KSNB chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý các mục tiêu được thực hiện. Tất cả các KSNB đều chứa đựng những hạn chế vốn có của nó. Đó là những hạn chế liên quan đến con người như làm sai, hiểu sai, bất cẩn hay sự thông đồng của các cấp, lạm
dụng quyền hạn. KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo rang chúng sẽ không xảy ra cũng như chỉ đảm bảo hợp lý tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC, đảm bảo sự tuân thủ với pháp luật và các quy định liên quan. Nhà quản lý cần phải biết nhận định, đánh giá và giới hạn chúng ở mức độ chấp nhận được để đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.
Các hạn chế tiềm tàng có thể xuất phát từ:
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hệ
thống
không được lớn hơn lợi ích mà hệ thống đó mang lại. Do đó, khi cân nhắc giữa
lợi ích và chi phí sẽ tiềm tàng rủi ro liên quan đến hệ thống.
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, hiểu sai
chỉ
dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dưới.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ tập trung vào nghiệp vụ thường xuyên phát
sinh
mà ít chú trọng đến nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra hay bất thường.
- Sự thông đồng giữa nhân viên với các đối tượng bên ngoài.
- Sự lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ cho mục đích tư lợi cá nhân.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi dẫn tới những kiểm soát không còn
phù hợp.
Đặc điểm của sản phẩm xây lắp mang tính đặc thù:
- Sản phẩm xây lắp mang tính riêng lẻ.
- Sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công
tương
đối dài trong khi thi công chưa tạo ra sản phẩm cho xã hội, khiến việc ghi
nhận doanh
thu, xác định chi phí trong kỳ kế toán không dễ dàng và dễ xảy ra sai sót.
- Các công trình xây lắp thường có thời gian sử dụng dài nên những sai lầm
trong
quá trình thi công thường khó sửa chữa, gặp khó khăn cả trong việc việc bảo hành
đối với sản phẩm và hạch toán.
- Sản phẩm xây lắp được sử dụng tại chỗ, địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo
địa
bàn thi công và thường ở xa thành phố. Do đó, môi trường kiểm soát và các
thủ tục
kiểm soát hợp lý là cực kỳ quan trọng.
Nhằm mục đích kiểm soát chi phí, chi phí xây lắp được phân loại theo công dụng kinh tế hay khoản mục chi phí, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là giá trị thực tế của các loại NVL, vật tư
tham
gia vào việc cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện
và hoàn thành khối lượng xây lắp. (không kể vật liệu cho máy móc, phương
tiện thi
công và vật liệu tính trong chi phí chung).
- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, phụ cấp cho công nhân trực
tiếp
xây lắp công trình; công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật tư trong phạm vi mặt
trình tạm thời cho máy thi công (lều, lán, đường ray chạy máy; chi tiền lương cho nhân viên điều khiển máy thi công,..)
- Chi phí sản xuất chung: bao gồm chi phí phát sinh ở tổ đội, bộ phận trực tiếp
thi
công ngoài các chi phí nhân công trực tiếp, như lương và các khoản trích theo lương
cho nhân viên quản lý phân xưởng, tổ đội xây dựng; chi phí vật liệu để sửa
chữa bảo
dưỡng TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện nước hay chi phí khấu hao TSCĐ
sử dụng chung ở đội xây lắp, đội sản xuất,..
1.2.2. Sai sót, rủi ro thường gặp
Rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Sự thông đồng giữa kế toán vật tư với nhà cung cấp hưởng chênh lệch, giữa
thủ
kho và kế toán thông đồng về số lượng vật tư xuất, gây thất thoát lớn về tài
sản của
doanh nghiệp.
- Không có định mức hao hụt nguyên vật liệu; sử dụng lãng phí nguyên vật
liệu;
nguyên vật liệu, vật tư bị mất mát, thất thoát do quản lý không chặt chẽ của
quản lý
dự án.
- Nguyên vật liệu thừa không nhập lại kho.
- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chậm trễ, chưa có sự giám sát chặt
chẽ.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức mô hình kế toán theo mô hình tập
trung; mọi hoá đơn chứng từ phát sinh liên quan đến dự án đều được tập
- Sự sai lệch về số lượng công giữa Bảng chấm công và Bảng thanh toán lương.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí máy thi công
- Sử dụng nhiên liệu lãng phí, bị thất thoát trong quá trình thi công. Điều này
có thể
xảy ra khi doanh nghiệp không xây dựng hao hụt định mức nguyên vật liệu,
chưa có
động thái kiểm soát
- Rủi ro trong việc trích khấu hao sai hoặc không trích khấu hao máy móc thi
công.
- Đối với máy thi công được thuê ngoài, rủi ro liên quan đến thuê không đúng
chủng
loại, không đảm bảo chất lượng; máy móc thiết bị được thuê ngoài bởi người không
có thẩm quyền, đơn vị cho thuê không uy tín, giá thuê không xứng đáng với chất
lượng máy.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất chung
Thực tế chi phí sản xuất chung thường khó kiểm soát. Chi phí sản xuất chung thường được tập hợp qua các chứng từ thực tế phát sinh và phân bổ theo từng dự án. Rủi ro đối với loại chi phí thường nằm ở khâu tập hợp, kiểm tra tính có thực của chứng từ phát sinh.
1.2.3. KSNB chi phí xây lắp
Lợi nhuận của một doanh nghiệp ít nhiều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ chi phí đã chi ra. Việc kiểm soát tốt chi phí xây lắp góp phần hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó, thiết lập quá trình kiểm soát đối với chi phí sản xuất
và giá thành sản phẩm là cần thiết trong công tác quản lý tại các doanh nghiệp xây lắp.
+ Ban hành chính sách, thủ tục mua vật tư rõ ràng cho các phòng ban liên quan nắm được.
+ Phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp
vụ mua vật tư, bảo quản kho và kế toán vật tư.
+ Thủ tục giao nhận vật tư cần được phổ biến rõ ràng về dấu vết kiểm soát khi
nhận hóa đơn, chứng từ.
- Kiểm soát việc lựa chọn nhà cung cấp: Việc lựa chọn nhà cung cấp cần sự
phê
duyệt của Ban Giám đốc, người có thẩm quyền và cân nhắc kỹ lưỡng nhằm giảm
thiểu rủi ro thông đồng giữa nhà cung cấp và kế toán vật tư. Tiêu chí chọn
nhà cung
cấp tùy thuộc vào quan điểm của Ban lãnh đạo, tuy nhiên với đặc thù ngành
xây lắp
các dự án trải dài ở các tỉnh thành thì việc lựa chọn nhà cung cấp gần dự án,
có thể
đáp ứng nguyên vật liệu kịp thời được ưu tiên.
- Kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu:
+ Xây dựng định mức và hao hụt vật tư.
+ Định kỳ phải có sự kiểm tra, kiểm kê vật tư.
Ngoài ra, việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu cũng được thể hiện ở quá trình
luân chuyển chứng từ, tránh bị thất thoát; hệ thống kế toán ghi chép số sách kịp thời, hóa đơn chứng từ đầy đủ.
1.2.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công
Việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp nhằm xác định mức lương phù hợp
đối với mỗi nhân công; đảm bảo tiền lương của từng nhân công được tính toán đầy đủ, chính xác kịp thời và luôn được chi trả đúng-đủ-kịp thời; đồng thời ghi nhận và báo cáo các vấn đề về tiền lương theo đúng quy định của pháp luật.
+ Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi biến động về nhân sự và tiền lương, và bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động
này.
1.2.3.3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Tuân theo các mục tiêu tổng quát trên và thiết lập hệ thống mục tiêu cụ thể. Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan đến máy thi công như chi phí nhiên liệu tiêu hao, chi phí lương nhân viên lái xe.. .Những chi phí phát sinh phải được ghi chép đầy đủ chính xác.
1.2.3.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Kiểm soát chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Kiểm soát chi phí NVL, công cụ dụng cụ dùng cho tổ đội thi công.
- Kiểm soát chi phí lương cho nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các khoản
trích
theo lương.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, thi công theo công
trình; chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Do đó, một KSNB chi phí xây lắp với các thủ tục kiểm soát chi phí hữu hiệu giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sản xuất, lập dự toán; phát hiện, ngăn chặn và đưa ra giải pháp kịp thời nhằm đảm bảo chất lượng công trình và đạt hiệu quả tốt hơn.
Khi tìm hiểu về KSNB của một doanh nghiệp cần để ý khai thác 5 bộ phận cấu
________________CHỈ TIÊU________________ Năm
2017 Năm 2018 Năm 2019
1. Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ____ 935.351.732 6.318.431.63 9
10.803.930.63 9
2. Các khoản giảm trừ doanh thu______________ ________ 0 0
3. Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp
dịch vụ 935.351.732 6.318.431.639 10.803.930.63 9 4. Giá vốn hàng bán________________________ 914.749.959 4.614.117.08 6 8.626.628.31 9
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch
vụ 20.601.772 1.704.314.554
2.177.302.32 0
6. Doanh thu hoạt động tài chính______________ 271.951 634.632 17.683.23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KSNB CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DựNG BKME
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương Mại và Xây dựng BKME 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME.
• Tên tiếng anh: BKME Trading and Construction Joint Stock Company.
• Ngày thành lập: 15/02/2017.
• Mã số thuế: 0107725217.
• Website: bkme.vn.
• Trụ sở chính: Số 42 ngõ 125 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Trung Hòa, quận Cầu
Giấy, Hà Nội.
Sau hơn 3 năm hình thành và phát triển, Công ty Cổ phần Thương mại và Xây
dựng BKME (sau đây gọi là “Công ty”) dần lớn mạnh và khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực thi công cơ điện, từng bước mở rộng quy mô, nâng mức nhân sự ban đầu từ 5 lên đến gần 20 nhân sự chính.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty hoạt động chủ yếu trên các lĩnh vực thiết kế thi công, thi công cơ điện
và cung ứng vật tư.
Trong lĩnh vực thi công Cơ điện, Công ty thực hiện thi công trên cả bốn hạng mục: Hệ thống điện, điện nhẹ; hệ thống sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí (“hệ thống HAVC”); hệ thống cấp thoát nước và hệ thống phòng cháy chữa cháy. Công ty cũng có cơ hội hợp tác với các đơn vị thi công lớn như Hawee, Probuild, Sigma, Ricons,...
Đối với lĩnh vực cung ứng vật tư, Công ty thực hiện thiết kế, lắp đặt và kinh doanh hệ thống thanh dẫn Busway và các loại vật tư khác.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Phương 2 7 L ớp: K19KTC
2.1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thươngmại và Xây dựng BKME mại và Xây dựng BKME
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME trong giai đoạn 2017-2019
2) 2 6
10. Thu nhập khác_________________________ 0 0 0
11. Chi phí khác___________________________ 0 4.048.275 0
12. Lợi nhuận khác_________________________ 0 (4.048.27
5) 0
13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế__________ (162.762.43 2) 13.781.07 7 72.662.56 6 14. Chi phí thuế TNDN_____________________ 0 0 0
15. Lợi nhuận sau thuế TNDN________________ (162.762.43 2)
13.781.07 7
72.662.56 6
Thương mại và Xây dựng BKME đang trên đà phát triển. Doanh thu tăng đều qua các năm. Sở dĩ có sự chênh lệch lớn về doanh thu năm 2018 (tăng 5.383.079.908 VNĐ) so với năm 2017 bởi Công ty mới được thành lập vào đầu năm 2017 nên dự án đến với Công ty chưa nhiều và đều là các dự án thi công nhỏ lẻ. Đến năm 2018, Công ty thầu được dự án thi công lớn với vai trò là đơn vị thi công cơ điện chính cho dự án này. Giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh co giãn tương xứng với sự biến động của doanh thu; chi phí lãi vay chỉ phát sinh trong năm 2019.
Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động tốt.
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được Công ty áp dụng là mô hình quản lý theo
tuyến chức năng, bao gồm Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban chức năng gồm: Phòng thầu-thiết kế, Phòng kinh doanh, Phòng
thi công và Phòng hành chính kế toán.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng
BKME được thể hiện ở sơ đồ dưới đây.
Nguồn: Thông tin do phòng HC-KT cung cấp
- Tổng Giám đôc: là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Tổng Giám đốc chịu
trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư và thiết lập cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ của Công ty với sự tham mưu của Giám đốc và Phó Giám đốc. Bên cạnh đó, Tổng Giám đốc có vai trò trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững, lâu dài với đối tác; có thẩm quyền trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý trong công ty.
- Giám đôc, Phó Giám đôc: tham mưu cho Tổng Giám đốc về chiến lược, kế hoạch
của Công ty; triển khai, quản lý và giám sát hoạt động của các phòng ban
chức năng;
tổ chức và thực hiện các cuộc họp cấp quản lý hay các buổi đào tạo nội bộ có liên
quan.
- Phòng Thầu-thiết kế: Bộ phận thầu thực hiện nhiệm vụ lập và trình duyệt Hồ
sơ
mời thầu dự án và tham gia vào công tác đấu thầu. Bộ phận thiết kế thực hiện đóng
góp ý kiến về thiết kế hệ thống điện, điện nhẹ; thiết kế hệ thống phòng cháy chữa
cháy, điều hoà không khí, cấp thoát nước; thuyết minh và bóc tách khối lượng dự án.
- Phòng Kinh doanh: tìm kiếm và phát triển danh mục khách hàng, chăm sóc
khách
hàng hiện có. Nghiên cứu thị trường, chiến lược kinh doanh, tiếp thị cho
Công ty và
hỗ trợ bộ phận hành chính làm hợp đồng với khách hàng.
- Phòng Thi công: giải quyết các vấn đề phát sinh tại công trường; chuẩn bị kế
hoạch
thi công; trực tiếp tham gia vào quá trình thi công; điều phối, quản lý và giám sát
công trình thi công cũng như nhân sự dưới công trình. Định kỳ báo cáo tiến
độ thi
công cho Ban lãnh đạo.
- Phòng Hành chính - Kế toán: Bộ phận hành chính có chức năng xây dựng nội
quy,
chính sách công ty; soạn thảo, lưu trữ, quản lý văn thư theo luật định; lên kế hoạch
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Xây dựng BKME
Nguồn: Thông tin do phòng HC-KT cung cấp
Do quy mô còn nhỏ nên Công ty không thành lập phòng kế toán riêng theo các
dự án xây lắp. Việc tập hợp số liệu, chi phí phát sinh tại công trường do Tổ trưởng tập hợp và gửi hóa đơn, chứng từ gốc phát sinh, nộp báo cáo về bộ phận Kế toán của