo tiêu chuẩn đã lựa chọn và được ký hiệu riêng cho từng đối tượng mã hóa. Có thể hiểu, mã hóa là việc sử dụng một hoặc một nhóm ký tự (số, chữ) đại diện cho đối tượng cần mã hóa. Việc mã hóa trong kế toán có thể sử dụng mã trình tự (sử dụng các chữ số theo trình tự liên tục), mã khối, mã nhóm (mã phân thành các nhóm ký tự với ý nghĩa mô tả khác nhau), mã phân
Clnhig hr gốc --- > Nhập dìr liệu vào hệ thống ---> Hệ thống tự động xĩr lý theo thiết lập ban đầu
--- ⅛
Sổ kế toán, báo cáo kế toán...
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
cấp, mã gợi nhớ (mang tính gợi nhớ) . . . Mã hóa phải bảo đảm yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu để tổng hợp. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý dữ liệu, giảm thời gian nhập liệu, tiết kiệm bộ nhớ và tăng hiệu quả trong việc quản lý, tuơng tác với các đối tuợng.
c. Tổ chức nhập dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu
Các tài liệu gốc sau khi đuợc phân loại, tập hợp sẽ đuợc nhập vào chuơng trình trên màn hình bảng nhập liệu. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển và phân bổ thông qua các lệnh đã lập trình sẵn trong chuơng trình, để chuơng trình tự động xử lý dữ liệu liên quan đuợc nhập vào hệ thống, từ đó xuất ra các thông tin đầu ra gồm các sổ kế toán, các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính ... Khi muốn sửa hay xóa dữ liệu, kế toán thực hiện sửa và xóa trực tiếp trên màn hình bảng nhập liệu, chuơng trình sẽ tự động cập nhật những thay đổi và phản ánh lên các sổ, các báo cáo liên quan. Ở bất cứ thời điểm nào, nếu muốn in dữ liệu, kế toán đều có thể thực hiện in bằng cách vào mục sổ sách, báo cáo cần in và thực hiện lệnh in
Hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán phụ thuộc vào hình thức kế toán, mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin khác nhau.
Nếu DN sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, từ các chứng từ gốc ban đầu sẽ đuợc nhập vào hệ thống, sau khi xử lý sẽ cho ra nhật ký chung, sổ cái các TK 334,TK338 ... , sổ chi tiết phải trả NLĐ ...
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
1.5 Các hình thức kế toán
Có 5 hình thức kế toán cơ bản hiện nay, mỗi hình thức sẽ có những đặc điểm riêng. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của DN mà lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
1.5.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trung cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đuợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức ghi sổ kế toán - Nhật ký chung bao gồm các loại sổ nhu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết;
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đuợc dùng làm căn cứ ghi sổ, truớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh sẽ đuợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đuợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đuợc dùng để lập Báo cáo tài chính. về nguyên tắc, Tổng phát sinh nợ phải bằng Tổng phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung.
27
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
1.5.2 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ chứng từ ghi sổ
1.5.3 Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ
Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký - chứng từ theo thứ tự thời gian. Cuối tháng căn cứ theo số liệu tổng hợp ở từng nhật ký - chứng từ để lần luợt ghi vào sổ cái. Do nhật ký chứng từ vừa mang tính chất của sổ nhật ký vừa mang tính chất của một chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật ký chứng từ.
29
PH-LN MẺM KẾ TOÁN
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Phương Thảo