các nguyên tắc, chỉ đạo chung trong việc thiết lập kiểm soát nội bộ hiệu quả, bao gồm
các nguyên tắc sau:
1.1.3.1. Nguyên tắc toàn diện
Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế bao trùm các nghiệp vụ của doanh nghiệp, thường xuyên thay đổi, sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh
nghiệp.
1.1.3.2. Nguyên tắc 4 mắt
Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp và tổ chức cần thiết kế KSNB sao cho mọi công việc đều được kiểm tra qua ít nhất 2 người (4 mắt) cùng tiến hành, phụ thuộc vào mức độ sai phạm có thể xảy ra nhiều hay ít đối với từng nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn tài sản và hiệu quả công tác.
1.1.3.3. Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí
Cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của hoạt động kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra lại thấp nhất. Theo đó, yêu cầu của nhà quản lý trong thiết kế và hoạt động kiểm soát là những chi phí cho KSNB phải hiệu quả, nghĩa là chi phí không được vượt quá lợi ích mà KSNB đem lại. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà các hoạt động kiểm soát mang lại.
1.1.3.4. Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Mỗi cá nhân hay bộ phận trong đơn vị cần được phân công công việc rõ ràng và khoa học, chịu trách nhiệm hợp lý với từng công việc, chuyên môn hóa trong việc thực hiện, tránh tình trạng một người hay một bộ phận làm quá nhiều việc có thể dẫn đến gian lận, sai sót.
1.1.3.5. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong thực thi các công việc chứa đựng rủi ro do các hành vi lạm dụng quyền hạn. Theo đó, một cá nhân hoặc bộ phận không được thực hiện toàn bộ một nghiệp vụ hoặc phần lớn các
trong bộ phận kế toán, thủ kho không được kiêm kế toán thanh toán,... Đặc biệt, trong
những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng:
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực
hiện
các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
1.1.3.6. Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được
phê chuẩn đúng đắn. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn này có thể là chung hoặc cụ thể:
- Phê chuẩn chung: Được thực hiện cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, thông
qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho
các cấp
lãnh đạo và nhân viên tổ chức thực hiện trong phạm vi trách nhiệm của mình. Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
Ví dụ: mua hay thanh lý tài sản,...
1.1.3.7. Chứng từ sổ sách đầy đủ
Các nghiệp vụ phát sinh bắt buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản đảm bảo ghi sổ chính xác.
1.1.3.8. Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do: trộm cắp, thất thoát; hư hỏng hay sử dụng sai mục đích.
Ví dụ: các doanh nghiệp sẽ thiết kế các nhà kho, hầm chứa, két sắt chịu nhiệt hay hệ thống báo động để bảo vệ tài sản không bị hư hỏng hay mất mát. Ban hành quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu trong máy tính...Và kiểm tra, đối chiếu thường xuyên số liệu sổ sách và thực tế để đảm bảo tài sản không bị mất mát, thiếu hụt.
1.1.3.9. Kiểm tra độc lập
Nguyên tắc này đòi hỏi người thực hiện công việc phải độc lập trong quá trình
thực hiện công việc được giao, không chịu áp lực từ các cá nhân có liên quan hay các
cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan khác, đồng thời độc lập trên mọi khía cạnh
kinh tế, tình cảm, trình độ chuyên môn nhằm đảm bảo tính khách quan, công bằng và
hợp lý trong công tác kiểm soát.
Hơn nữa, bộ phận kiểm tra, giám sát phải độc lập với các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằm tránh việc thông đồng giữa các bộ phận thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Ví dụ: KTNB tại doanh nghiệp phải là một bộ phận độc lập với hoạt động của
doanh nghiệp để việc đánh giá được chính xác, khách quan.
1.1.3.10. Phân tích rà soát
Phân tích rà soát là sự so sánh giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất